Sekretærfunksjonen i Ibistic Travel & Expense

Opprette sekretær

Med sekretærfunktionen i Ibistic har en bruker mulighet for å registrere et utlegg eller reise på vegne av en annen person.

For at du som bruker skal kunne opprette og administrere Sekretær, så skal du først og fremst ha rettigheten ”Oppsett av reise/utlegg”, og "administrering av kontorer og brukere":
NO-01.png

FIG 1

 

Fra hovedmenyen i utleggsmodulet, skal du gå inn i "Administrasjon"
NO-02.png

FIG 2

 

Deretter skal du velge ”Kontor og brukere”:
NO-03.png

FIG 3

I ”Kontor og brukere” klikker du på arkfanen ”Brukere” og søker fram det navn som du vil tildele sekretærfunksjonen:

NO-04.png

FIG 4

 

Deretter velges arkfanen «Sekretær»:
NO-05.png

FIG 5

 

Følgende oversikt vises:

1: Her kan du se hvem som er sekretær for den valgte bruker
2: Her kan du gjøre den valgte bruker til sekretær for alle brukere i organisasjonen/regnskapsenheten.
3: Her kan du gjøre den valgte bruker til sekretær for alle brukere i et eller flere kontorer.
4: Her kan du se, hvilke brukere den valgte bruker er sekretær for.

NO-06.png

 FIG 6

  

Gjør en bruker til sekretær for alle i organisasjonen:

Sett hake i boksen ”Denne bruker er sekretær for alle i denne regnskapsenhet” og trykk ”Lagre”.

Ved å aktivere denne funksjon, deaktiveres muligheten for å se hvilke brukere / kontore, som den valgte bruker er sekretær for.

NO-07.png

FIG 7

 

 

Note: De-aktiveres denne igjen på et senere tidspunkt, vil de sekretær-innstillinger som tidligere var oppsatt måtte opprettes igjen (gjelder for henholdsvis ”Denne bruker er sekretær for alle brukere i følgende kontorer” og ”Denne bruker er sekretær for følgende brukere”).

NO-08.png
FIG 8

 

Gjør en bruker til sekretær for alle brukere i et kontor / eller for enkelte brukere:

1: For å gjøre den valgte bruker til sekretær for alle brukere i et kontor, skal du klikke på ”Legg til”

2: Velg deretter et kontor fra listen og klikk på ”Legg til”. Innstillingene vil oppdateres, som kan ta opp til 5 minutter avhengig av hvor mange brukere som finnes i kontoret.

3: Kontorlisten viser de kontorer som brukeren er sekretær for. Utover å legge til kontorer er det tilsvarende mulig å slette kontorer ved å sette kryss i boksen for det kontor som skal slettes og deretter klikke på ”Slett”.

4: For å gjøre den valgte bruker til sekretær for enkelte brukere, skal du klikke på ”Legg til”.

5: Velg deretter en bruker fra listen og klikk på ”Legg til”.

6: Sekretærlisten viser hvilke brukere den valgte bruker er sekretær for. Brukere som er markert med kursiv skrift, er allerede lagt til via kontorfunksjonen. Brukere med normal skrift, er lagt til via brukerfunksjonen.

7: Er bruker lagt til via brukerfunksjonen, kan de fjernes fra listen ved å sette kryss i denne boks og trykke på ”Slett” (ved siden af punkt 4).

NO-09.png
FIG 9

 

Merknader: 

  • Hvis f.eks. ”Bruker A” i ”Kontor X” er lagt til sekretærlisten via brukerfunksjonen, og du etterpå velger å bruke kontorfunksjonen eller regnskapsenhetsfunksjonen, vil denne bruker stadig være på sekretærlisten. Hvis du på et senere tidspunkt sletter denne brukers kontor fra kontorlisten eller velger at sekretæren ikke lenger skal være sekretær for hele regnskapsenheten, vil dette bety at ”Bruker A” ikke lenger står på sekretærlisten.
  • Har du valgt regnskapsfunksjonen, blir alle nyopprettede brukere automatisk tilknyttet sekretærlisten.
  • Har du valgt kontorfunksjonen, blir alle brukere automatisk lagt til / fjernet fra sekretærlisten, når man flytter de inn / ut av kontoret.

 

 

Opprette ny oppgjørskladd for en reisende som sekretær

For å opprette en ny oppgjørskladd som sekretær, skal man via hovedmenyen i utleggs-modulen tilgå knappen «Registrer oppgjør»:

NO-10.png

FIG 10

 

Deretter velger man i kladdelisten ”+”- knappen for å oprette ny oppgjørskladd:

11.png(FIG 11)

 

Forutsatt, at du er opprettet som sekretær for en eller flere brukere, vil du kunne velge en bruker fra listen som du kan opprette kladder for:

NO-12.png

FIG 12

 

Opprettelsen av oppgjørskladder foregår ellers på sedvanlig vis. Du kan få mer informasjon om hvordan man oppretter oppgjørskskladder i separat brukerveiledning.

Hvis ikke du kan se den brukers navn som du ønsker, sjekk om du reelt sett er oppsat som sekretær for brukeren. Hvis det er tilfellet, kan det være at innstillingene nettopp er blitt satt opp og du bør derfor vente ytterligere 5 minutter innen du forsøker igen, således at systemet kan rekke å oppdatere innstillingene.

   

Sekretærs adgang til eksisterende kladder for en reisende

Er man sekretær for en bruker, er det mulig å se og evt. redigere alle de oppgjør som brukeren har i sin kladdeliste.

