Oppgjør til behandling

Oppgjør til behandling

Her kan man kontrollere, distribuere, følge opp og kontere på utlegg/reiseoppgjør i arbeidsflyt, samt overføre ferdigbehandlede bilag.

 

Fra hovedmenyen går du til menyen "Til behandling" (se fig. 1):

 Fig. 1

 

Her får du vist en liste over alle de utlegg som ligger til behandling (se fig. 2):

I denne listevisning får du kun vist oppgjør per rapportnivå, og du kan finne følgende informasjon:

A) Hvor mange utleggslinjer oppgjøret består av, og hvor mange linjer som er blitt godkjent
B) Her vises utleggsnummeret 
C) Her vises type oppgjør / rapport. Utlegg, reise på kostgodtjørelse eller kilometer.
D) Her vises datoen for opprettelse av oppgjøret
E) Her vises oppgjørets ”eier”, altså den person som har heftet for utlegget og som evt. skal refunderes.
F) Her vises oppgjørets totale beløp, i regnskapkretsens hjemmevaluta, i dette tilfellet Norske Kroner
G) Her vises en beskrivelse av oppgjøret, som ble definert under opprettelsen av rapporten.

  

I denne visning har du adgang til visse funktioner (se fig. 3):

Fig. 3

Ved markerering av et oppgjør, er følgende handlinger tilgjengelig i menyraden: 

A) Hvis alle linjer i et oppgjør er ferdigbehandlet, kan man overføre til regnskapssystemet.
B) Håndtere manuelt – det vil si, angi oppgjørets status som overført, uten å faktisk overføre dokumentet (bilaget må da bokføres manuelt i regnskapssystemet).
C) Slette valgte oppgjør.
D) Returnere oppgjøret til redigering hos oppretteren/eieren

 Man kan også velge å vise linjene i et oppgjør, såkalt "Elementnivå" (se fig. 4a og 4b):

Fordelen med denne visning i "Elementnivå" er at man for de enkelte utleggslinjer kan se:
A) Hvem utleggslinjen behandles av.
B) Behandlingsstatus for utleggslinjen.
C) De forskjellige konteringer for linjene.
D) Kommentarer per linje / utlegg.

 

 

I tillegg har man mulighet til å redigere selve linjen (se fig 5)

Fig 5

Du aktiverer redigeringen ved å klikke på pennen (1) på linjen. Du får da tilgang til å redigere bilagstekst (2), eller endre kontering (3). Til slutt kan du lagre eller avbryte endringene (4) 

 

På elementnivå har man også adgang til regnskapsfunksjoner i menyraden (se fig. 6)

 

Fig. 6

Man kan via menyraden:

A) Distribuere afregningslinje(erne) til en godkender (hvis den ligger hos regnskap).
B) Tilbakekalle utleggslinjen til regnskap.
C) Sende purring, som en påminnelse til bruker som har linjen til behandling.
D) Massekontere på de markerte linjer, dvs kontere mange linjer på en gang.
E) Legge til en bilagstekst.
F) Tilføye en kommentar.

 

Man kan også filtrere på visningen (filtrering). Her en filtrering på utleggsrapporter (se fig. 7):

Fig. 7

Her kan man filtrere oppgjørene på følgende kriterier: 

A) Status - for eksempel på de oppgjør som er klare til overføring.
B) Filtrering på rapporter basert på den ansatte (eier)
C) Fritekstsøk på beskrivelse eller utleggsnummer.
D) Her skrives fritekstsøket inn.
E) Klikk på "Filtrér"

 

Filtreringen kan også foretas på linje- / elementnivå (se fig. 8):

Fig. 8

Her kan du søke / filtrere på:

A) Status (se fig 9)
B) Den som behandler
C) Medarbeider
D) Utlegg som har ligget ubehandlet mer enn angitt antall dager.
E) Klikk på "Filtrér" 

Her er de forskjellige typer behandlingsstatuser man kan søke på (fig. 9)

 

Fig. 9

 

Når du er på elementnivå, kan du også klikke på "Info" (se Figur 10):

Fig. 10

Klikker man på dette felt, får man se til utleggslinjens behandlingshistorikk (se fig. 11):

Fig. 11

Her kan man se: 
A) Dato for handling utført på utleggslinjen.
B) Handling som ble utført.
C) Hvem som utførte handlingen.
D) Hvilken status linjen hadde før behandlingen i dette ledd.
E) Hvilken status linjen har fått etter behandlingen i dette ledd.
F) Hvem som hadde linjen til behandling, før handling ble utført.
F) Hvem som hadde linjen til behandling, etter handling ble utført.
H) Bruttobeløp.
I) Eventuelle kommentarer lagt til.