Beløpsgrenser for utlegg / oppgjør

Å sette beløpsgrenser

Ved å sette beløpsgrenser kan du på en enkel måde kontrollere at ingen overskrider de beløp som de har prokura for samtidig som det er en måte å kontrollere forløpet til et oppgjør. Når noen godkjenner et utleggselement som overskrider deres beløpsgrensen, vil linjen bli sendt til en godkjenner høyere i hierarkiet for ytterligere godkjennelse.

For å fastsette, endre eller slette beløpsgrenser for en bruker skal man ha rettigheten ”Administrering av kontor og brukere” (se fig. 1):

Bel_p_NO_0.PNG
 Fig. 1

 

For å fastsette, redigere eller slette beløpsgrenser skal du gå til knappen ”Administrasjon” (se fig. 2):

 Bel_p_NO_1.PNG

Fig. 2

 

Heretter klikker du deg videre inn i menyen ”Kontor & brukere” (se fig. 3):

Bel_p_NO_2.PNG
 Fig. 3

 

Når det dreier seg om beløpsgrenser, er det mulighet for å sette dette både på kontornivå og på brukernivå. Husk at beløpsgrenser på brukernivå overstyrer beløpsgrenser angitt på kontornivå.

 Slik fastsettes en beløpsgrense på en spesifikk bruker (se fig. 4):

Bel_p_NO_3.PNG

Fig. 4 

1. Velg den bruker som skal ha fastsatt/endret beløpsgrense
2. Velg arkfanen ”Beløpsgrense”
3. Klikk deretter på "Ny"

Når man har klikket "Ny" vil man få vist følgende skjermbilde (se fig. 5):

Bel_p_NO_4.PNG

Fig. 5

1. Her velges det beløp som brukeren skal ha satt som beløpsgrense
2. Her velges den valuta, som beløpsgrensen skal angis i. Legg merke til at andre valuta blir konvertert til hjemmevalutaen NOK, slik at beløpsgrensen opprettholdes. I dette feltet kan vi fastsette en annen valuta, slik at det kun er beløp med denne originalvaluta som vil bli berørt av beløpsgrensen.
3. Her kan du velge den dimension som beløpsgrensen skal gjelde for. Beløpsgrensen vil altså kun gjøre seg gjeldende hvis fakturaen er kontert på denne dimensjon.
4. Her velger du kontoverdi for den konteringsdimensjon du har spesifisert skal ha en egen beløpsgrense.
5. Klikk på lagre for å lagre innstillingene du har satt. 

Slik settes en beløpsgrense på et kontor (se fig. 6):

Bel_p_NO_5.PNG

Fig. 6

1. Velg det kontor som det skal settes en beløpsgrense i:
2. Velg arkfanen "Beløpsgrenser"
3. Klikk på "Ny"

Når du klikker på "Ny", vil du få vist følgende skjermbilde (se fig. 7):

Bel_p_NO_5B.png

Fig. 7 

1. Angi det beløp som brukeren skal ha som beløpsgrense
2.  Her velges den valuta, som beløpsgrensen skal angis i. Legg merke til at andre valuta blir konvertert til hjemmevalutaen NOK, slik at beløpsgrensen opprettholdes. I dette feltet kan vi fastsette en annen valuta, slik at det kun er beløp med denne originalvaluta som vil bli berørt av beløpsgrensen.
3. Her kan du velge den dimension som beløpsgrensen skal gjelde for. Beløpsgrensen vil altså kun gjøre seg gjeldende hvis fakturaen er kontert på denne dimensjon.
4. Her velger du kontoverdi for den konteringsdimensjon du har spesifisert skal ha en egen beløpsgrense.
5. Klikk på lagre for å spare på innstillingene du har satt. 

  

For å slette en beløpsgrense på både kontor- og brukernivå, skal du gå til den relevante bruker eller det relevante kontor og markere beløpsgrensen, og så klikke på ”Slett” (se fig. 8):

Bel_p_NO_7.PNG

Fig. 8

Har du flere spørsmål? Send oss en henvendelse

Kommentarer