Hovedmenyen inneholder følgende ikon:

NO-13.png
FIG 13

 

Liste og brukersøking:

Når listen åpnes, vises det i kolonnen til venstre en oversikt over de brukere, som du er sekretær for. Er du sekretær for mange brukere, innleses alle brukere ikke med det samme. Etterhånden som du scroller nedover, vil listen bli utvidet med flere brukere. Bruk eventuelt søkefeltet til å søke fram en bruger.

14.png 

FIG 14

 

Oversikten over brukere viser ”Fornavn”, ”Efternavn”, ”HR-nøgle” og hvilket ”Kontor” brukeren er tilknyttet. Det kan gjøres fritekstsøking som vist ovenfor.

Merk at ”Kontor” kun delvis inngår i denne søking. En søking på kontor, vil avgrense de brukere, som allerede blir vist i listen, men derimod ikke søke fram brukere som ikke vises i listen.

 

Se et oppgjør og send til redigering i egen kladdeliste:

1: Velg en bruker.
2: Kladdelisten for denne bruker vises.
3: Trykk på ikonet for enkelt kladd, for å se rapporten og redigere.
4: Fra nå av vises rapporten for en kladd på høyre side. I noen tilfeller skal du selv klikke for å utvide rapporten.
5: Ønsker du å redigere og dermed sende oppgjøret til din egen kladdeliste, skal du klikke på ”Flytt”. Du kan velge én eller flere kladder.

NO-15.png
FIG 15

 

 

Pop-up ved redigering:

16.png 

FIG 16

  

1: Kladden flyttes fra brukerens kladdeliste til din egen kladdeliste og brugeren informeres ikke om dette.

2: Det er obligatorisk å angi en kommentar

3: Klikk ”Flytt og gå til kladdeliste” for å flytte kladden/kladdene til din egen kladdeliste og deretter åpne din kladdeliste

4: Klikk ”Flytt og bli” for å flytte kladden/kladdene til din egen kladdeliste og bli i denne visning.

5: Klikk ”Avbryt” for å afbryte handlingen.

Merk: Denne funksjon gir adgang til å se alle de kladder, som ligger hos den bruger du er sekretær for. Hvis en bruger som du er sekretær for har en kladd liggende fra en bruker som du IKKE er sekretær for, vil du kunne se denne men ikke redigere. Brukere med rettighet som Regnskabsbruker har dessuten særskilte rettigheter til å redigere et oppgjør uten å være sekretær for brukeren.

 

Eksempel:  

  • Du er sekretær for ”Bruker A”
  • ”Bruker A” er sekretær for ”Bruker X”
  • Du er ikke sekretær for ”Bruker X”
  • Du vil kunne se de kladder for ”Bruker X”, som ”Bruker A” har i sin kladdeliste, men du vil ikke kunne redigere dem.

Returnere et oppgjør til eieren:

For å kunne returnere et oppgjør som du har flyttet fra  din egen kladdeliste til eieren av oppgjøret, skal du velge  ”Til redigering og signering” ved avsendelse av oppgjøret. Dette punkt er alltid en valgmulighet ved avsendelse av oppgjør hvor du er sekretær for brukeren.

NO-17.png

FIG 17

 

For å returnere et oppgjør til eieren, brukes handlingen ”Send til eier for signering”.

18.png 

FIG 18

 

Skal oppgjøret tilbake til kladdelisten for en annen bruker enn eieren, skal denne bruker være sekretær for deg. Brukeren kan hente kladden via ”Oppgjørskladder (Sekretær)”.

 

Oppgjørsarkiv

Som sekretær får man kun tilgang til å søke i arkivet de dokumenter som man har opprettet, signert og behandlet på vegne av den bruker man er sekretær for.

 

Returnere et oppgjør til eieren

Løsningen støtter ikke at "Sekretær A" kan videresende en oppgjørskladd til "Sekretær X".

Hvis sekretæren som i sin tid oprettet oppgjøret igen skal ha den til retur i sin egen kladdeliste, må det skje ved at sekretæren selv flytter kladden tilbake, via funksjonen "Oppgjørskladder (Sekretær)". Dette vil forutsette at "Sekretær X" også er sekretær for "Sekretær A".

  

Sekretær for brukere som ikke har rettigheten ”Oppretting av utlegg/reiseoppgjør”

Man kan nå være sekretær for en bruker som ikke har rettigheten ” Oppretting av utlegg/reiseoppgjør”. Funksjonen er praktisk, hvis brugeren feks. er deaktivert, og man har behov for å ferdigbehandle kladder/dokumenter.


OBS
: Hvis man ved avsendelse av et oppgjør for en av disse brukere, velger ”Send til underskrift”, vil oppgjøret ikke kunne routes til denne bruker ”Til underskrift” og vil havne i ”Oppgjør til behandling". En administrator vil manuelt skulle distribuere disse oppgjør til en bruker, som kan underskrive på vegne av den reisende.

Varslinger for sekretær:

Ved opprettelse og signering av oppgjør på vegne av en annen bruker, sendes det en varslingsmail til den du signerer på vegne av (forutsat, at det er aktivert øyeblikkelige varslinger), slik at brukeren blir opmerksom på det nye oppgjør som er blitt opprettet i systemet.

Det sendes ingen varslinger til sekretæren når eieren selv oppretter oppgjør.

 

Har du flere spørsmål? Send oss en henvendelse

Kommentarer