Arbeidsflyt i Ibistic

Standard arbeidsflyt, eller med andre ord den overordnede flyten for fakturaer og utlegg i Ibistic, bestemmes ut ifra godkjenningshierarkiet du setter opp i løsningen. Dette hierarkiet fremstilles sidelengs, som en slags mappestruktur, hvor øverste godkjenner vil ligge lengst til venstre i bildet, og diverse varemottakere og andre godkjennere ligger i underkontorene lengre til høyre i bildet (etter hvert som du oppretter disse). Det er viktig å ha med seg at denne fremstillingen ikke nødvendigvis representerer det tradisjonelle bildet man gjerne har til oppbygningen av selskapet. Bildet her representerer et godkjenningshierarki for fakturaene/utleggene. Noen bedrifter vil kanskje ha en egen godkjenner for bestemte roller på tvers av avdelinger i bedriften. Man kan også ha både varemottakere og godkjennere i samme kontor. Slike kontorer kan være ganske like i både Ibistic og i det tradisjonelle organisasjonskartet - Torunn Teamleder vil godkjenne for varemottaket til Simen Selger. Men i tilfelle Torunn har en beløpsgrense for hva hun kan godkjenne, må denne godkjenningen bli sendt videre opp i systemet. Her kommer altså det overordnede kontoret inn i spill.

Det kan dermed være lurt å bruke litt tid til å tenke på nøyaktig hvordan organisasjonen og godkjenningshierarkiet er bygd opp før man setter opp kontorer og brukere i Ibistic.

I dette artikkelen får man en overordnet gjennomgang av hvordan denne flyten fungerer, og hvordan man bør tenke for å sette opp et godkjenningshierarki som reflekterer behovene i din bedrift. Her får du en mer teknisk gjennomgang som forklarer hvordan du i praksis setter opp kontorer og brukere.

Varemottakeren er den personen som har mottatt en vare, og har i utgangspunktet ansvar for å sjekke at fakturaen som kommer inn stemmer overens med det som har blitt bestilt/mottatt.

Godkjenneren er ofte varemottakerens overordnede, og har gjerne formell myndighet til å gå god for innkjøpene/utgiftene i forhold til budsjett.

Varemottakere har ingen godkjenningsrettighet, noe som betyr at en faktura aldri kan overføres til regnskapssystemet dersom fakturaen kun har blitt varemottatt. Noen bedrifter ønsker å kun forholde seg til godkjennere, i de tilfeller der alle ansatte har mulighet til å godkjenne sine egne utgifter i en viss grad. Igjen, se seksjonen for antall signaturer for å få et bilde av hvordan fakturaer vil flyte i systemet i dette tilfellet: Regnskap → godkjenner → regnskap.

Regnskapsbrukeren er den som sender ut fakturaer til riktig varemottaker, og overfører fakturaen til regnskapssystemet når den er godkjent og kontert. Regnskapsbrukeren har innsyn i alle fakturaer som ligger i arbeidsflyten, uavhengig av hvor denne brukeren er plassert i hierarkiet. Det er gjerne disse brukerene som også administrerer Ibistic lokalt.

Bildet nedenfor viser et typisk oppsett for hierarkiet i Ibistic. Her vises hovedkontoret, underkontorer, og noen av brukerene. Øverst i dette bildet, finner du hovedkontoret. Alle kontorer er merket med et hus, og alle brukere merkes som en person. Hovedkontoret kontoret ligger litt til venstre for alt annet. Det betyr at alt annet ligger innenfor, eller under dette kontoret, inkludert Steinar Sjef, Markedsføring, og Sandra Selger. I dette bildet har vi åpnet underkontoret Salg - innenfor dette kontoret finner vi Sandra Selger, Simen Selger, og Torunn Teamleder. Man kan legge til enda et kontor innenfor dette kontoret også, og slik kan man fortsette så mye man har behov for.

I et typisk tilfelle vil Sandra og Simen Selger få rollen som varemottaker, og Torunn og Steinar vil få rollen som godkjenner. Vanligvis vil regnskapsbrukere motta alle nye fakturaer. Det spiller ingen rolle hvor i hierarkiet regnskapsbrukere er plassert. Men i dette tilfellet kan vi anta at regnskapsbrukerne ligger under kontoret Regnskap. La oss anta at regnskapsbrukeren distribuerer fakturaen til Simen Selger. I det Simen bekrefter varemottaket, vil Ibistic automatisk lete etter en godkjenner i det samme kontoret, og sende fakturaen videre til denne personen for godkjenning. I dette tilfellet er det Torunn Teamleder. Når Torunn har godkjent, vil fakturaen bli sendt tilbake til regnskapsbrukerene for overføring inn i økonomisystemet.

