Oversikt over arkfaner og funksjoner i Fakturaer til behandling

Når man åpner en faktura i menyen, ”Fakturaer til behandling, så vil man se at skjermbildet inneholder tre deler:

 

1. Fakturahodet
2. Fakturabildet
3. Konteringslinje(r)

 

Vi skal i denne artikkelen ta for oss arkfanene i de forskjellige delene, og hva de gjør.

 

Fakturahodet:

Her finner man fire arkfaner:

1. Oversikt
2. Konteringsnotat
3. Bilde
4. E-faktura

 

 

1. Oversikt

Denne oversikten er det man først ser når man åpner en faktura i denne menyen, og øverst til venstre befinner seg en oversikt over all relevant fakturainformasjon som leverandørID, dokumenttype, brutto/nettobeløp, fakturanummer, org nr valuta osv. Kort sagt er det her man har tilgang til den viktigste fakturainformasjonen.

 

 

2. Konteringsnotat

Et konteringsnotat er et vedlegg som brukeren selv kan laste opp i tilknytning til fakturaen (altså separat fra det vedlagte fakturabildet), og kan være i de fleste formater som Word, Excel, andre typer bildefiler enn PDF og TIF. Når man klikker på denne arkfanen så vil man kunne se hvilke konteringsnotater som eventuelt er knyttet opp mot fakturaen, og også laste opp eller slette vedlagte konteringsnotater.

 

Hvordan man legger ved en fil til fakturaen:

1. Klikk på arkfanen
2. Klikk på ”Legg til”
3. Klikk på ”Bla Gjennom ...” og velg den ønskede filen
4. Lagre ved å klikke på neste felt som heter ”Legg til”

 

Når man har utført disse trinnene så vil man kunne se filens navn, og en bekreftelse på at den har blitt lastet opp. Ved siden av filnavnet vil det også dukke opp et symbol som indikerer at man kan laste ned filen. Det burde se omtrent slik ut:

 

 

3. Bilde

Dette vinduet viser et bilde av fakturaen, som enten kan være en PDF- eller Tiff fil, forutsatt at det er vedlagt et slikt bilde til fakturaen. Det kan dog også være en representasjon av en elektronisk faktura (EHF/EAN/GLN). For beskrivelse av arkfanene se neste avsnitt – Fakturabilde

 

4. E-faktura

 

Trykker du på denne fanen så får man muligheten til å laste ned originalfakturaen i XML – «Download originaldokument». Den danner basisen for de opplysningene som ligger i fakturahodet.

 

 

Fakturabildet:

 

Fakturabildet har noen arkfaner hvis funksjon er:

 

• Bilde: Når du klikker på Bildearkfanen – som er standard – ser du den PDF- eller Tiff fil som er vedlagt fakturaen. I dette vinduet kan man utføre operasjoner som å zoome inn og ut, rotere bilde, bla i fakturaen og laste ned bildet. Dette er litt avhengig av om det er PDF eller Tiff, og hvilke programmer man har installert for å lese bildet (Alternatiff/PDF reader osv).

 

• E-faktura: Når man klikker på denne fanen så ser man en representasjon av fakturan basert på den informasjonen som ligger i originalfilen – dette er en XML fil som alle filer sendt til Ibistic blir konvertert til. Dette er stort sett de samme opplysningene som ligger i fakturahodet (se over).

 

Konteringslinje:

Konteringslinjen er den linjen der man foretar konteringer, og som er basis for det som blir overført til regnskapssystemet. På selve konteringslinjen finnes tre ikoner man bør kjenne til:

 

 

1. Info
2. Avansert splitt
3. Rediger kontering/beløp/bilagstekst

 Litt nærmere beskrivelse av de forskjellige valgene:

 

1. Info:

 Når du har klikket på dette ikonet får du tre arkfaner å velge mellom:

• Historikk
• Saksbehandlere
• Kommentarer

 Historikkfanen viser fakturaens historie inntil nå, som for eksempel når fakturaen ble opprettet i systemet (enten via skanning eller manuelt), sendt til varemottak eller godkjenning. Man kan også se navn til de(n) som har utført operasjonene.

 Kommentarfeltet viser eventuelle konteringslinje kommentarer og hvem som har skrevet de.

 

2. Avansert splitt:

 Når man velger avansert splitt så får man mulighet for å dele opp en konteringslinje i flere nye linjer. Dette kan gjøres manuelt i tillegg til automatisk fra e-faktura.

 En av fordelene med avansert splitt er at man kan prøve seg frem, siden ingen av handlingene man utfører er permanente før man lagrer selve splitten.

 

 

Splitt:

 

1. Angi hvor mange linjer du ønsker at den valgte konteringslinjen skal oppdeles i.
2. Velg om du ønsker splitten fordelt på prosentandel eller likt fordelt på sum. Dersom du ønsker splitt basert på prosentandel så taster du inn prosentverdiene i de respektive feltene.
3. Klikk på «Splitt»
4. Klikk på «Lagre».

