Lese inn konteringslinjer fra Excel

MERK: Dessverre så er det slik at alle oppsett ikke har mulighet for å få denne funksjonen, men kontakt support@ibistic.com dersom du er interessert i å finne ut om dette kan settes opp for ditt oppsett.

________________________________________________________

Her har du mulighet for å opprette konteringslinjer i Excel, for så å oppdele og kontere fra et regneark. Dette kan være nyttig i forhold til fakturaer som skal oppdeles i mange linjer med faste konteringsdimensjoner, men der værdiene er forskjellig fra faktura til faktura

For å kunne lese inn konteringslinjene fra regnearket så må vi først definere:

• Hvilke kolonner i regnearket feltene i IIS (konteringsdimensjonene) skal hente verdier fra.
• Hvilke rader i regnearket IIS skal begynne innlesingen fra.

 Dette defineres i en mal.

Oppretting av mal til innlesing av konteringslinjer

Malene er personlige - det vil si at den brukeren som har oprettet malen er den eneste som kan se og bruke den.

Vi skal her opprette en mal til innlesing av regnearket som illustrert i Figur 1.

• TIPS:
  Skriv hjelpeinformasjon på de øverste radene i regnearket, for eksempel navnet på konteringsdimensjonen kolonnen skal kobles mot. Det kan også være nyttig å beregne summen av beløpene på linjene og kontrollere denne mot beløpet på linjen som skal oppdeles.

 

Figur 1: Regneark til innlesing av konteringslinjer.
De to første radene vil ikke bli lest inn siden innlesingen ifølge malen starter  fra rad 3. Du definerer selv hvilken rad innlesingen skal starte fra, og om du ønsker å ha hjelpeinformasjon definert på raden.

Fremgangsmåte

Se Figur 2, Figur 3, Figur 4, og figur 5:

1. Klikk på ikonet for ”avansert splitt” (Figur 2).
2. Klikk på knappen ”les inn konteringslinjer” på vektøylinjen (Figur 3).
3. Klikk på knappen ”Opprett/rediger valgt mal” i innlesingsområdet slik at vinduet til konfigurasjon av mal åpnes.
4. Skriv inn navnet på den nye malen (Figur 4).
5. Velg hvilken rad innlesingen skal starte fra.
   • Alt som står på rader over denne raden vil bli ignorert.
6. Definer kolonne.
7. Velg dimensjon.
8. Klikk på knappen ”Legg til”.
9. Gjenta for alle kolonnerne som skal leses inn.
   • Kolonnene ’bilagstekst’ og ’beløp’ er obligatoriske og må defineres.
10. Klikk på knappen ”Lagre” på verktøylinjen (Figur 5).
11. Klikk på knappen ”Avbryt” for å komme tilbake til konteringslinjene.

 

Figur 2: Gå videre til ’Les inn konteringsliner’ via Avansert splitt.

 

Figur 3: Les inn konteringslinjer

Figur 4: Fremgangsmåte for oprettelse av mal til innlesing fra regneark.

Figur 5: Lagre malen når kolonnene og dimensjonene er koblet sammen.

 

Resultat

Når du har klikket på knappen ”Lagre” blir malen opprettet, og visningen returnerer til vinduet for avansert splitt. Husk å klikke på knappen ”Avbryt” for å komme tilbake til konteringslinjene.

Bruk av innleste konteringslinjer

For å kunne lese inn konteringslinjer fra et regneark er vi altså nødt til å ha opprettet en mal først (se ’Oppretting av mal for innlesing av konteringslinjer’).

Fremgangsmåte

Se Figur 6:

1. Gå inn i linje du ønsker å splitte opp via ’avansert splitt’ (som vist tidligere)
2. Klikk på knappen ”Bla gjennom” i innlesingsområdet.
   • Teksten på denne knappen varierer fra browser til browser.
3. Velg mal.
4. Klikk på knappen ”Les inn”.
5. Lukk innlesingsområdet ved å klikke på knappen ”Les inn konteringslinjer” på verktøylinjen.

Figur 6: Les inn konteringslinjer

Resultat

Når du har klikket på knappen ”Les inn” leses regnearket inn og konteringslinjene opprettes.

• Konteringen på linjene valideres. Hvis konteringen er gyldig i henhold til kontoplanen vises et grønt OK-ikon til venstre for linjen, hvis ikke vil det vises en gul rektangel, som forklarer hva som mangler i konteringen (se 1 i Figur 7).
• Hvis summen av de innleste beløpene ikke stemmer med beløpet på den opprinnelige linjen, opprettes en balanselinje med differansen.

Figur 7: Resultat av innlesingen av konteringslinjene.

• TIPS: Du kan gjøre området som viser konteringslinjene større ved å trekke rammen over området oppover (se 2 i Figur 7).

 Rediger mal for innlesing av konteringslinjer

Fremgangsmåte

Se Figur 7:

1. Gå inn til innlesing av konteringslinjer via avansert splitt, som tidligere beskrevet.
2. Klikk på knappen ”Les inn konteringslinjer”.
3. Velg mal.
4. Klikk på knappen ”Opprett/rediger valgt mal”. Du kommer til området for konfigurasjon av malen (Figur 4, vist tidligere).
5. Rediger malen.
6. Klikk på knappen ”Lagre” (se Figur 5, vist tidligere).

Figur 7: Velg den malen du vil redigere.

 

Resultat

Når du har klikket på knappen ”Lagret” blir endringene lagret og visningen går tilbake til ’avansert splitt’. Klikk da på knappen ”Avbryt” for å komme tilbake til linjevisning.

Slett mal for innlesing av konteringslinjer

Fremgangsmåte

Se Figur 8:

1. Gå inn til innlesing av konteringslinjer via avansert splitt, som tidligere beskrevet.
2. Klikk på knappen ”Les inn konteringslinjer”.
3. Velg mal.
4. Klikk på knappen ”Opprett/rediger valgt mal”.

Figur 8: Velg den malen du vil slette.

1. Klikk på knappen ”Slett denne malen”.
2. Bekreft ved å klikke på knappen ”Slett”.

 

Figur 9: Bekreft sletting av valgt mal.

Resultat

Når du klikker på knappen ”Slett valgte” blir malen slettet, og du går tilbake til ’avansert splitt’. Klikk så på knappen ”Avbryt” og du kommer tilbake til konteringslinjene.