Hva er Invoice Drop?
Ibistic Invoice Drop er en tjeneste drevet av Ibistic Technologies. Man mottar sender fakturaer, kreditnotaer, og purringer (sammen med eventuelle vedlegg til disse) i en e-postboks. Dokumentene blir tolket hos en skanningssentral hvor innholdet i fakturaen blir tolket og fremstilt digitalt i Ibistic, slik at regnskapsføreren slipper å taste inn alle dataene manuelt for hver faktura. Fakturaer vil også komme frem mye raskere enn ved bruk av fysisk post.
Om dette dokumentet
Denne dokumentasjonen er kun ment for bruk av dere som er kunder av Ibistic. Den kan være til hjelp for dere som er i en overgangsperiode hvor dere fremdels mottar mange fakturaer som fysisk post, og ønsker å få dette tolket inn i Ibistic. Denne dokumentasjonen skal ikke distribueres til leverandører, ettersom det erfaringsmessig vil bli forvirring rundt hva som skal sendes, i hvilket format, og med hva slags innstillinger på skanneren.
Det eneste deres leverandører trenger å vite er at de skal sende systemgenererte pdf-filer til Invoice drop. Med systemgenererte pdf-filer, menes det altså filer som er generert direkte fra leverandørens økonomisystem, og er et ekte dokument hvor det er mulig å f.eks markere teksten. Dersom en leverandør ikke har mulighet for dette, skal de sende fakturaene som fysisk post, på normal måte.
Hvordan man sender dokumenter
E-posten må oppfylle følgende krav:
- Alle fakturaer må være i A4-format.
- Faktura må sendes som et dokument lagret i .pdf-format, eller som et bilde, lagret i .tiff-format.
- Hver faktura med eventuelle bilag til fakturaen, må sendes som én fil i e-posten (med mindre man benytter seg av skilleark, som beskrevet senere i denne artikkelen under "Sende flere fakturaer én fil").
Flere fakturaer (filer) kan sendes i en og samme e-post. I tillegg gjelder normale regler for utstedelse av faktura, som må inneholde:
- Fakturautsteders organisasjonsnummer
- Fakturautsteders IBAN- eller bankkontonummer
- Fakturanummer
- Fakturadato
- Forfallsdato
- Nettobeløp
- Bruttobeløp (totalbeløp)
- MVA-beløp
- Valutaangivelse i henhold til ISO 4217
Når du har sendt fakturaen, vil du motta en bekreftelse fra Invoice Drop, om at fakturaen er mottatt. Meldingen vil se omtrent slik ut:
Du vil alltid motta en melding fra Invoice Drop for hver e-post du sender dit. Det kan være en bekreftelse på at fakturaen ble mottatt (som denne), eller en feilmelding. Meldingen pleier å komme etter kort tid, men det kan variere basert på nettverkstrafikk.
Hvordan få best mulig tolkning på filen?
Best resultat får du ved å sende en systemgenerert pdf-fil. Dersom du ikke har mulighet til det, kan du skanne fakturaene som et bilde i TIFF-format, og sende direkte fra skanneren.
Merk: Dere må aldri skanne til PDF-format, kun TIFF. Grunnen til det er at alle PDF filer som sendes til invoicedrop allikevel blir konvertert til TIFF format, men konverteringen av en skannet PDF fil blir langt dårligere enn en systemgenerert PDF fil, og sannsynligheten for tolkningsfeil blir derfor større.
Ved skanning er det følgende oppsett som gir absolutt best resultat for den maskinelle
tolkningen:
Om du sender dokumentene direkte fra skanneren, må du sette opp skanneren med din egen returadresse, slik at du vil få bekreftelser/feilmeldinger inn på denne e-postadressen.
Feilmeldinger fra Invoice DropIngen vedlegg
Denne meldingen vil du få dersom du har glemt vedlegg til e-posten. Samme feilmelding kommer også dersom du sendte til en adresse som ikke er registrert hos Invoice Drop
Flere mottakere (e-posten ble sendt til flere enn én adresse)
Du vil få denne meldingen dersom du hadde flere meldinger i Til: feltet på e-posten. I dette feltet skal det kun være Invoice Drop-adressen.
Feilformatert PDF
Denne feilmeldingen betyr at dokumentet ikke er et gyldig .tiff-dokument.
Dokument Tracking
I Ibistic finnes det en rapport som viser PDF og TIFF fakturaer sendt til invoicedrop, med filnavn, avsenders mail adresse, dato og tidspunkt som filene ble sendt, tracking ID, og aktiv status på dokumentene (avventer OCR, mottatt i Ibistic eller avvist med en feilmelding). Du kan søke på datointervall, og eksportere rapporten til Excel. Vi anbefaler sterkt at du bruker denne rapporten for å holde oversikt over alle fakturaene som er sendt til invoicedrop. Hvis du trenger ytterligere hjelp vedrørende status på fakturaene i denne rapporten, vennligst oppgi tracking ID for Ibistic Support.
Du kan finne rapporten under Rapporter -> Log -> Invoicedrop: received invoices
SLA - Straks du har mottatt kvittering, så blir filen automatisk sendt til OCR tolking, og det løper deretter en 26 timers SLA på arbeidsdager (mandag til fredag). For norske invoicedrop adresser, så er SLA innen 14:00 neste arbeidsdag. Grunnen til at det kan ta noe tid, er at det skal skje en manuell verifisering av datatolkingen i tillegg til automatisk datafangst, for å sikre best mulig kvalitet med minst 99.7% nøyaktighet på feltnivå.
Kommentarer