 

OBS!: Hvis de prosentverdier man spesifiserer ikke går opp i 100, vil det automatisk bli dannet en balanselinje med restbeløbet.

 

 

 

Splitt fra e-faktura:

Under «Avansert splitt» har man også adgang til funksjonen «Splitt fra e-faktura». Denne funksjonen gjør splitt fra e-faktura mye enklere – forutsatt at filen vi får fra leverandør er korrekt formatert, så vil fakturaens varelinjer her automatisk splittes til konteringslinjer med korrekt beløp.

 

 

Slå sammen:

Dersom en faktura har flere konteringslinjer, men man vil fjerne noen, så gjøres dette typisk gjennom å slå sammen konteringslinjene. Man krysser simpelthen av de konteringslinjer man vil slå sammen, og klikker så på «Slå sammen» og linjene slås sammen.  Man må her merke seg at resultatet da vil miste eventuell kontering, slik at man må kontere på nytt.

 

 

3. Rediger kontering/beløp/bilagstekst

 

Klikker man på redigeringsikonet så får man se igjen tre ikoner som er ganske selvforklarende:

 

1. Lagre (diskett)
2. Avbryt (Sirkulær pil)
3. Fjern kontering (viskelær)

 

 

 

I konteringslinjemenyen har man flere funksjoner:

 

 1. Distribusjon

Denne funksjonen gjør det mulig å sende konteringslinjer til andre brukere, til feks godkjennere. Husk at du fint kan sende separate konteringslinjer til separate mottakere.

• Klikk på «Distribusjon».
• Velg mottakertype, Kontor og/eller Bruker.
• Skriv eventuelt en kommentar.
• Klikk «Send» of fakturaen distribueres til valgt bruker.

 

2. Hent tilbake

Denne funksjonen gjør det mulig å tilbakekalle fakturaer som er distribuert til varemottak eller godkjenning. Man markerer simpelthen de linjer som skal tilbakekalles og klikker på «Hent tilbake». Da vil fakturaen havne tilbake i regnskapsområdet, slik at en regnskapsbruker kan distribuere den på nytt.

 

3. Massekontering

Gjennom funksjonen «Massekontering» har man mulighet for å definere de samme konteringsverdiene på flere konteringslinjer samtidig.

Merk: I denne visningen vises alle konteringsmulighetene, uavhengig av konteringsregler. Dersom du her er usikker på om konteringen er korrekt utført i henhold til konteringsregler så kan du markere de linjene du vil sjekke, og klikke på «Valider». Da vil systemet gi deg beskjed dersom du har kontert feil. Denne funksjonen kan også brukes ellers dersom du er usikker på kontering – dersom det er feil vil det da dukke opp en rød trekant som inneholder informasjon om hvorfor linjen ikke valideres.

 NB! Denne funksjonen er dessverre per idag kun tilgjengelig for Enterprise kunder, så hør med Ibistic Support om deres oppsett støtter denne funksjonen.

 

4. Send purring

Dersom man har sendt en konteringslinje til varemottaker eller godkjenner, men brukeren har etter en tid fremdeles ikke behandlet fakturaen så kan man sende en purring  per e-mail. Da vil brukeren få beskjed at det ligger en faktura i arbeidsflyten som trenger å behandles. Man sender purringen ved å markere konteringslinjen og klikke «Send purring».

 

5. Slå sammen

Gjennom denne funksjonen kan man slå sammen flere konteringslinjer til en konteringslinje.

ADVARSEL: Dersom du slår sammen konteringslinjer så vil all kontering og historikk fjernes, og den sammenlagte konteringslinjen får status som «Ny», og den må distribueres på nytt. Varemottak og godkjenning vil også forsvinne, og den må behandles på nytt. Man legger sammen konteringslinjer ved å markere alle linjer som skal slås sammen, og klikker «Slå sammen».

 OBS!: Når man har klikket på knappen «Slå sammen» blir de markerte linjene slått sammen. Bilagstekst på den sammenlagte linjen blir definert som Sammenlagt linje, og linjen har ingen kontering.

 

6. Angre splitt

For å angre splitt av en konteringslinje, så må man velge en av de konteringslinjer som er en del av splitten, og klikke på «Angre Splitt». Da vil oppdelingen forsvinne og man sitter igjen med en konteringslinje på det opprinnelige beløp. Operasjonen blir dog ikke fullført og lagret før man klikker på «Lagre».

 

7. Bilagstekst

Denne funksjonen gjør at du kan tilføye en beskrivelse til konteringslinjen. Denne teksten kan redigeres senere ved behov.

 

8. Kommentar

Man kan gjennom denne funksjonen tilføye en kommentar til konteringslinjen. Merk at av regnskapsmessige årsaker så kan man ikke slette en kommentar etter at den er lagret, den vil forbli på konteringslinjen.