Beløpsgrenser

Følg

Ved å sette beløpsgrenser i Ibistic kan du på en enkel måte se til at ingen overskrider de beløpene de har skal, og det er samtidig en måte å kontrollere fakturaflyten på. Når noen godkjenner et fakturaelement som overskrider deres beløpsgrense, vil linjen / fakturaelementet bli sendt til en godkjenner oppover i hierarkiet for ytterligere godkjenning.

Begynn med å klikke "kontorer og brukere" fra hovedmenyen:



Beløpsgrense på bruker
Fra kontorer og brukere, velg brukeren som du ønsker å sette en beløpsgrense på.



Velg arkfanen "beløpsgrenser", og klikk "ny". Herfra spesifiserer du beløpsgrensen du ønsker å gi til brukeren, og klikker "lagre". Det er valgfritt å spesifisere valuta og dimensjonsverdi.

Dersom du ønsker å spesifisere forskjellige beløpsgrenser for forskjellige valutaer, kan du gjøre det også. Merk at Ibistic sjekker for beløpsgrense automatisk basert på dagens valutakurser, selv om du ikke har oppgitt noen spesiell beløpsgrense for den valutaen. Ibistic sjekker for de mest vanlige valutakursene, men ikke alle.

Du kan sette opp så mange beløpsgrenser du ønsker. For eksempel, om du ønsker å ha en høyere/lavere beløpsgrense en den "generelle" grensen basert på leverandør, kan du gjøre det.

Spesifikke beløpsgrenser vil alltid overstyre generelle beløpsgrenser. La oss ta et eksempel:


Vi kan se at Torunn har rettigheter til å godkjenne opp til kr. 3000,- alene. Unntaket er dersom fakturaelementet kommer fra leverandør "1001" (God Pizza AS) - i hvilket tilfelle hennes beløpsgrense er kr. 1250,-. Men du kan også lage spesifikke beløpsgrenser som er høyere enn den generelle grensen. Eller så kan du velge å ikke ha noen generell grense i det hele tatt, men kun ha grense for enkelte kontoer eller leverandører. Så beløpsgrensene kan være forskjellige basert på konteringen på konteringslinjen, og du kan legge til så mange beløpsgrenser du ønsker.


Beløpsgrense på kontor
En beløpsgrense på et kontor fungerer stort sett på samme måte som en beløpsgrense på en bruker. Forskjellen er at beløpsgrensen på kontoret fungerer rekursivt på alle brukere og kontorer nedenfor i hierarkiet. For å sette beløpsgrense på et kontor, velger du kontoret du ønsker, klikker arkfanen "beløpsgrenser", og fyller inn feltene på den vanlige måten.



Også i dette tilfellet vil spesifikke beløpsgrenser overstyre generelle beløpsgrenser. Så dersom du har en beløpsgrense på et kontor og en beløpsgrense på en bruker innenfor dette kontoret, så vil beløpsgrensen på brukeren overstyre den grensen som finnes på kontoret.

Så om vi tar eksempelet med Torunn ovenfor, så ville ikke hun bli påvirket av denne beløpsgrensen (på kontoret) i det hele tatt. Men la oss late som at vi også gjør Simen til en godkjenner, uten å legge på noen beløpsgrense på ham. Han vil bare ha mulighet til å godkjenne opp til kr. 2000,- alene, på grunn av beløpsgrensen på kontoret. Om vi kun setter en spesifikk beløpsgrense for ham som vi gjorde for Torunn (kr. 1250,- for God Pizza AS), vil han ha mulighet til å godkjenne for alt opp til kr. 2000,- med mindre fakturaen kommer fra God Pizza AS (i hvilket tilfelle han har kr. 1250 i beløpsgrense).

 

Beløpsgrenser på elementnivå

Vær oppmerksom på at beløpsgrenser for godkjenner gjelder på fakturaelementnivå. Det er derfor ikke totalbeløpet på faktura som er avgjørende, men elementet / linjen som skal godkjennes. Forutsetningen er at fakturaelementet ikke ble opprettet av godkjenner selv. Det er dermed ikke mulig for godkjenner selv å splitte en faktura for å komme seg under beløpsgrensen.

Noen eksempler:

Gunnar Godkjenner har beløpsgrense på 10 000 kr.

* Gunnar mottar én konteringslinje på 11 000 kr. Gunnar vil da ikke ha tilstrekkelig prokura til å godkjenne denne, selv om Gunnar splitter beløpet.

* Hvis Gunnar mottar 2 konteringslinjer på 6 000 kr, altså til sammen 12 000 kr, så vil han kunne godkjenne disse, fordi de ble splittet av noen andre enn Gunnar.

 

Konfigurasjonsmuligheter

Det også mulig å endre oppsettet, med følgende alternativer:

1.  Alle har beløpsgrense 0, så fremt ikke annet er spesifisert

-> Man får ikke godkjent noe, før man spesifikt får tillatelse til å godkjenne innenfor et beløp.

 

2. Alle har beløpsgrense 999 999 999,00, så fremt ikke annet er spesifisert.

-> Du kan godkjenne så mye du vil så lenge ingen har begrenset tillatelsen din med å gi deg en beløpsgrense.

 

Standardoppsett er alternativ 2, og er det de fleste siter har. Kontakt Ibistic Support dersom det ønskes endring fra standard oppsett.

Har du flere spørsmål? Send oss en henvendelse

Kommentarer