Korttransaksjoner til behandling

Korttransaksjoner til behandling

OBS! Skjermbildene i denne brukerveiledning kan variere avhengig av opsett av deres selskap i Ibistic.

Forutsatt at du har innstillingen "Behandling av korttransaksjoner", så kan du som regnskapsbruker tilgå funksjonen Korttransaksjoner til behandling i hovedmenyen under overskriften ”Oppgjør for utlegg og reiser", ved å velge knappen ”Korttransaksjoner”:

Fig.1

Der vil du se en oversikt over samtlige korttransaktioner som ligger til behandling. Det er en oversikt som ser noenlunde ut som eksemplet her:

Fig.2

 

Måten som denne oversikt er oppdelt på, er at du til venstre ser en oversikt over korttransaksjonene, og til høyre ser du et visningsvindu. Dette visningsvindu er innledningsvist tomt, men hvis du markerer en korttransaksjon ved å klikke på ikonet til venstre for korttransaksjonen her:

Fig.3

så vil man til høyre i visningsvinduet få vist samtlige detaljer for den valgte korttransaksjon.

 

Kolonnene på oversikten viser de følgende informasjoner:

Fig.4

1.Hvis du klikker her, så markerer/velger du samtlige korttransaksjoner på denne side.
2. Denne kolonne viser kortudstederen og kortinnehaveren av kortet som transaksjonen tilhører.
3. Denne kolonne viser Forbruksstedets navn og Transaksjonsdatoen.
4. Denne kolonne viser hvilken dato transaksjonen ankom i Ibistic.
5. Denne kolonne viser statusen for korttransaksjonen og hvem som er dens eier.
6. Denne kolonne viser hvor meget korttransaktionen er på i den lokale valuta, og hvilken valuta det er.
7. Med denne knapp kan du trekke ut oversikten som en rapport i Excel.

 

Fig.5

8. Denne kolonne viser hva transasjonsbeløpet er i Norske kroner.
9. Denne kolonne viser om det er et kortinnehaveren eller selskapet, som hefter for transaksjonen og om beløpet er refunderbart.
10. Denne kolonne viser hvilken utleggstype og kategorikode som transaksjonen hører under.
11. Denne kolonne viser om det er er noen kommentarer tilknyttet transaksjonen - hvis man holder musepeker over snakkeboblen på en transaksjonslinje, så vil kommentaren dukke opp.
12. Dette feltet gjør det mulig å gjør fritekstsøk på transaksjoner.
13. Hvis du klikker her, så åpner der seg et nytt vindu til venstre for oversikten, som du vil kunne bruke til å filtrere kreditkorttransaksjonene basert på kriterier som feks. Status, Kortinnehaver, Beløp, valuta og mange andre. Filtreringsvinduet ser slik her ut:

Fig.6.

 

 

Når du har markert en korttransaktion i oversikten ved å sette kryss i på ikonet til venstre for transaksjonen, så vil følgende valgmuligheter vises:

 
Fig.7

1. Klikk her for å slette transaksjon. Vær oppmerksom på at man kun kan slette transaksjoner som brukere hefter personlig for.

2. Når du klikker her, åpnes distribusjons-vinduet som du kan bruke til å distribuere den valgte korttransaktion til en ønsket bruker til behandling. Dette vindu og hvordan det kan brukes vil bli beskrevet nærmere i avsnittet, ”Distribusjon av korttransaktioner” senere i denne veiledning.

3. Når du klikker her kan du tilbakekalle korttransaktionen, hvis den feks er blitt sendt til spesifisering ved en feil bruker. Deretter kan man distribuere transaksjonen til korrekt bruker.

4. Når du klikker her, så kan du Arkivere transaksjonen. Den vil fremover kun ha statusen ”Arkivert”, og kan ikke distribueres. OBS: Legg merke til, at man kun kan arkivere transaksjoner som har en av de følgende statuser: ”Ny”, ”Til spesifisering”, ”Tilbakekalt” og ”Avvist”.

