Opprette og administrere brukere

Følg

Før du oppretter det første kontoret eller den første brukeren, er det en god idé å få kartlagt godkjennelseshierarkiet og hvem som skal ha rettigheter til hva.

Opprett en bruker

I hovemenyen, gå til "Administrasjon".

 

Velg "Kontor og brukere".

 

Velg deretter kontoret hvor du vil opprette brukeren. Velg "ny" under "brukere". 

 

4)  Legg inn brukeropplysningene, og velg "generer passord og send e-post med nytt passord". Trykk på "lagre"

 

Brukerinstillinger

Velg den aktuelle brukeren.

Fanen "Detaljer": Her kan du endre brukerens opplysninger, legge til adresse, endre password, osv.

Fanen "Innstillinger": Her kan du gi brukeren forskjellige rettighet som de skal ha i Ibistic. Mer om dette lenger nede.

Fanen "Arkivtilgang": Her kan du gi brukeren tilgang til fakturaarkivet hos andre brukere eller kontorer, og fakturaer som er behandlet på en spesiell måte.

Fanen "Beløpsgrenser": Her kan du sette beløpsgrenser for den enkelte bruker. Man kan skille på beløpsgrenser på forskjellige dimensjoner (generell, leverandør, kosttyper, kontering, osv.).

Fanen "Omdirigering": Her kan du sette automatiske omdirigeringer på brukeren, slik at fakturaer som kommer inn til Ibistic automatisk blir rutet til denne brukeren. Omdirigeringen kan baseres på dokumenttype, leverandør, eller teksten i referansefeltet på fakturaen.

Fanen "Fraværsassistent": Om brukeren er borte, kan du her sette opp en stedfortreder som overtar brukerens rettigheter i Ibistic (fraværsassistenten kan settes opp av regnskapsbrukeren eller brukeren selv).

Fanen "Varsling": Med varsling kan brukeren få tilsendt en mail fra Ibistic hver gang vedkommende har noe til behandling. Man kan også velge å få tilsendt daglig statusrapport. Dette kan styres av regnskapsbrukeren eller brukeren selv.

Fanen "Filtrering": Her kan du tildele et kontoplanfilter for brukeren. Brukeren vil da ikke ha tilgang til å kontere på alle tilgjengelige kontoer i kontoplanen.

Fanen "Identitet": Hvis brukeren skal ha adgang til flere regnskap/siter i Ibistic, kan du her knytte profiler sammen. Da vil brukeren bare ha én login til fler regnskap/siter.

 

Brukerrettigheter

  1. Klikk på fanen "innstillinger"
  2. Tildel brukeren de aktuelle rettighetene
  3. Klikk på "lagre"

Behandling

“Behandling” er de “aktive” handlinger som den enkelte bruker kan foreta i Ibistic. Du kan tildele den brukeren følgende “Process handling” i Ibistic:

Behandling av fakturaer: Gir brukeren rettigheter til å behandle alle fakturaer i løsningen (denne funskjonen bør bare gis til regnskapsbrukeren).

Varemottak for fakturaer: Gir brukeren rettigheter til å varemotta fakturaer.

Godkjenning av fakturaer: Gir brukeren rettigheter til å godkjenne fakturaer (bør gis til ledelsen og budsjettansvarlige)

Fakturaoppretting: Gir brukeren rettighet til å manuelt opprette fakturaer.

De valgene vi ikke forklarer her tilhører vår utlegg/reiseoppgjørsmodul, og forklares i en separat artikkel.

 

Innsikt

"Innsikt" er rettigheter for rapporter og arkiv brukeren kan ha i Ibistic.

Rapportvisning: Gir brukeren tilgang til standardrapportene i Ibistic.

Arkivsøk (alle fakturaer): Gir brukeren tilgang til å søke etter alle fakturaer i regnskapet.

Arkivsøk (egne fakturaer): Gir brukeren tilgang til å søke etter egnge fakturaer (bør gis til alle om de ikke allerede har rettighet til å søke etter alle fakturaer).

Fakturaoppslag (eksternt): Dersom deres økonomisystem har en oppslagsfunksjon mot Ibistic, vil det være mulig å trykke på en link i deres økonomisystem som viser den aktuelle fakturaen i fakturaarkivet i Ibistic. Dette valget gir brukeren rettighet til å slå opp i Ibistic fra deres økonomissytem.

De valgene vi ikke forklarer her tilhører vår utlegg/reiseoppgjørsmodul, og forklares i en separat artikkel.

 

Administrasjon

Under administrasjon kan du tildele brukeren forskjellige rettigheter til å administrere Ibistic. Følgende rettigheter kan tildeles:

Administrer kontor & brukere: Gir brukeren administratorrettigheter i hele løsningen (bør kun gis til regnskapsbrukeren). 

Kontoplanredigering: Gir visnings-/redigeringstilgang til data importert fra regnskapssystemet deres. Eventuelle endringer vil bli overskrevet neste gang importen fra regnskapssystemet kjører (bør kun gis til regnskapsbrukere).

Administrering av leverandørkontering: Lar deg spesifisere standardkonteringer som automatisk vil bli påført nye fakturaer som kommer inn til Ibistic, basert på leverandør.

De valgene vi ikke forklarer her tilhører vår utlegg/reiseoppgjørsmodul, og forklares i en separat artikkel.

Har du flere spørsmål? Send oss en henvendelse

Kommentarer