Oprette og administrere skjematyper

Opprett og administrer Skjematyper

Når man skal opprette en ny utleggsrapport i Ibistic, så skal den baseres på en skjematype. Disse skjematypene kan være satt sammen på mange forskjellige måter alt efter behov. Denne brukerveiledningen beskriver hvordan man skal opprette en slik skjematype.

For at man som bruker skal kunne opprette og administrere skjematyper i Ibistic må man først og fremst ha rettigheten ”Oppsett av reise/utlegg”:

 

Så kan man opprette nye skjematyper i menyen ”Oppgjørs- og kostnadstyper”:

 

 

Her går man inn på fanen ”Skjematyper” og klikker på ”Opprett”:

 

Når det er gjort må man ta stilling til følgende tekstfelter og valgmuligheter for hvordan den ønskede skjematypen skal være:

 

NB: Ikke alle oppsett av Ibistic ser ut som dette eller inneholder alle disse feltene. Antallet felter vil være forskjellig basert på hvert enkelt selskaps oppsett i Ibistic.

Her er en kort oversikt over hva de forskjellige valgmulighetene og feltene betyr:

1. Dette er navnet på skjematypen:
2. Dette er en kort beskrivelse av denne skjematypen.
3. Her kan man velge hvilken dato som skal være standard for denne skjematypen:

               - Avreisedatoen hentet fra utleggshodet.

               - Hjemreisedato hentet fra utleggshodet.

               - Dagens dato.

4. Markér her hvis du ønsker at den ansattes bopel skal være registrert på skjematypen.
5. Markér her hvis du ønsker at den ansattes bankkontonummer skal være registrert på skjematypen.
6. Markér her hvis du ønsker å opprette en reise-skjematype. Når du markerer her, så bekrefter du samtidig at du også ønsker at start- og sluttdato, destinasjonsland og -by skal utfylles.
7. Hvis du markerer her så skal man utfylle formål for reisen (dette felt skal markeres for alle Danske kunder når det kommer til reiseutlegg).
8. Hvis du markerer her så skal man utfylle Arrangement/Hendelse for reisen.
9. Her velger man hvilket land som skal settes som standard på skjematypen. (Det kan dog fritt innstilles hver gang man bruker denne skjematypen.)
10. Hvis du markerer her så betyr det at brukerne som velger skjematypen vil kunne opprette utgifter på det. (Dette felt bør markeres på stort sett alle skjematyper.)
11. Hvis du markerer her så betyr det at det åpnes opp for at brukeren kan registrere kostgodtgjørelse på denne skjematypen.
12. Dersom man har markert i felt 11, så må man da i tillegg velge hvilken sats av 13, 14, 15 eller 17 som man skal kunne velge på denne skjematypen.

16. Dersom en del av reisen er privat, eller det er kun nattillegg så fyller man ut punkt 17 under:
17. Hvis du markerer her så kan man i denne skjematype registrere udokumenterte nattillegg. (Hvis man feks i forbindelse med en forretningsreise også tar noen dagers ferie hos bekjente, så kan man her tilføye utlegg til overnatting uten regning)
18. Hvis du markerer her så kan man få kilometergodtgjørelse på danske skattesatser på denne skjematype.
19. Her kan man velge om registreringsnummeret på bilen brukt til denne skjematype skal være påkrevd eller valgfritt.

 

Når man har tatt stilling til alle disse felter og de er fylt ut som man ønsker så klikker man på ”Lagre”.

NB!: Her er det viktig at man har lest teksten øverst på siden, der det står følgende:

”Endringer som gjøres på denne side vil ha effekt senest i morgen tidlig. For noen brukere kan det ha effekt straks. Dette avhenger av brukerens profil, og om noen brukere med en tilsvarende profil har vært logget inn i dag. Årsaken til dette er Ibistics caching av brukerinnstillinger. Cachen slettes automatisk hver natt og når løsningen oppdateres. Løsningen oppdateres ca. annenhver uke. Det betyr at dersom vi oppdaterer løsningen i dag, så vil endringen ha effekt for alle brukerne allerede i dag. Vi arbeider dog med en bedre løsning slik at endringene kan få umiddelbar effekt.”

Det betyr at nyopprettede skjematyper stort sett vil kunne brukes i Ibistic dagen etter opprettelsen – hvilket også gjelder eventuelle rettelser av eksisterende skjematyper.

 

Hvordan man redigerer en skjematype:

Man redigerer en eksisterende skjematype ved å gå inn i menyen ”Oppgjørs- og kostnadstyper” og deretter klikker på ”Rediger” - som er illustrert med et Blyant-ikon - på den skjematypen som man ønsker at redigere:

 

 

Dersom det er felter som man i etterkant ikke har mulighet for å redigere, så skyldes det at brukere allerede har opprettet utlegg med denne skjematypen - man vil da kun få redigert de feltene som ikke har noe med historikken på utlegget å gjøre.

Når man er ferdig med å redigere så husk å klikke på ”Lagre” - som er illustrert med et diskett-ikon:

 

Når ændringerne er gemt i Ibistic, så skal man dog også her som tidligere nævnt være klar over at ændringerne nok først være tilgængelige i Ibistic dagen efter