Opprett og administrer oppgjørstyper (nytt grensesnitt)

Opprett og administrer oppgjørstyper (nytt grensesnitt)

 

Når du i Ibistic skal oprette et nytt oppgjør, så skal den baseres på en oppgjørstype (skjematype). Disse oppgjørstyper kan være satt sammen på mange forskellige måter alt etter behov. I denne brukerveiledning beskriver vi hvordan opprettelsen av en oppgjørstype gjøres.

For at du som bruker skal kunne opprette og administrere oppgjør i Ibistic skal du først og fremst ha rettigheten ”Oppsett av reise/utlegg”:

 

Fig. 1

Fra hovedmenyen skal du først klikke på knappen ”Administrasjon”:

Fig.2

 

Og deretter på knappen ”Oppgjørs- og kostnadstyper”:

Fig.3

 

Her går du inn på ”Oppgjørsdefinisjoner” til venstre i skjermbildet:

Fig.4

 

Deretter kan du se det følgende skjermbilde:

Fig.5

 

Det er fra dette skjermbilde at du oppretter, redigerer eller arkiverer oppgjørstyper (oppgjørsdefinisjoner).

(Det er også her at du tilknytter kostnadstyper til oppgjørstyper. For nærmere beskrivelse, se brukerveiledning: "Tilknytting av kostnadstyper til skjematyper".)

 

Opprett en ny oppgjørstype

For å opprette en ny oppgjørstype kan du klikke på den store blå ”+” knapp nederst til høyre, eller på den lille ”+ Ny” knapp:

Du kan nå begynne å  spesifisere de innstillinger du ønsker for din nye oppgjørstype i formularet som vises på skjermen. De felter som er markert * er obligatorisk å fylle ut før du kan lagre oppgjørstypen:

Fig.6

1. Her gir du Oppgjørstypen et navn. Det er navnet, som brukerne kan se, når de skal velge hvilken oppgjørstype skal bruke når de oppretter sine oppgjør.
2. Her kan du skrive en kort beskrivelse av hva oppgjørstypen kan brukes til. Denne beskrivelse vil også dukke opp når brukerne holder musepeker over Oppgjørstypen, når de skal velge en fra listen.
3. Her kan du sette at oppgjørsdefinisjonen skal støtte Reise, som gir krav om avreise- og ankomstdato, destinasjonsland og sted på dokumenthodet. Hvis du aktiverer denne knapp, vil du også kunne definere om brukeren skal fylle ut de følgende felter:

- Formål er påkrevet
- Forklaring er påkrevet
- Møtekode er påkrevet
- Møtetittel er påkrevet
- CSDP er aktiv

4. Her kan du fastsette et land som skal være forhåndsdefinert for denne oppgjørstype.
5. Her kan du velge om brukerens bopelsadresse og bankkontonummer skal være påkrevet for denne oppgjørstype.

 

Fig.7 

6. Her kan du velge at forhåndsdefinert dato på oppgjørstypen skal være dagens dato.
7. Her har du mulighet for å sette opp alternativer til den normale arbeidsflyt for Godkjennelse. Det vil si om man skal kunne velge hvilken godkjenner det skal sendes til når oppgjøret sendes ut i flyt.
8. Gjør det mulig for brukeren å kunne registrere utlegg på denne oppgjørstype.
9. Her velger du om brukeren skal kunne registrere reisegodtgjørelser på oppgjøret. Hvis du aktiverer denne knapp, så vil du blant annet også måtte ta stilling til hvilke satser og kostgodtgjørelse som skal tilknyttes denne oppgjørstype.
10. Når du har fylt ut feltene, kan du enten lagre oppgjørstypen, eller avbryte.

NB!: Nyopprettede Oppgjørstyper vil først være tilgjengelige dagen etter opprettelsen, og det gjelder også eventuelle rettelser av eksisterende oppgjørstyper.

 

Rediger en Oppgjørstype

Du redigerer en eksisterende oppgjørstype ved å gå tilbake til dette overordnede grensesnitt:

Fig.8

 

 

Der markerer du den oppgjørstype som du ønsker å redigere. Så snart du markerer den vil fargen på menyen skifte fra orange til grå og se slik ut:

Fig.9

1. Sørg for at dette felt er markert.  
2. Marker oppgjørstypen du ønsker å redigere ved å klikke i ikonet til venstre for navnet.
3. Klikk til slutt på ”Rediger”-knappen.

NB: Du kan også gå direkte til redigering av en Oppgjørstype ved å klikke direkte på navnet på skjemaet, og ikke på ikonet til venstre for navnet.

Du vil nå være i stand til å redigere den aktuelle oppgjørstype - men du vil dog ikke være i stand til å redigere samtlige punkter og felter. Noen felter, er ikke er tilgjengelige for redigering, da de er såpass grunnleggende for skjemaet at det gir mer mening å lage en ny oppgjørstype istedet. Sist men ikke minst, kan det skyldes at oppgjørstypen allerede er blitt brukt til å opprette et oppgjør med, hvilket betyr, at det er et revisjonkrav at man ikke skal kunne endre felter som har med historikken av oppgjøret å gjøre.  

Når du har redigert de felter du ønsker å redigere, så skal du huske å klikke på ”Lagre”, så endringene lagres.

NB! Som tidligere nevnt, så skal du også her være klar over at dine endringer først vil være tilgjengelige i Ibistic dagen etter - og ikke like etter endringen er gjort.

 

 

Slett eller Arkiver en Oppgjørstype

Hvis du ønsker å slette eller arkivere en Oppgjørstype, så foregår det på denne måte:

Fig.10

1. Sørg for at dette felt er markert.
2. Marker den oppgjørstyper du ønsker å redigere ved å markere i ikonet til venstre for navnet.
3. Hvis du klikker her så vil oppgjørstypen bli arkivert.
4. Hvis du klikker her så vil oppgjørstypen bli slettet.

 

Forskjellen på å slette og på å arkivere en oppgjørstype, er at hvis en opprettet oppgjørstype ennå ikke er blitt benyttet av en bruker til å opprette et oppgjør, så er det fortsatt mulig å slette den – og hvis du gjør det, så vil den forsvinne fra oversikten over oppgjørstyper.

Men hvis en bruker allerede har brukt den markerte oppgjørstype til å opprette et oppgjør, så vil du ikke være i stand til å slette oppgjørstypen – det skyldes, at man er nødt til at beskytte historikken på denne oppgjørstype. Du vil dermed ikke kunne slette den, men i stedet arkivere den – og oppgjørstypen vil forsvinne fra oversikten over ”Aktive Oppgjørstyper”, og blir flyttet til oversikten over ”Arkiverte Oppgjørstyper”.

På samme måte kan du ikke arkivere oppgjørstyper, som ennå ikke er blitt brukt til opprettelse av et oppgjør; de kan kun slettes.

 

Eksportér til Excel

”Eksporter til Excel”- funksjonen gjør det lett for deg å få en oversikt over samtlige aktive oppgjørstyper og deres individuelle innstillinger.

Du aktiverer funksjonen ved å klikke her:

 

Du kan lagre Excel-oversikten på din PC, og åpne den derfra, eller du kan åpne den direkte i din nettleser.