Oprett og administrer Formål (nytt grensesnitt)

Oprett og Administrer Formål

Når man oppretter nye Oppgjørstyper og Kostnadstyper, så kan man da angi om et Formål skal anvendes. Formål kan for eksempel brukes til å styre to ting.

• Automatiske måltidsreduksjoner av Time-/Dagpenger.
• Differentiert konteringsoppsett under Automatisk kontering

For at du som bruker skal kunne opprette og administrere Formål, så skal du først og fremst ha rettigheten ”Oppsett av reise/utlegg””:

 

Fig. 1

 

Fra hovedmenyen skal du først klikke på knappen ”Administrasjon”:

Fig.2

 

Deretter skal du klikke på knappen "Oppgjørs- og kostnadstyper”:

Fig.3

 

Deretter klikker du på ”Formål” til venstre i skjermbildet:

Fig.4.

 

Så ser du det følgende skjermbilde:

Fig.5

Her kan du blant annet se oversikten over alle aktive Formål.

Det er fra dette skjermbilde, at du oppretter, redigerer eller arkiverer Formål.

 

Opprett et nytt Formål

For å oprette et nytt Formål, så kan du klikke på den store blå ”+”knapp nederst til høyre, eller på den lille ”+ Ny” knapp oppe til venstre:

Fig.6

 

Du skal nå spesifisere de innstillinger du ønsker for ditt nye formål i skjemaet som vises på skjermen. Felter som er markert med * skal fylles ut for at du skal kunne lagre Formålet:

Fig.7

1. Her gir du Formålet et navn. Det er navnet, som brukerne kan se når de skal velge hvilket formål de vil bruke til å oprette deres oppgjør.
2. Her kan du skrive en kort beskrivelse av hva Formålet kan brukes til - Denne beskrivelse vil også vises, når musepeker holdes over Formålene i listen, når brukerne skal velge tilgjengelige Formål.
3. Her kan du velge om dette Formål skal inneholde reduksjoner for måltider. Dette brukes til å automatisk sette måltidsreduksjoner når brukeren oppretter kostgodtjørelser. Om de også stemmer med de faktiske reduksjoner på turen, kan brukeren selv tilpasse når de oppretter selve oppgjøret.
4. Når du har fylt ut alt som ønsket, så kan du her enten lagre Formålet, eller avbryte opprettelsen.

NB!: Nyopprettede Formål vil først være tilgjengelige dagen etter opprettelsen - og det samme gjelder eventuelle rettelser av eksisterende Formål.

 

Rediger et Formål

Du redigerer et eksisterende Formål ved å gå tilbake til dette overordnede skjermbilde:

Fig.8

 

Så markerer du det Formål som du ønsker å redigere ved å klikke på ikonet til venstre for navnet på det gjeldende Formål. Så snart du markerer Formålet vil bakgrunnsfargen skifte fra orange til grå og se slik ut:

Fig.9

 

1. Sørg for at dette felt er markert.

2. Marker Formålet som du ønsker å redigere ved å markere ikonet til venstre for navnet på Formålet.

3. Klikk til slutt på ”Rediger ”-knappen.

NB: Du kan også gå direkte til redigering av et Formål ved å klikke direkte på navnet på Formålet og ikke på ikonet til venstre for navnet.

Du vil nå være i stand til å redigere det gjeldende Formål - men du vil ikke alltid være i stand til at redigere alle felter. Hvis du ser at enkelte felter ikke kan redigeres, betyr det normalt at det valgte Formål allerede er blitt brukt av en bruker til å opprette et oppgjør – så du ikke vil kunne endre feltene, da de nå er forbundet med historikken av oppgjøret.

 

Når du har redigeret de felter du ønsker å redigere, så skal du huske at klikke på ”Lagre”, så endringene lagres.

NB! Som tidligere nevnt, så skal du også her være klar over, at dine endringer først vil være tilgjengelige i systemet dagen etterpå og ikke med det samme.

 

Slett eller Arkivér et Formål

Hvis du ønsker å slette eller å arkivere et Formål, så foregår det på denne måte:

Fig.10

 

1. Sørg for at dette felt er markeret.
2. Marker det Formål som du ønsker at redigere ved å markere ikonet til venstre for navnet på Formålet.
3. Hvis du klikker her, så vil Formålet bli arkiveret.
4. Hvis du klikker her, så vil Formålet bli slettet.

Forskjellen på å slette og arkivere et Formål er at hvis et opprettet Formål ennå ikke er blitt benyttet av en bruker til å oprette et Oppgjør, så er det fortsatt mulig å slette Formålet – og hvis du gør det, så vil det forsvinne fra oversikten over Aktive Formål.

Men hvis en bruker allerede har brukt det aktuelle Formål til å opprette et oppgjør, så vil du ikke være i stand til å slette Formålet – det skyldes at man er nødt til å beskytte historikken på dette Formål, og du vil derfor ikke kunne slette det.
Men i stedet vil du kunne arkivere det – og Formålet vil dermed forsvinne fra oversikten over Aktive Formål og bli flyttet til oversikten over ”Arkiverede Formål”.

 

På samme måte kan du ikke arkivere Formål som ennå ikke er blitt anvendt til opprettelse av et oppgjør; de kan kun slettes.

 

Eksportér til Excel

 

”Eksporter til Excel”- funksjonen gjør det lett for deg å få en komplett oversikt over aktive Formål sammen med deres individuelle innstillinger.

Du aktiverer funksjonen ved å klikke her:

 

Fig.11

Du kan lagre Excel-oversikten på din PC, og åpne den derfra, eller du kan åpne den direkte i din nettleser.