Korttransaksjonsarkiv

Transaksjonsarkiv (Alle)

I dette arkiv kan du finne samtlige korttransaksjoner, som er blitt mottatt i Ibistic. Uansett hvilken status de har, vil du kunne finne de i dette arkiv.

For at du som bruker skal få adgang til arkivet skal du først og fremst ha rettigheten for Arkivsøk (alle korttransaksjoner), se fig.1 :

 

Fig. 1

 

Fra hovedmenyen klikker du på menyen ”Transaksjonsarkiv (alle)” under overskriften: ”Oppgjør for utlegg og reiser” (se fig. 2.:

Fig.2

 

Når du klikker på knappen, vil du få søkefeltene som vist under (se fig. 3): 

Fig.3

Du kan søke/filtrere på en eller eller flere kriterier:

1. Her kan man filtrere på behandlingsstatus for korttransaksjoner.
2. Her kan man filtrere på hvem som har korttransaksjoner til behandling.
3. Her velger man hvilken kjøpsdato det skal søkes på.
4.  .. og hvilken kjøpsdato det skal søkes til (dato er eksklusiv, det vil si at sluttdato ikke tas med i uttrekket).
5. Her filtrerer man på eier av kredittkortet som transaksjonene tilhører.
6. Her filtrerer man på hvor kjøpet er foretatt (forhandler).
7. Her filtrerer man på hvilken bruker som har behandlet transaksjonene.
8. Når man har utfylt ønskede kriterier klikker man på ”Søk”

Så vil man få en oversikt over de transaksjoner som oppfyller de spesifiserte kriterier.

Hvis man ønsker en komplett oversikt over samtlige transaksjoner i arkivet uansett hvilke kriterier de oppfyller, så kan du få det ved å la feltene stå blank, og trykke på ”Søk”. Da får du ufiltrert søk på alle transaksjoner, men begrenset opp til 1000 treff.

 

Status på transaksjoner

De forskjellige behandlingsstatuser på transaksjonene betyr følgende:

Ny: Transaksjonen er ny, og klar til distribuering til den bruker som transaksjonen tilhører.
Til spesifisering: Transaksjonen er distribuert til brukeren, og vil være tilgjengelig for brukeren til å opprette et utlegg med.
Spesifisert: Brukeren har tilknyttet transaksjonen til en oppgjørskladd - men oppgjøret er ennå ikke sendt ut i arbeidsflyt.
Til behandling: Brukeren har sendt oppgjøret med hele eller deler av transaksjonen ut i arbeidsflyt.
Godkjent: Når oppgjøret med transaksjonen er blitt overført til økonomisystemet.
Tilbakekalt: Transaksjonen er blitt tilbakekalt til regnskapsavdeling.
Avvist: Transaksjonen er blitt avvist av brukeren, og sendt tilbake til regnskapsavdelingen. 
Splittet: Transaksjonen er blitt oppdelt og brukt på flere utgifter

 

Når man kikker på oversikten over korttransaksjoner kan man se det følgende (se fig.4):

Fig.4.

1. Denne kolonne viser hvem som er eier av kortet.
2. Denne kolonne viser hvor transaksjonen ble foretatt (forhandler).
3. Denne kolonne viser hvilken kjøpsdato transaksjonen ble foretatt.
4. Denne kolonne viser hvilken bruker, eller om det er regnskapsavdelingen som har en transaksjon til behandling.
5. Denne kolonne viser hvilken status transaksjonen har på nåværende tidspunkt.
6. Denne kolonne viser bruttobeløpet på transaksjonen.
7. Denne kolonne viser om det er brukeren eller arbeidsgiver som hefter for transaksjonen.
8. Denne kolonne viser hvem som er leverandør av kortet.

 

Informasjonen på en korttransaksjon

Hvis man ønsker å se all informasjonen som korttransaksjonen inneholder, så klikker man på ordet ”Info” lengst til venstre på korttransaksjonen. Da får man opp dette skjermbilde (se fig. 5)

Fig.5

Her kan man se de samme opplysninger som man kunne på transaksjons oversikten, pluss mange andre.

I informasjonvinduet på transaksjonen finnes det også to andre arkfaner øverst til venstre (se fig. 6):

Fig.6.

Disse arkfaner kan gi adgang til mer informasjon om selve korttransaksjonen. Hva denne informasjon er blir beskrevet under:

Historikk
Denne arkfane gir deg adgang til korttransaksjonens historikk siden den ble opprettet i systemet. Den viser hvem som har utført hva, hvordan de har gjort det og når de har gjort det (se fig.7).

Fig.7.

1. Denne kolonne viser hvilken dato at noen har utført en handling med transaksjonen.
2. Denne kolonne viser hvilken bruker som har utført handlingen.
3. Denne kolonnen viser beløpet på transaksjonen.
4. Denne kolonne viser hvilken handling som er utført.
5. Denne kolonne viser hvilken status som transaksjonen har etter handlingen.
6. Denne kolonne viser hvilken bruker som transaksjonen er distribuert til.
7. Denne kolonne viser om handlingen er skjedd automatisk eller manuelt.

 

Utleggslinje.

Denne arkfane vil man se dersom en korttransaksjon har blitt tilknyttet til et utlegg -her kan man se følgende opplysninger - se fig 8.:

Fig.8

1. Denne kolonne viser utleggnummer for den oppdelte transaksjon.
2. Denne kolonne viser eventuelt andelsnummeret av transaksjonen etter oppdeling.
3. Denne kolonne viser hvilken kostnadstype som den splittede transaksjon er tildelt.
4. Denne kolonne viser opprettelsesdato for utlegg, som den splittede transaksjon er tilknyttet.
5. Denne kolonne viser beskrivelsen/teksten på transaksjonen.
6. Denne kolonne viser referansen på transaksjonen.
7. Denne kolonne viser type betalingsmiddel denne transaksjon tilhører.
8. Denne kolonne viser hva transaksjonsbeløpet er i Norske kroner.
9. Denne/disse kolonnene viser hvilke eventuelle konteringer som er satt.