Utleggs-/reiseoppgjørsarkiv

Utleggs-/reiseoppgjørsarkiv

For at man som bruker kan få adgang til Utleggs-/reiseoppgjørsarkivet, så skal man ha rettigheten til arkivsøk for utlegg / reiseoppgjør:

Fig.1

Hvis du har denne rettighet, så finner du utleggs-/reiseoppgjørsarkivet i hovedmenyen under overskriften ”Oppgjør for utlegg og reiser" ved å velge følgende knapp::

Fig.2

Her kan du få en oversikt over alle de utlegg som er blitt opprettet i denne organisasjon, medmindre utleggene ikke har vært sendt i arbeidsflyt, og stadig er i kladd. Da vil de ikke bli vist i dette arkiv.

Helt øverst i arkivet kan du se fire ikoner, som alle gir deg forskjellige måter å søke på basert på Sammendrag, Bilagsstatus, Kontering, og Behandling:

Fig.3

Du kan aktivere og deaktivere disse ikonene for å regulere antallet av felter som du kan se og bruke til å søke etter utlegg med. Herunder kan du se alle feltene, som du kan få frem og bruke når alle fire ikoner er aktivert:

Fig.4

1. Her kan du søke etter informasjon som finnes i oppsummeringen på oppgjørene.
2. Her kan du søke etter dokumenter med en bestemt status – også innenfor en bestemt tidsperiode.
3. Her kan du søke etter oppgjør med bestemte konteringer.
4. Her kan du søke etter oppgjør som blir behandlet av bestemte brukere, på bestemte måter - også innenfor en avgrenset tidsperiode.
5. Når du har valgt og utfylt de ønskede søkefelter, trykk da på ”Søk”.

Du kan kombinere søk på tvers av de forskjellige kategorier som du ønsker. Du kan feks. søke på oppgjør som kommer fra en bestemt bruker og som er kontert på en bestemt konto, eller på slettede dokumenter behandlet av en bestemt bruker etc. Velg dine søkekriterier og klikk "Søk". Så vil du se en komplett liste over alle oppgjør som oppfyller søkekriteriene.

 Fig.5

1. Hvis du ønsker å øke antallet av oppgjør som vises i oversikten, så kan du her endre visningen til å inkludere 15, 30, 50, 100 eller 200 oppgjør.
2. Hvis du har søkt på oppgjør, og du ønsker å få denne oversikten ut som Excel dokument så klikker du på det grønne ”X” ikon. Hele oversikten blir dermed generert som et Excel dokument som du kan åpne, lagre, og håndtere videre.
3. Hvis du allerede har foretatt et søk og du vil foreta et nytt søk, så kan du klikke på knappen ”Nullstill”, så blir alle søkefeltene nullstilt. Du kan deretter enkelt foreta et ny søk uten først å måtte slette hver enkelt tidligere utfylt verdi.

Hvis du ønsker å se samtlige oppgjør uansett konteringer, status, behandlere etc. så klikker du på ”Søk”-knappen uten å sette noen verdier i noen av feltene. Så vil du få en oversikt over samtlige oppgjør i organisasjonen. Blankt søk er begrenset opp til 1000 resultater.

Merk: Når du går inn på et oppgjør via arkivet, så er det ikke mulig å endre på verdier i oppgjøret – selv hvis oppgjøret ennå ikker er overført til økonomisystemet. Hvis du ønsker å foreta endringer på utlegg, så må det gjøres via de relevante knapper fra hovedmenyen.