Fraværsassistent

Følg

Fraværsassistent

Dersom en bruker ikke er tilgjengelig for behandling av bilag, så har man mulighet for å sette det opp slik at en annen bruker tar over den originale brukerens funksjonalitet i Ibistic. Brukeren som midlertidig tar over en annen brukers rettigheter kalles her for "fraværsassistent".

Når man settes opp som fraværsassistent så gis man rettigheter ut fra de rettigheter som den originale brukeren har, dvs at dersom vedkommende kun har Godkjenning for eksempel, så vil man kun kunne arve denne rettigheten. Det er også verdt å merke seg at:

- Selv om man arver rettigheten Godkjenning som fraværsassistent, så betyr det at man kun har tilgang til å godkjenne de bilag som finnes i den originale brukerens arbeidsflyt - man kan altså ikke godkjenne på generelt grunnlag.

- Bilag som kommer inn til den bruker man er fraværsassistent for, kommer fortsatt kun til den brukerens arbeidsflyt - fraværsassistenten har kun fått mulighet for å behandle bilag som ligger i en annen brukers arbeidsflyt. De vil da også dukke opp i en meny som heter "Godkjenning av fakturaer på vegne av andre" eller tilsvarende.

Hvordan sette opp en fraværsassistent

Det er to typer brukere som kan sette opp fraværsassistenter:

1 - Brukere som ikke er regnskapbrukere kan sette opp andre brukere som fraværsassistenter for seg selv. Man kan da kun gi ut de rettigheter man selv har fått tildelt. Dette gjøres gjennom menyen "Mine innstillinger":

Fig_01.PNG

Fig. 1

Klikker man seg inn her så ser man følgende faneblad:

Fig_02.PNG

Fig. 2

1. Her velger man så fane nummer to for å se og redigere fraværsassistenter.

2. Her ser man eventuelle rettigheter du har fått tildelt som fraværsassistent, og for hvilke brukere.

3. Her ser man de rettigheter som man allerede har tildelt andre brukere.

 

For å legge till fraværsassistenter til din bruker, så klikker du på "Rediger" ikonet for den rettighet du vil dele ut:

Fig_03.PNG

Fig. 3

Da ser du følgende valg:

Fig_04.PNG

Fig. 4

1. Klikk på "Legg til person".

2. Hent opp korrekt bruker fra nedtrekkslisten.

3. Klikk på "Legg til".

4. Da vil du se at brukeren blir lagt til i listen over "Funksjoner som kan delegeres ut til andre brukere".

Merk at det er fullt mulig å dele ut de samme rettigheter til flere brukere.

Merk også at det ikke er anledning til å sette seg selv opp som fraværsassistent for andre på denne måten - dette er av sikkerhetsmessige årsaker.

Man kan også her fjerne sin fraværsassistent:

Fig_05b.PNG

Fig. 5

1. Kryss av for den brukeren du ønsker å fjerne som fraværsassistent.

2. Klikk på "Fjern valgte".

 

2 - Brukere som er regnskapsbrukere kan sette opp andre brukere som fraværsassistenter for hverandre. Det kreves dog at man har krysset av for rettigheten "Administrering av kontorer og brukere":

Fig_05.PNG

Fig. 6

1. Gå til menyen "Kontorer og brukere" under "Administrasjon".

2. Gå til fanen "Innstillinger".

3. Kryss av for innstillingen "Admiistrering av kontorer og brukere.

4. Klikk "Lagre".

 

For å opprette/redigere fraværsassistenter hos brukere, så går man inn på menyen "Kontorer og brukere" under "Administrasjon":

Fig_06.PNG

Fig. 7

1) Gå til menyen "Kontorer og brukere" under "Administrasjon".

2. Velg den brukeren som du ønsker å tildele fraværsassistenter til.

3. Gå til fanen "Fraværsassistent".

4. Klikk på "Rediger" ikonet for den rettighet du ønsker å gi til andre for denne brukeren.

Når du klikker på "Rediger" ikonet får du opp følgende muligheter:

Fig_07.PNG

Fig. 8

1. Klikk på "Legg til person".

2. Hent opp korrekt bruker fra nedtrekkslisten.

3. Klikk på "Lagre".

4. Du vil nå se at fraværsassistenten har lagt seg under korrekt rettighet.

Du kan her også slette fraværsassistenter for brukere:

Fig_09.PNG

Fig. 9

 

Oversikt over aktive fraværsassistenter

 

Du kan få en fullstendig oversikt over fraværsassistenter i rapporten "Aktive fraværsassistenter".

For å få tilgang til rapporter så må du dog ha krysset av for rettigheten "Rapportvisning":

Fig_10.PNG

Fig. 10

Rapporten finner du i menyen "Rapporter" under Hovedmenyen:

Fig_11.PNG

Fig. 11

Her finner du en liste over de rapporter som du har tilgang til, og for å vise aktive fraværsassistenter så velger du denne rapporten:

Fig_12.PNG

Fig. 12

Velger du denne rapporten så får du tilgang til følgende opplysninger:

Fig_12b.PNG

Fig. 13

1. Her kan man velge om du vil vise resultatet direkte på siden eller ta det ut i en Excel rapport.

2. Her ser man hvilket selskap brukeren som har fraværsassistenten befinner seg i.

3. Her ser man hvilket kontor brukeren som har fraværsassistenten befinner seg i.

4. Her ser man brukeren som har tilknyttet fraværsassistenter til seg.

5. Her ser man hvilken rettighet som er delegert til fraværsassistenten.

6. Her ser man navnet på brukeren som er satt opp som fraværsassistent.

7. Her man hvilket kontor fraværsassistenten befinner seg i.

8. Her ser man hvilken bruker som har delegert fraværsassistenten til brukeren.

9. Her ser man når fraværsassistenten ble aktivert.

Ønsker man en historikk over tidligere fraværsassistenter så finnes det en rapport for dette som heter "Historiske fraværsassistenter":

Fig_13.png

Fig. 14

Velger du denne rapporten så får du tilgang til følgende opplysninger:

Fig_14.PNG

Fig. 15

1. Her velger man intervall for den perioden man ønsker vist (merk at sluttdato er eksklusiv, det vil si at denne datoen IKKE tas med i uttrekket. Skal man feks ha med dagens dato så må man altså velge morgendagerns dato her).

2. Her kan man velge om du vil vise resultatet direkte på siden eller ta det ut i en Excel rapport.

3. Her ser man hvilket selskap brukeren som har hatt fraværsassistenten befinner seg i.

4. Her ser man hvilket kontor brukeren som hatt fraværsassistenten befinner seg i.

5. Her ser man brukeren som har hatt faværsassistenten tilknyttet sin bruker.

6. Her ser man hvilken rettighet som har vært delegert til fraværsassistenten.

7. Her ser man navnet på brukeren som har vært satt opp som fraværsassistent.

8. Her man hvilket kontor fraværsassistenten befinner seg i.

9. Her ser man når fraværsassistenten ble aktivert.

10. Her ser man når fraværsassistenten ble deaktivert.

11. Her ser man hvilken bruker som aktiverte fraværsassistenten.

12. Her ser man hvilken bruker som deaktiverte fraværsassistenten.

 

Har du flere spørsmål? Send oss en henvendelse

Kommentarer