Hva er Invoice Drop?
Ibistic Invoice Drop er en tjeneste drevet av Ibistic Technologies. Man mottar sender fakturaer, kreditnotaer, og purringer (sammen med eventuelle vedlegg til disse) i en e-postboks. Dokumentene blir tolket hos en skanningssentral hvor innholdet i fakturaen blir tolket og fremstilt digitalt i Ibistic, slik at regnskapsføreren slipper å taste inn alle dataene manuelt for hver faktura. Fakturaer vil også komme frem mye raskere enn ved bruk av fysisk post.
Om dette dokumentet
Denne dokumentasjonen er kun ment for bruk av dere som er kunder av Ibistic. Den kan være til hjelp for dere som er i en overgangsperiode hvor dere fremdels mottar mange fakturaer som fysisk post, og ønsker å få dette tolket inn i Ibistic. Denne dokumentasjonen skal ikke distribueres til leverandører, ettersom det erfaringsmessig vil bli forvirring rundt hva som skal sendes, i hvilket format, og med hva slags innstillinger på skanneren.
Det eneste deres leverandører trenger å vite er at de skal sende systemgenererte pdf-filer til Invoice drop. Med systemgenererte pdf-filer, menes det altså filer som er generert direkte fra leverandørens økonomisystem, og er et ekte dokument hvor det er mulig å f.eks markere teksten. Dersom en leverandør ikke har mulighet for dette, skal de sende fakturaene som fysisk post, på normal måte.
Hvordan man sender dokumenter
- Alle fakturaer må være i A4-format.
- Faktura må sendes som et dokument lagret i .pdf-format, eller som et bilde, lagret i .tiff-format.
- Hver faktura med eventuelle bilag til fakturaen, må sendes som én fil i e-posten (med mindre man benytter seg av skilleark, som beskrevet senere i denne artikkelen under "Sende flere fakturaer én fil").
- Fakturautsteders organisasjonsnummer
- Fakturautsteders IBAN- eller bankkontonummer
- Fakturanummer
- Fakturadato
- Forfallsdato
- Nettobeløp
- Bruttobeløp (totalbeløp)
- MVA-beløp
- Valutaangivelse i henhold til ISO 4217
Hvordan få best mulig tolkning på filen?
Best resultat får du ved å sende en systemgenerert pdf-fil. Dersom du ikke har mulighet til det, kan du skanne fakturaene som et bilde i TIFF-format, og sende direkte fra skanneren.
Feilmeldinger fra Invoice Drop
Ingen vedlegg
Denne meldingen vil du få dersom du har glemt vedlegg til e-posten. Samme feilmelding kommer også dersom du sendte til en adresse som ikke er registrert hos Invoice Drop
Feilformatert PDF
Legge til dokumenter som anneks
Hvis du ønsker å legge til andre dokumenter som anneks til et dokument, så må du bruke skillearket vedlagt under, som indikerer til scanne service at påfølgende dokumenter er anneks til det første dokumentet i filen.
I annet fall så vil skannesystemet feile i OCR tolkingen, ettersom dokumentet vil tolkes som om det er flere fakturaer i samme fil - og tolkingen vil ikke vite hvilken data som skal plukkes opp (som faktura dato, faktura nummer, og beløp). Med skillearket under, kan du klart definere hva som skal tolkes som faktura, og hva som er vedlegg.
Last ned: Cover sheet annex
Vi håper dette er enkelt å bruke, men ønsker tilbakemelding hvis noe skulle være uklart.
Vennligst følg denne enkle prosedyren:
- Skriv ut et lite antall av hvert av de to skillearkene (de siste to sidene i dette dokumentet). Husk at disse skillearkene kan brukes i så mange skanneoperasjoner du måtte ønske.
- Sortér fakturaene i enkeltsidige og flersidige fakturaer (fakturaer med mer enn én
side). - Legg alle de enkeltsidige fakturaene i én bunke og legg skillearket «Vouchers - Single
page» på toppen. - På toppen av hver flersidige faktura, legg skillearket «Single voucher - Multiple
pages». - Legg alle disse bunkene sammen, og dobbeltsjekk at alle skillearkene stemmer.
Husk: Det første arket i bunken må være et skilleark, ellers vil hele den ferdige
filen bli ansett som én eneste faktura. - Skann hele bunken som én fil, og unngå blanke sider (hør med IT-avdelingen
deres om hvordan skanneren konfigureres for dette). - Send filen som normalt til [firma]@invoicedrop.com.
- Du burde nå få en e-post med en bekreftelse som ser nogenlunde slik ut:
Spørsmål
Dersom du har spørsmål, vennligst kontakt Ibistic Support ved support@ibistic.com
Kommentarer