For å kunne fullføre behandlingen av en faktura, og forberede bilaget for overføring til økonomisystem, er det nødvendig å godkjenne faktura først (med mindre man har en ren arkiv løsning). Denne guide forklarer hvordan en bruker med rettigheten "Godkjenning av fakturaer" kan gjøre dette. 
Merk at noen oppsett krever to signaturer før faktura er ferdig behandlet, for eksempel varemottak / attestering + godkjenning eller 2 godkjenninger. Innstillinger for bruker og arbeidsflyt er diskutert i mer detalj i separate artikler.
Hvis du er en bruker med rettigheten "Godkjenning av fakturaer", og har faktura til godkjenning (for eksempel etter at regnskap har distribuert faktura til deg, eller at faktura ble automatisk sendt til deg, basert på omdirigering eller kontor hierarki), så vil faktura være synlig under "Hovedmenyen" under seksjonen "Fakturaer". I følgende skjermbilde, så har du én faktura til godkjenning.
1. Klikk knappen "Til godkjenning" (Snarvei på tastatur: F3).
2. Velg den faktura du ønsker å godkjenne
Du får nå opp en skjerm som viser faktura bilde og fakturahodet med feltinformasjon om fakturaen.
3. Kontrollér at data i feltene er korrekt, som bruttobeløp, fakturanummer, leverandør og betalingsinformasjon. Hvis ikke, så kan du "Avvise godkjenning" (CTRL+SHIFT+N) med en kommentar som forklarer hva som mangler, og faktura vil gå tilbake til regnskap for korrigering.
Avhengig av site oppsett, så kan også andre funksjoner være tilgjengelig, som konteringsmal and massekontering (enterprise funksjoner), og tilføying av kommentarer og bilagstekst (standard funksjoner).
4. Du bør sjekke konteringen av faktura ved å klikke på rediger kontering knappen (ikonet ser ut som en penn)
I menyen som kommer opp, kan du fylle ut relevant kontering på faktura, som konto, avdeling, prosjekt, kosttype, momskode etc. Du kan også splitte faktura til en ny varelinje ved å skrive inn beløpet på den nye linjen i feltet "Buttobeløp" og klikke lagre.
5. Felter med fet tekst er obligatorisk å kontere på. Når du er ferdig å redigere kontering, kan du klikke på "Lagre" knappen. Hvis konteringen er gyldig, så vil det dukke opp et grønt symbol, hvis du får opp et rødt varselikon, betyr det at du må sjekke konteringen på nytt.
(Kontering og splitting av faktura vil bli forklart i mer detalj i separat artikkel)
6. Etter verifisering av data på fakturahodet og kontering, så kan du nå "Godkjenne" faktura (CTRL+SHIFT+Y)
Hvis du har tilstrekkelig prokura, (i oppsett hvor kun 1 signatur er påkrevd, eller beløpsgrense ikke har blitt overskredet), så vil fakura gå tilbake til regnskap, klar til overføring. Hvis ikke, så vil det gå til nærmeste tilgjengelig godkjenner i kontor hierarkiet, for ny signatur. Arbeidsflyt i Ibistic blir diskutert mer i detalj i separat artikkel.
Videresending
Det er også mulig å videresende faktura. Du kan for eksempel sende til annen godkjenner uten å godkjenne selv, eller godkjenne samt sende til annen godkjenner:
Hurtigtaster for Godkjenner:
- Godkjenn (CTRL+SHIFT+Y)
- Avvis godkjennelse (CTRL+SHIFT+N)
- Videresend til annen godjenner (CTRL+SHIFT+U)
- Konteringsmal (CTRL+SHIFT+X)
- Angre splitt (CTRL+SHIFT+Z)
- Kommentar (CTRL+SHIFT+C)
- Bilagstekst (CTRL+SHIFT+D)
Kommentarer