Sjekkliste for oppstart (SMB-kunder)

Følg

Dette dokumentet gir en beskrivelse av de punkter du som SMB-kunde skal sjekke av for å komme i gang med Ibictic Invoice System.

 

1. Lage prosjektplan

Sett opp en plan med tidsfrister for punktene i denne listen og eventuelt legg til egne punkt i planen.

 

2. Kartlegge godkjenningshierarki

Før man starter arbeidet i løsningen er det viktig å kartlegge hvordan fakturabehandlingen skal foregå effektivt. Tegn gjerne et godkjenningshierarki eller organisasjonskart. Alle personene som skal være involvert i fakturaflyten skal innlemmes i hierarkiet.

Les brukerveiledning for å lære om hvordan arbeidsflyten fungerer i Ibistic, og hvordan man setter opp hierarkiet.

 

3. Få logget inn på IIS med superbrukeren

Løsningen er tilgjengelig på Internett fra denne adressen:

https://services.ibistic.net

Skriv inn brukernavn og passord du har fått tildelt, og du er i gang med bruken av IIS.

 

4. Opprette kontorer og brukere

Opprett kontorer og brukere etter godkjenningshierarkiet som ble laget i punkt 2. Les følgende veiledninger for oppsett av kontorer og brukere i Ibistic: 

 

5. Bilagsnummerserie

Før fakturaene overføres til regnskap må bilagsnummerserie legges inn. Les her om hvordan dette settes opp: Sette opp bilagsnummerserier

 

6. Utsende leverandørbrev

Normalt gir man leverandørene to ukers varsel før man bytter fakturaadresse. Vi har noen maler her: https://ibi.zendesk.com/hc/articles/200891118

 

7. Installere Alternatiff

For en hurtig og stabil visning av fakturaene i IIS, anbefaler vi at dere installerer Alternatiff. Dette vil blant annet gjøre det enklere å printe ut fakturaene. Innstallasjon av Alternatiff kan gjøres gratis fra www.alternatiff.com.

Det er naturligvis også greit å benytte den noe enklere TIFF-leseren som er innebygget i IIS.

 

8. Sette seg inn i oppgavene til regnskapsbrukeren

Sett alle i regnskapsavdelingen inn i de daglige oppgavene de må gjøre i Ibistic.

 

9. Holde opplæring for sluttbrukerne

Benytt brukerveiledningene for varemottaker og godkjenner til å holde kurs for sluttbrukerne, slik at de er klare til å behandle fakturaer i systemet allerede fra dag en.

 

10. Produksjonssetting av IIS

Datoen for oppstart av IIS.

Det vil komme fakturaer fra den dag første faktura er mottatt fra skanningleverandøren.




Vedlagt er administrasjonsveiledning for å komme godt i gang med oppsettet:

Har du flere spørsmål? Send oss en henvendelse

Kommentarer