La oss ta eksempelet ovenfor et steg lenger, og sier at Torunn har en beløpsgrense på det hun kan godkjenne. Hun mottar en faktura på kr. 12.000,- mens hun har beløpsgrense på kr. 10.000,-. Det som vil skje, er at fakturaen vil bli merket med Godkjent (krever ytterligere godkjenning), og sendt en godkjenner i kontoret ovenfor. Først når Steinar Sjef godkjenner, vil fakturaen bli merket med Godkjent, og sendt tilbake til regnskap. Den brukeren som sitter på toppen av hierarkiet burde ikke ha noen beløpsgrense, ettersom fakturaer med høye beløp naturlig vil gå til denne brukeren for godkjenning. Du kan lese mer om beløpsgrenser her.

Selv om rollen varemottaker i Ibistic er ment for å gjøre visse oppgaver, andre oppgaver enn en godkjenner, er det egentlig ikke noen stor teknisk forskjell mellom disse i systemet. Systemet ser egentlig bare på en varemottaker som en godkjenner med 0,- i beløpsgrense. Når man setter opp kontorer og brukere, kan dette være lurt å huske på. En faktura vil aldri kunne bli overført til regnskapssystemet uansett hvor mange mennesker som har varemottatt for en faktura. Til det vil man alltid trenge en godkjenning som dekker hele beløpet.

En site kan bli satt opp med krav til én eller to signaturer. Dette betyr at en faktura må oppfylle kravet til signaturer før den kan bli overført til regnskapssystemet. Dersom en faktura ikke oppfyller kravet idet en regnskapsbruker prøver å overføre, vil fakturaen bli stoppet, og det vil komme opp en feilmelding. Da må regnskapsbrukeren sende ut denne fakturaen på nytt for å skaffe den resterende signaturen.

Både varemottak og godkjenning teller som én signatur. Men husk at man alltid trenger minst én godkjenning med en beløpsgrense som dekker hele beløpet - dersom det er en beløpsgrense, vil fakturaen fortsette oppover i kontorene til den til slutt finner en godkjenner som har dekning.

Enklest mulig flyt for begge disse oppsettene kan beskrives slik, så vi ser dermed bort fra eventuelle beløpsgrenser man ønsker å sette opp i tillegg:

I det øverste punktet her, er det bare Godkjenner som har dekning for beløpet (Varemottaker har alltid 0,- i beløpsgrense). Man oppfyller altså kravet til antall signaturer og beløpsgrense.

La oss ta et tilfelle hvor det er flere godkjennere i det samme kontoret. Dersom Torunn Teamleder støter på beløpsgrensen, og fakturaen blir sendt for ytterligere godkjenning, vil det være helt tilfeldig hvem av disse godkjennerene som får denne fakturaen inn i sin arbeidsflyt, med mindre Torunn spesifiserer noen. I visningen nedenfor er er alle godkjennere markert med rødt.

Om man ønsker, kan man spesifisere en kontorgodkjenner som alltid vil motta fakturaer som kommer til dette kontoret, med mindre noen andre er spesifisert. Man kan ha én slik godkjenner per kontor. Husk at godkjenningen til en kontorgodkjenner ikke veier hverken mer eller mindre enn godkjenningen til en annen, om alt annet er likt. Å ha en kontorgodkjenner betyr ganske enkelt at fakturaer blir omdirigert til denne personen som standard. Her kan du lære mer om hvordan du setter opp kontorgodkjennere.

Dersom man ønsker å gjøre administrasjonen litt enklere for seg selv, kan man sette opp en beløpsgrense for alle godkjennerene innenfor et kontor. Da vil man slippe å spesifisere beløpsgrense per godkjenner. En beløpsgrense på kontoret vil påvirke alle godkjennerene i det gjeldende kontoret, og alle underkontorer. Du kan lese mer om beløpsgrenser her.

Vi får ofte spørsmål om hvorfor man må godkjenne en faktura, selv om beløpsgrensen tilsier at det kreves ytterligere godkjenning. Hvorfor sendes ikke bare fakturaen direkte til en person som faktisk har dekning for å godkjenne beløpet? Tenk deg en organisasjon med 500 ansatte -- Dagfrid Direktør vet ikke nødvendigvis hvem Vibeke Varemottaker er, eller hvorfor hun har fått denne fakturaen. Men dersom Dagfrid ser at det er to andre godkjennere hun kjenner som har godkjent fakturaen, får hun med én gang mer trygghet i å godkjenne selv, og hun kan enklere spørre disse godkjennerene dersom hun er i tvil. Systemet drar altså nytte av tilliten som eksisterer mellom kolleger, og gjør at det er enklere å fatte beslutninger.