Opprett og administrer kostnadstyper (nytt grensesnitt)

Oppretting og administrering av Kostnadstyper (nytt grensesnitt)

Ved oppretting av et nytt utlegg med kostnader så vil disse kostnadene være basert på kostnadstyper - disse kostnadstypene kan være satt sammen på flere forskjellige måter etter behov.

 NB! For å kunne opprette et utlegg så må det som alltid være minimum en kostnadstype tilknyttet den rapporttype du ønsker å bruke. (Hvordan man tilknytter en kostnadstype til en rapporttype er forklart i brukerveiledningen "Tilknytning av kostnadstyper til rapporttyper").

Denne brukerveiledningen tar imidlertid kun for seg oppretting og administrering av kostnadstyper.

For at du skal kunne opprette og administrere kostnadstyper så må du først og fremst ha rettigheten som heter "Oppsett av reise/utlegg":

 

Fig. 1

Videre så må du først klikke deg inn i menyen "Administrasjon":

 Fig.2 

Deretter så klikker du deg videre inn i menyen "Oppgjørs og -kostnadstyper":

Fig. 3

Du klikker videre på "Kostnader" til venstre i skjermbildet:

Fig. 4

Da vil du se følgende skjermbilde:

 

 Fig. 5

Det er herfra du da oppretter, redigerer eller arkiverer kostnadstyper.

Det er også herfra du kan tilknytte eksisterende kostnadstyper til rappoprttypene (se brukerveiledningen " Tilknytning av kostnadstyper til rapporttyper").

Opprett en ny kostnadstype

For å opprette en ny kostnadstype så klikker du på den store blå "+" knapp nederst til høyre, eller på den litt mindre "+Ny" knapp på menylinjen, som markert i skjermbildet over.

Du kan nå begynne å spesifisere de innstillinger du ønsker for den nye kostnadstypen i skjemaet som vises på skjermen. Felter merket med * er obligatoriske, og må dermed fylles ut før du får lov til å lagre kostnadstypen:

Fig. 6

1. Her gir du kostnadstypen et navn, og det er dette navnet brukerne vil se idet de velger hvilken kostnadstype de skal bruke i sin utleggsrapport.
2. Her har du mulighet for å skrive en kort beskrivelse av hva kostnadstypen kan brukes til – beskrivelsen vil nå dukke opp når brukeren holder musepekeren over kostnadstypen når den velges.
3. Her angir du om det skal være krav om deltagere når man velger denne kostnadstypen, og dersom det er tilfelle, så kan man sette krav om et minimum antall deltagere.
4. Her angir du om det skal være krav om bilag når brukeren velger denne kostnadstypen, eller om det skal være valgfritt. Dersom det skal være krav om bilag, så har man disse valgene:

• Bilag påkrevd: Her er bilag/kvittering påkrevd for kostnadstypen.
• Bilagsreferanse og bilag påkrevd: Her er både bilagsreferanse og bilag/kvittering påkrevd for kostnadstypen.
• Bilagsreferanse påkrevd: Her er det et krav om at bilagsreferanse blir tilknyttet kostnadstypen.
• Tilgjengelig: Dette betyr at det er valgfritt om brukeren tilknytter bilag eller kvittering, eller bilagsreferanse til kostnadstypen.

5. Her angir du om det skal være krav om adresse når brukeren velger denne kostnadstypen, og dersom det er påkrevd, så velger man om det kun skal være krav om en adresse, eller både Til-adresse og Fra-adresse.
6. Her angir du om det skal være krav om formål når brukeren velger denne kostnadstypen. Dersom det er påkrevd så vil det bli mulig å tilknytte autokonteringer som bestemmes av de valgte formålene (for mere informasjon om dette, se brukerveiledningen "Automatisk kontering").
7. Her angir du om det skal tilføyes en forklaring til kostnadstypen, som blir tilgjengelig for brukeren når kostnadstypen brukes. Merk at alle kostnadstyper allerede har et obligatorisk felt for beskrivelse, så kryss kun av her dersom du ønsker at det skal legges til ytterligere forklaring til kostnadstypen.
8. Her angir du om det skal være krav om at brukeren skal spesifisere en overnattingstype – for eksepempel om overnattingssted er privat, hotel osv.
9. Her angir du hvilken form for Oppførsel* en konstnadstype skal benytte seg av. De muligheter du har for å spesifisere Oppførselen til kostnadstypen er følgende:

