Filter

Følg

Kontoplansfiltrering gjør at brukerne kun får opp spesifiserte verdier i de ulike konteringsdimensjonene. Et godt definert filter gjør arbeidet mye mer behagelig for brukerne, ved at de slipper å lete i lange rullgardinlister, fylt med kontoer de aldri vil bruke. Det gir også en bedre kontroll på at det ikke blir kontert på steder det ikke skal konteres.

I IIS er det mulig å definere filtre, og deretter aktivere disse i forskjellige deler i organisasjonen. Ved endring av et filter, slipper man å gå inn på hver enkel enhet som bruker dette filteret. Ved å legge til en konto på et bestemt filter vil denne kontoen bli tilgjengelig for alle brukere som har dette filteret.

 
Redigere filter
All redigering av filtre gjøres på et sted. Under administrasjon, velg arkfanen ”Konteringsfiltre”.



Lage nytt filter
Trykk knappen ”Ny” som du finner på verktøylinjen. Skriv inn navn på filteret og eventuelt en beskrivelse. Trykk ”lagre”. Filteret er nå opprettet og inneholder den fulle kontoplanen. Les nedenfor for å se hvordan du definerer hva dette filteret skal inneholde.



 
Redigere et eksisterende filter
Velg filteret som skal redigeres i rullgardinmenyen Velg filter. La basisfilter stå som kontoplan.



I bildet ser du to bokser med rullgardinmenyer ved siden av hverandre. Boksen til venstre tar utgangspunkt i kontoplanen, mens den til høyre er det som er definert i filteret. La oss ta utgangspunkt i å lage et filter for dimensjonen avdeling. Velg avdeling i den venstre rullgardinmenyen og du vil få opp en liste over avdelingene i kontoplanen. Marker de avdelingende du ønsker skal være med i filteret, og trykk pilen til høyre. Disse avdelingene fjernes fra venstresiden og legges til i filteret til høyre. Ved å markere en avdeling i boksen til høyre og trykke på venstrepilen, fjernes avdelingen fra filteret. Vi kan la "Oslo" og "Vestfold" stå til høyre og trykke ”lagre”. Brukerne som har dette filteret, vil nå kun få tilgang til å kontere på disse to avdelingene.



Ønsker man at filteret skal inneholde alle verdiene for en dimensjon, fjerner man alle verdiene fra høyresiden. Hvis man ikke finner dimensjonen i høyre rullgardinmeny, vil brukerne ha tilgang til alle verdiene i denne dimensjonen.

Filter som arver et annet filter
Arving av filtre kan være praktisk hvis man har to eller flere filtre som skal være noenlunde like. Hvis et underkontor skal ha et filter (filter 2) med noen unntak på filteret til hovedkontoret (filter1), oppretter man et filter som tar utgangspunkt i filter 1 på følgende måte:

Opprett Filter 2 og rediger dette som forklart over ovenfor. Istedenfor å velge kontoplan, velges Filter 1 som basisfilter. Du får nå opp de dimensjonene og de verdiene i boksen til høyre som er definert av filter 1. Fargen blå betyr at verdiene er definert av filteret det arves fra.



Nå kan man starte å definere verdiene som skal være gjeldende i Filter 2, men ikke i Filter 1. Blåfargen følger alltid verdiene som er definert i Filter 1, mens nye verdier som blir definert i Filter 2, vil få fargen grønn. I praksis vil ikke denne fargen ha noen betydning for sluttbrukeren, men er til hjelp for å få oversikten. Nedenfor ser vi at ved å tillegge en ny verdi, vil denne bli grønn.



Hvis man gjør forandringer i Filter 1, vil dette få de samme konsekvenser for Filter 2. Dette betyr store besparelser i tid, hvis det skal legges til en verdi som skal gjelde for flere filtre. Alle filtrene som arver fra Filter 1, vil dermed bli oppdatert automatisk. I vårt eksempel vil Vestfold bli fjernet fra Filter 2, hvis den blir fjernet i Filter 1. Østfold vil forbli uforandret uansett hva som skjer i Filter 1, fordi den er definert spesielt i dette filteret og har fargen grønn.
 
Oversikt over hvem som bruker filteret
Velg det aktuelle filteret og trykk ”berørte enheter”. Der ser du en oppdatert liste over hvilke kontorer og brukere som har valgt dette filteret på "Filtrering" i "Kontor og brukere". Det kan være praktisk og ta en titt her når man gjør endringer, for å slippe å fjerne verdier til en bruker som behøver den.

Indikatoren, ~, kommer foran noen av brukerne i listen. Det betyr at enheten har valgt dette filteret på sitt oppsett. Hvis enheten ikke har den foran navnet i listen, betyr det at enheten har dette filteret aktivt på grunn av at kontoret enheten ligger i, eller et kontor enda høyere opp i hierarkiet, har valgt dette filteret.



 
Aktivere filter

Sette filter for kontorer
Velg et kontor i "Kontor og brukere", for eksempel Salg. Under arkfanen "Filtrering", marker sjekkboksen for "Benytt eget filter for denne enheten", velg det aktuelle filteret og trykk "lagre". Nå vil samtlige brukere i dette kontoret og dets underkontorer ha aktivert dette filteret. Man kan derimot overstyre dette filteret i eventuelle underkontorer.



 
Sette filter for brukere
Man kan også sette filter på brukernivå. Finn brukeren i "Kontor og brukere", velg arkfanen "Filtrering", aktiver kontoplansfiltrering, velg det aktuelle filteret og trykk "lagre". Nå vil denne brukeren alltid bli styrt av filteret som er satt, uansett filter i brukerens kontor.



Har du flere spørsmål? Send oss en henvendelse

Kommentarer