Før du oppretter det første kontoret eller den første brukeren, er det en god idé å få kartlagt godkjennelseshierarkiet og hvem som skal ha rettigheter til hva.
Opprett en bruker
I hovemenyen, gå til "Administrasjon".
Velg "Kontor og brukere".
Velg deretter kontoret hvor du vil opprette brukeren. Velg "ny" under "brukere".
4) Legg inn brukeropplysningene, og velg "generer passord og send e-post med nytt passord". Trykk på "lagre"
Brukerinstillinger
Velg den aktuelle brukeren.
Fanen "Detaljer": Her kan du endre brukerens opplysninger, legge til adresse, endre password, osv.
Fanen "Innstillinger": Her kan du gi brukeren forskjellige rettighet som de skal ha i Ibistic. Mer om dette lenger nede.
Fanen "Arkivtilgang": Her kan du gi brukeren tilgang til fakturaarkivet hos andre brukere eller kontorer, og fakturaer som er behandlet på en spesiell måte.
Fanen "Beløpsgrenser": Her kan du sette beløpsgrenser for den enkelte bruker. Man kan skille på beløpsgrenser på forskjellige dimensjoner (generell, leverandør, kosttyper, kontering, osv.).
Fanen "Omdirigering": Her kan du sette automatiske omdirigeringer på brukeren, slik at fakturaer som kommer inn til Ibistic automatisk blir rutet til denne brukeren. Omdirigeringen kan baseres på dokumenttype, leverandør, eller teksten i referansefeltet på fakturaen.
Fanen "Fraværsassistent": Om brukeren er borte, kan du her sette opp en stedfortreder som overtar brukerens rettigheter i Ibistic (fraværsassistenten kan settes opp av regnskapsbrukeren eller brukeren selv).
Fanen "Varsling": Med varsling kan brukeren få tilsendt en mail fra Ibistic hver gang vedkommende har noe til behandling. Man kan også velge å få tilsendt daglig statusrapport. Dette kan styres av regnskapsbrukeren eller brukeren selv.
Fanen "Filtrering": Her kan du tildele et kontoplanfilter for brukeren. Brukeren vil da ikke ha tilgang til å kontere på alle tilgjengelige kontoer i kontoplanen.
Fanen "Identitet": Hvis brukeren skal ha adgang til flere regnskap/siter i Ibistic, kan du her knytte profiler sammen. Da vil brukeren bare ha én login til fler regnskap/siter.
Brukerrettigheter
- Klikk på fanen "innstillinger"
- Tildel brukeren de aktuelle rettighetene
- Klikk på "lagre"
Behandling
“Behandling” er de “aktive” handlinger som den enkelte bruker kan foreta i Ibistic. Du kan tildele den brukeren følgende “Process handling” i Ibistic:
Behandling av fakturaer: Gir brukeren rettigheter til å behandle alle fakturaer i løsningen (denne funskjonen bør bare gis til regnskapsbrukeren).
Varemottak for fakturaer: Gir brukeren rettigheter til å varemotta fakturaer.
Godkjenning av fakturaer: Gir brukeren rettigheter til å godkjenne fakturaer (bør gis til ledelsen og budsjettansvarlige)
Fakturaoppretting: Gir brukeren rettighet til å manuelt opprette fakturaer.
De valgene vi ikke forklarer her tilhører vår utlegg/reiseoppgjørsmodul, og forklares i en separat artikkel.
Innsikt
"Innsikt" er rettigheter for rapporter og arkiv brukeren kan ha i Ibistic.
Rapportvisning: Gir brukeren tilgang til standardrapportene i Ibistic.
Arkivsøk (alle fakturaer): Gir brukeren tilgang til å søke etter alle fakturaer i regnskapet.
Arkivsøk (egne fakturaer): Gir brukeren tilgang til å søke etter egnge fakturaer (bør gis til alle om de ikke allerede har rettighet til å søke etter alle fakturaer).
Fakturaoppslag (eksternt): Dersom deres økonomisystem har en oppslagsfunksjon mot Ibistic, vil det være mulig å trykke på en link i deres økonomisystem som viser den aktuelle fakturaen i fakturaarkivet i Ibistic. Dette valget gir brukeren rettighet til å slå opp i Ibistic fra deres økonomissytem.
De valgene vi ikke forklarer her tilhører vår utlegg/reiseoppgjørsmodul, og forklares i en separat artikkel.
Administrasjon
Under administrasjon kan du tildele brukeren forskjellige rettigheter til å administrere Ibistic. Følgende rettigheter kan tildeles:
Administrer kontor & brukere: Gir brukeren administratorrettigheter i hele løsningen (bør kun gis til regnskapsbrukeren).
Kontoplanredigering: Gir visnings-/redigeringstilgang til data importert fra regnskapssystemet deres. Eventuelle endringer vil bli overskrevet neste gang importen fra regnskapssystemet kjører (bør kun gis til regnskapsbrukere).
Administrering av leverandørkontering: Lar deg spesifisere standardkonteringer som automatisk vil bli påført nye fakturaer som kommer inn til Ibistic, basert på leverandør.De valgene vi ikke forklarer her tilhører vår utlegg/reiseoppgjørsmodul, og forklares i en separat artikkel.
Kommentarer