Opprett en bruker for utlegg/reiseregning

Følg

Før du oppretter det første kontoret eller den første brukeren, er det en god idé å kartlegge godkjenningshierarkiet og hvem som skal ha de forskjellige rettighetene i Ibistic Travel & Expense (ITE).

Opprett en bruker

1) I hovedmenyen, under "administrasjon", velger du "kontorer og brukere":



2)  Velg det kontoret hvor du ønsker å opprette brukeren

3)  Velg "ny" under "brukere"



4)  Legg inn navnet og e-postadressen til brukeren du ønsker å opprette

5)  Velg  "generer passord og send e-post med nytt passord" (så slipper du å spesifisere et passord selv)

6)  Trykk "lagre"



Brukerinnstillinger

1)  Velg den brukeren du akkurat har opprettet



Arkfanen "detaljer": Her kan du endre opplysningene på brukeren - legge til adresse, endre passord, e-postadresse, mm.

Arkfanen "innstillinger": Her kan du tildele brukeren de rettighetene de skal ha i Ibistic. Dette er beskrevet mer detaljert i neste avsnitt.

Arkfanen "beløpsgrenser"Her kan du sette beløpsgrenser for brukeren. Man kan sette beløpsgrenser på flere forskjellige nivåer (generelt, leverandører, kostnadstyper, kontering, mm.)

Arkfanen "fraværsassistent"Er brukeren borte fra jobb, kan du sette opp en fraværsassistent som overtar brukerens rettigheter i Ibistic (denne fraværsassistenten kan også settes opp av brukeren selv, under "min profil", øverst i høyre hjørne av skjermen).

Arkfanen "sekretær"Sekretærfunksjonen gir brukeren mulighet til å opprette utlegg/reiseregninger på vegne av andre. Disse utlegg/reiseregninger vil bli sendt til denne brukeren for signering (brukeren som har sekretær), før de blir sendt videre for godkjenning.

Arkfanen "varsling"Med å sette opp varslinger, kan brukeren få tilsendt en e-post fra Ibistic hver gang vedkommende har noe til behandling. De kan også få tilsendt en daglig statusrapport som oppsummerer alle oppgavene de har liggende. Dette kan styres av superbrukeren(e), men også av brukeren selv, under "min profil" øverst i høyre hjørne av skjermen.

Arkfanen "utlegg/reiseoppgjør"Her kan du sette automatisk kontering på den gjeldende brukeren. Den automatiske konteringen på brukeren vil overstyre all annen kontering i tilfelle det oppstår konflikter. Vi gjennomgår dette i et separat kapittel.

Arkfanen "identitet"Hvis brukeren skal ha tilgang til flere juridiske enheter (siter) i Ibistic, kan du knytte de forskjellige identitetene opp mot brukeren her. Da vil denne brukeren kun ha behov for ett brukernavn og passord for å komme inn på alle sitene sine.

Brukerrettigheter

1)  Velg brukeren du ønsker å endre
2)  Velg arkfanen "innstillinger"
3)  Her tildeler du brukeren de rettighetene du ønsker

4)  
Trykk Lagre



Behandling

"Behandling" er de "aktive" handlingene den enkelte brukeren kan gjøre i Ibistic. Du kan tildele hver bruker følgende behandlingsrettigheter i Ibistic:

Behandling av utlegg: Gir brukeren rettigheter til å se og redigere alle utlegg/reiseoppgjør i løsningen (denne funksjonen bør kun gis til regnskapsbrukere).

Signere for egne utlegg: Gir brukeren rettigheter til å signere sine egne utlegg (bør gis til alle som skal opprette utlegg).

Godkjenning av utlegg/reiseoppgjør: Gir rettigheter til å godkjenne andres utlegg/reiseoppgjør (bør gis til ledelsen og budsjettansvarlige).

Oppretting av utlegg/reiseoppgjør: Gir brukeren mulighet til å opprette utlegg/reiseoppgjør i løsningen (bør gis til alle som skal ha mulighet til å opprette utlegg).

Behandling av kredittransaksjoner: Gir rettigheter til å administrere alle kredittkorttransaksjoner i løsningen (denne funksjonen kan kun brukes dersom man har kredittkortintegrasjon - i dette tilfellet bør kun regnskapsbrukere få denne rettigheten).

Spesifisering av egne kredittransaksjoner: Gir brukeren rettighet til å legge til sine egne kredittkorttransaksjoner i en utleggsrapport (denne funksjonen kan kun brukes dersom man har kredittkortintegrasjon - i dette tilfellet bør man gi denne rettigheten til alle som skal kunne opprette utlegg og har integrert kredittkort).

 

Innsikt

Innsikt er de "lesetilgangene" brukeren har i Ibistic. Du kan tildele brukere følgende lesetilganger:

Rapportvisning: Gir brukeren tilgang til standardrapportene i Ibistic (bør kun gis til ledelse og regnskapsbrukere).

Arkivsøk (alle utlegg/reiseoppgjør): 

Arkivsøk (egne utlegg/reiseoppgjør): 


Administration

Under administrasjon kan du tildele brukeren forskjellige rettigheter til å administrere Ibistic. Du kan tildele brukere følgende administratorrettigheter:

Administrering av kontorer og brukere: 

Kontoplanredigering: 

Administrering av omdirigering av importerte kredittransaksjoner: 

Administrering av skjematyper og tilhørende kostnadstyper: 

Felles adressebok: 

Har du flere spørsmål? Send oss en henvendelse

Kommentarer