5. Send purring: Denne funksjon gjør, at du kan sende en påminnelse til en bruker om at vedkommende skal behandle transaksjonen.

6. Legg til kostnadstype: Denne funksjon gør det mulig å opprette en utgift. Man skal dog ha tilknyttet transaksjonens ”Merchant Category Type” til en bestemt kostnadstype på forhånd, før man kan gøre bruk av denne funksjon.

7. Eksporter til Excel: Her kan du trekke en rapport av sammendraget av transaksjoner til Excel.

8: Historikk. Hvis du klikker her, får du opp en oversikt over hva som har skjedd med transaksjonen siden den ankom i systemet (behandlingshistorikk).

 

Distribusjon av korttransaktioner:

Første gang en bruker mottar korttransaktioner, må transaksjonene bli manuelt distribuert av en regnskapsbruker. Hvis regnskabsbrukeren har sørget for å aktivere ”Aktiver omdirigering” når dette gjøres, så vil alle korttransaktioner til denne bruker heretter automatisk bli distribuert til brukeren.

 

Når du vil distribuere en eller flere korttransaksjoner til en bruker første gang, så gøres det ved at du først markerer transaksjonene. Så klikker du på ”Distribuér ”-knappen som beskrevet tidligere. Så dukker det følgende skjermbilde opp:

Fig.8

Her kan du gøre følgende:

1. Her kan du filtrere på hvilket kontor som brukeren tilhører
2. Her velger du brukeren som skal motta transaksjonen.
3. Her velger du hvilken type Betalingsmiddel transaksjonen består av, som er tilknyttet denne bruker.
4. Her aktiverer du ”Automatisk omdirigering”, som betyr at neste gang det dukker opp en transaksjon til denne bruker, så vil systemet automatisk sende transaksjonen til ham. Denne funksjon bør derfor stort sett alltid aktiveres, slik at man slipper å distribuere transaksjoner til denne bruker manuelt fremover.
5. Når du klikker her vil transaksjonen bli distribuert til den valgte bruker.
6. Hvis du klikker her blir distribueringen avbrutt.

 

Hvis det ikke er første gang, at man har distribuert en transaksjon til en bruker, men en transaktion feks er blitt tilbakekalt til regnskap, så kan man stadig distribuere transaksjonen med denne funksjon. Så vil skjermbildet - når man klikker på ”Distribuér” knappen være det følgende:

Fig.9

1) Her velger man om korttransaksjonen skal distribueres til den bruker som det allerede er satt automatisk omdirigering opp for (hvis det er satt opp en omdirigering), eller man kan velge en ny bruker. 

2) Hvis du ønsker at denne type transaksjon fremover skal distribueres til den bruker som du har valgt, så aktiverer du ”Automatisk omdirigering”. Neste gang det dukker opp en transaktion til denne bruker, vil systemet automatisk sende transaksjonen til ham.

3) "Distribuer" for å sende til valgt bruker.

4) Avrbryt / angre handling.

 

Status på korttransaktioner

Dette er hva transaksjons-statusene betyr:

Ny/Tilbakekalt: Korttransaktionen er klar til distribuering til den bruger som transaksjonen tilhører. Det er kun mulig å tilbakekalle transaksjoner som er til spesifisering.
Flere: Transaksjonen er splittet til flere utlegg / kostnader.
Avvist: Transaksjonen er avvist av brukeren som fikk den tildelt.
Spesifisert: Brukeren har lagt transaksjonen til et oppgjør. Oppgjøret ennå ikke sendt ut i arbeidsflyt.
Til spesifisering: Transaksjonen er distribuert til brukeren, og vil være tilgjengelig for brukeren å oprette et utlegg på.
Til behandling: Brukeren har sendt oppgjøret - med hele eller deler av transaksjonen ut i arbeidsflyt. Oppgjøret er til behandling.
Godkjent: Når oppgjøret med transaksjonen er blitt overført til ERP.