• Forskudd: Denne Oppførsel angis når kostnadstypen brukes for å angi at en bruker skal ha forskudd på en kostnad. Denne Oppførselen kan kun registreres på betalingsmidler med firmaansvar, som for eksempel firmakort.
• Normal: Dette er standard Oppførsel for vanlige kostnader som en bruker har på vegne av en arbheidsgiver.
• Personlig: Denne Oppførselen brukes når kostnadene er brukerens personlige utgifter, og som derfor skal betale til arbeidsgiver. Dette kan for eksempel være et hotellbesøk der brukeren har brukt minibar, der dette ikke dekkes av arbeidsgiver.
• Retur av forskudd: Denne Oppførsel angis når kostnadstypen brukes ved retur av forskudd fra bruker til arbeidsgiver, og kan kun registreres på betalingsmidler med firmaansvar.
• Tilbakeført transaksjon: Denne Oppførsel brukes til negative kredittkorttransaksjoner, som når for eksempel en transaksjon blir tilbakeført ved en avbestilling, eller ved rabatt fra kredittkortselskap osv.

10. Her angir du om kostnader som er opprettet med denne kostnadstypen skal rapporteres til skattemyndighetene eller ikke.

 

*Med Oppførsel menes altså her hvordan kostnadstypen skal behandles regnskapsmessig, slik at du ved å velge korrekt Oppførsel sørger for at systemet vet om en kostnad skal trekkes fra eller legges til det endelige utleggsbeløpet. Man bør derfor avgjøre hva denne kostnadstypen skal brukes til, og ut fra det velge korrekt Oppførsel for kostnadstypen. 

NB! Merk at både nyopprettede kostnadstyper og endringer gjort på eksisterende kostnadstyper  først vil være tilgjengelig for bruk dagen etter opprettelsen/endringen.

 

Rediger en kostnadstype

En kostnadstype kan redigeres ved å gå tilbake til dette skjermbildet:

Fig. 7

For å redigere kostnadstyper:

Fig. 8

1. Sørg for at dette feltet er markert, slik at kostnadstypene blir synlige i listen.
2. Klikk på ikonet til venstre for navnet på den kostnadstype du ønsker å redigere – du vil da se at fargen endres fra oransje til grå, og menyraden endrer seg.
3. klikk på "Rediger" –knappen.

NB! Du kan også gå direkte til redigering av en kostnadstype ved å klikke på navnet til kostnadstypen, istedet for ikonet ved siden av navnet. 

Du vil nå kunne redigere den valgte kostnadstypen – men merk at du muligens ikke vil kunne redigerer samtlige felter/punkter. Det vil være felter/punkter som ikke vil være tilgjengelige for redigering fordi de er så grunnleggende for kostnadstypen at det vil gi mer mening å opprette en ny kostnadstype. Andre grunner til at felter/punktert ikke lar seg redigere kan også være at kostnadstypen allerede er brukt, og for å bevare historikken for kostnadstypen så vil enkelte felt/punktert dermed ikke la seg redigere.

Når du er ferdig med de endringer du ønsker å gjøre så klikker du på "Lagre", slik at dine endringer blir lagret korrekt.

NB! Merk at eventuelle endringer ikke vil være synlige for brukeren før dagen etter at de er foretatt  - endringene er altså ikke umiddelbare.

 

Sletting aller arkivering av en kostnadstype

 Slik sletter eller arkiverer du en kostnadstype:

Fig. 9

1. Sørg for at dette feltet er markert, slik at kostnadstypene blir synlige i listen.
2. Klikk på ikonet til venstre for navnet på den kostnadstype du ønsker å slette eller arkivere – du vil da se at fargen endres fra oransje til grå.
3. Klikk her for å arkivere kostnadstypen.
4. Klikk her for å slette kostnadstypen.

Forskjellen mellom å slette og arkivere en kostnadstype, er at deersom en opprettet kostnadstype fortsatt ikke er benyttet i et utlegg, så er det fortsatt mulig å slette den – og den vil dermed forsvinne fra oversikten over kostnadstyper.

Hvis en bruker imidlertid allerede har brukt kostnadstypen i et utlegg, så er det ikke lenger mulig å slette den – grunnen til det er at historikken for kostnadstypen skal bevares – og dermed må man heller arkivere den. Ved arkivering så vil kostnadstypen flyttes fra oversikten over aktive kostnadstyper til oversikten over arkiverte kostnadstyper.

Du kan ikke arkivere en kostnadstype dersom den ikke har blitt brukt i et utlegg – den må ha historikk for å kunne arkiveres. Dermed kan kostnadstyper som ennå ikke er brukt i et utlegg, kun slettes og ikke arkiveres.

 

Eksport til Excel

 For å få en oversikt over aktive kostnadstyper og deres individuelle innstilinger kan man enkelt eksportere disse til et Excel dokument.

Slik gjør du det:

Fig. 10

1. Sørg for at dette feltet er markert, slik at kostnadstypene blir synlige i listen.
2. Klikk på "Eksporter til Excel".

 Du kan dermed enten lagre excel listen, eller åpne den direkte i din nettleser.