Faneark på Fakturadetaljnivå
Når man åpner en faktura i fakturaarkivet ser man følgende skjermbilde:
Her har man flere faneark å velge mellom:
- Oversikt
- Konteringsnotat/vedlegg
- Skriv ut
- E-faktura
(Denne artikkelen vil fokusere på de to mest brukte fanearkene og funksjonene)
- Oversikt
Dette er et overblikk over fakturainformasjonen, og her vises:
Fakturahodet:
Dette kalles den samling av relevant fakturainformasjon øverst til venstre, informasjon som leverandør ID, dokumenttype, bruttobeløp, betalingstype, forfallsdato og så videre. Kort sagt er det her hvor man lettest kan se den mest relevante fakturainformasjonen.
Fakturabilde:
Fakturabilde-vinduet viser et bilde av fakturaen, som kan være en PDF-fil eller en Tiff-fil, forutsatt at det er lagt ved et bilde til fakturaen. Men kan også være en representasjon av en elektronisk faktura (EHF/EAN/GLN).
Det har også et par funksjoner som er beskrevet under.
Du kan velge å se fakturabildet eller e-fakturaen ved å klikke på de respektive arkfanene:
- Bilde: Når du klikker på Bildearkfanen – som er standard – kan du se den PDF- eller Tiff-fil som kan være vedlagt fakturaen. I dette vinduet kan man utføre enkle bildefunksjoner som å Zoome in og ut, rotere bildet, bla i fakturaen eller laste ned fakturabildet. Når du klikker på Download, så kan du laste ned PDF-bildet eller Tiff-bildet av fakturaen.
- E-faktura: Når du klikker på E-faktura-arkfanen kan du se en representasjon av fakturaen basert på XML-filen - som alle fakturaer blir konvertert til for at Ibistic kan håndtere dem.
Dette vinduet inneholder all informasjon som er inkludert i XML-filen, som er de samme informasjon som vises i Fakturahodet. Herunder leverandør ID, dokumenttype, bruttobeløp, forfallsdato etc.
I E-fakturavinduet har man tilgang til følgende funksjoner:
“Åpne i nytt vindu”: Når du klikker her så åpnes e-fakturaen i et nytt vindu.
“Mer info”: Når du klikker her så kan du se ytterligere informasjon i e-fakturaen.
“Skriv ut”: Når du klikker her så åpnes et utskriftsvindu, der du kan skrive ut e-fakturaen.
“Last ned originaldokument”: Når du klikker her så kan du donwloade XML-filen.
Konteringslinjer
Her kan du se hva som har skjedd med fakturaen opptil nå ved å klikke på Info:
Når du har trykket på info så kan du velge mellom tre arkfaner:
- Historikk
- Saksbehandlere
- Kommentarer
Historikk-arkfanen viser fakturaens historikk frem til nå. Som for eksempel når fakturaen kom inn i systemet eller sendt til varemottak osv. Du kan også se navnet på brukeren som har utført fakturaoperasjonen.
Kommentarer-fanebladet viser eventuelle konteringslinje-kommentarer samt skaberne af disse kommentarer.
2. Konteringsnotat/vedlegg
Når du klikker på denne arkfanen kan du se hvilke filer som er vedlagt fakturaen, og du kan legge ved ytterligere filer til fakturaen.
Hvordan man legger ved en fil til fakturaen:
- Klik på fanebladet “konteringsnotat”
- Klik på “Legg til”.
- Velg den ønskede fil ved å klikke på “Bla gjennom…”
- Klikk på “Legg til.”
Når du har gjort dette så vil du kunne se en bekreftelse at filen er lastet inn og du se filnavnet. Det burde da se slik ut:
Ved å bruke konteringsnotat-arkfanen får du lett et overblikk over fakturaens vedlagte konteringsnotater, og du kan også legge til nye. Merk at konteringsnotater ikke trenger å være i PDF eller TIF, men kan være de fleste filtyper. Merk også at du kan også laste ned og se konteringsnotatet her.
OBS! Hvis du vil slette et konteringsnotat så vær oppmerksom på at det ikke kan gjøres herfra. Du må da gå tilbake til menyen ”Fakturaer til behandling”, finne fakturaen der, klikke på den, gå til konteringsnotat-arkfanen og her finne notatet og så slette den.
Kommentarer