Hvordan bruke Invoice Drop

Avatar
Erlend Jacobsen
Følg

Hva er Invoice Drop?

Ibistic Invoice Drop er en tjeneste drevet av Ibistic Technologies. Man mottar sender fakturaer, kreditnotaer, og purringer (sammen med eventuelle vedlegg til disse) i en e-postboks. Dokumentene blir tolket hos en skanningssentral hvor innholdet i fakturaen blir tolket og fremstilt digitalt i Ibistic, slik at regnskapsføreren slipper å taste inn alle dataene manuelt for hver faktura. Fakturaer vil også komme frem mye raskere enn ved bruk av fysisk post.



Om dette dokumentet

Denne dokumentasjonen er kun ment for bruk av dere som er kunder av Ibistic. Den kan være til hjelp for dere som er i en overgangsperiode hvor dere fremdels mottar mange fakturaer som fysisk post, og ønsker å få dette tolket inn i Ibistic. Denne dokumentasjonen skal ikke distribueres til leverandører, ettersom det erfaringsmessig vil bli forvirring rundt hva som skal sendes, i hvilket format, og med hva slags innstillinger på skanneren.

Det eneste deres leverandører trenger å vite er at de skal sende systemgenererte pdf-filer til Invoice drop. Med systemgenererte pdf-filer, menes det altså filer som er generert direkte fra leverandørens økonomisystem, og er et ekte dokument hvor det er mulig å f.eks markere teksten. Dersom en leverandør ikke har mulighet for dette, skal de sende fakturaene som fysisk post, på normal måte.



Hvordan man sender dokumenter

E-posten må oppfylle følgende krav:
  •  Alle fakturaer må være i A4-format.
  •  Faktura må sendes som et dokument lagret i .pdf-format, eller som et bilde, lagret i .tiff-format.
  •  Hver faktura med eventuelle bilag til fakturaen, må sendes som én fil i e-posten (med mindre man benytter seg av skilleark, som beskrevet senere i denne artikkelen under "Sende flere fakturaer én fil").
 
Flere fakturaer (filer) kan sendes i en og samme e-post. I tillegg gjelder normale regler for utstedelse av faktura, som må inneholde:
  •  Fakturautsteders organisasjonsnummer
  •  Fakturautsteders IBAN- eller bankkontonummer
  •  Fakturanummer
  •  Fakturadato
  •  Forfallsdato
  •  Nettobeløp
  •  Bruttobeløp (totalbeløp)
  •  MVA-beløp
  •  Valutaangivelse i henhold til ISO 4217

Når du har sendt fakturaen, vil du motta en bekreftelse fra Invoice Drop, om at fakturaen er mottatt. Meldingen vil se omtrent slik ut:


Du vil alltid motta en melding fra Invoice Drop for hver e-post du sender dit. Det kan være en bekreftelse på at fakturaen ble mottatt (som denne), eller en feilmelding. Meldingen pleier å komme etter kort tid, men det kan variere basert på nettverkstrafikk.


Hvordan få best mulig tolkning på filen?

Best resultat får du ved å sende en systemgenerert pdf-fil. Dersom du ikke har mulighet til det, kan du skanne fakturaene som et bilde i TIFF-format, og sende direkte fra skanneren.
Merk: Dere må aldri skanne til PDF-format, kun TIFF. Grunnen til det er at alle PDF filer som sendes til invoicedrop allikevel blir konvertert til TIFF format, men konverteringen av en skannet PDF fil blir langt dårligere enn en systemgenerert PDF fil, og sannsynligheten for tolkningsfeil blir derfor større.

Ved skanning er det følgende oppsett som gir absolutt best resultat for den maskinelle
tolkningen:


Om du sender dokumentene direkte fra skanneren, må du sette opp skanneren med din egen returadresse, slik at du vil få bekreftelser/feilmeldinger inn på denne e-postadressen.

Feilmeldinger fra Invoice Drop

Ingen vedlegg

Denne meldingen vil du få dersom du har glemt vedlegg til e-posten. Samme feilmelding kommer også dersom du sendte til en adresse som ikke er registrert hos Invoice Drop


Flere mottakere (e-posten ble sendt til flere enn én adresse)

Du vil få denne meldingen dersom du hadde flere meldinger i Til: feltet på e-posten. I dette feltet skal det kun være Invoice Drop-adressen.


Feilformatert PDF
Denne feilmeldingen betyr at dokumentet ikke er et gyldig .tiff-dokument.



Legge til dokumenter som anneks

Hvis du ønsker å legge til andre dokumenter som anneks til et dokument, så må du bruke skillearket vedlagt under, som indikerer til scanne service at påfølgende dokumenter er anneks til det første dokumentet i filen.

I annet fall så vil skannesystemet feile i OCR tolkingen, ettersom dokumentet vil tolkes som om det er flere fakturaer i samme fil - og tolkingen vil ikke vite hvilken data som skal plukkes opp (som faktura dato, faktura nummer, og beløp). Med skillearket under, kan du klart definere hva som skal tolkes som faktura, og hva som er vedlegg. 

Last ned: Cover sheet annex


Flere fakturaer i én fil

Vi har fått tilbakemelding fra flere av våre kunder og partnere om at det kan være tidkrevende og kjedelig å skanne hver enkelt faktura til én fil når du bruker Ibistic Invoice Drop. Vi er derfor glade for å kunne meddele at vi har laget funksjonalitet som gjør at alle brukere kan sende oss flere fakturaer i én og samme fil.
 
Konseptet er enkelt: Ved å bruke skillearkene forteller du oss om de påfølgende sidene skal tolkes som én faktura på flere sider, eller slik at hver ny side er en ny faktura. Du kan bruke et ubegrenset antall skilleark i samme fil, så lenge den første siden er et skilleark.


Vi håper dette er enkelt å bruke, men ønsker tilbakemelding hvis noe skulle være uklart.
Vennligst følg denne enkle prosedyren:

  1. Skriv ut et lite antall av hvert av de to skillearkene (de siste to sidene i dette dokumentet). Husk at disse skillearkene kan brukes i så mange skanneoperasjoner du måtte ønske.
  2. Sortér fakturaene i enkeltsidige og flersidige fakturaer (fakturaer med mer enn én
    side).
  3. Legg alle de enkeltsidige fakturaene i én bunke og legg skillearket «Vouchers - Single
    page» på toppen.
  4. På toppen av hver flersidige faktura, legg skillearket «Single voucher - Multiple
    pages».
  5. Legg alle disse bunkene sammen, og dobbeltsjekk at alle skillearkene stemmer.
    Husk: Det første arket i bunken må være et skilleark, ellers vil hele den ferdige
    filen bli ansett som én eneste faktura.
  6. Skann hele bunken som én fil, og unngå blanke sider (hør med IT-avdelingen
    deres om hvordan skanneren konfigureres for dette).
  7. Send filen som normalt til [firma]@invoicedrop.com.
  8. Du burde nå få en e-post med en bekreftelse som ser nogenlunde slik ut:


 

Dokument Tracking
 
I Ibistic finnes det en rapport som viser PDF og TIFF fakturaer sendt til invoicedrop, med filnavn, avsenders mail adresse, dato og tidspunkt som filene ble sendt, tracking ID, og aktiv status på dokumentene (avventer OCR, mottatt i Ibistic eller avvist med en feilmelding). Du kan søke på datointervall, og eksportere rapporten til Excel. Vi anbefaler sterkt at du bruker denne rapporten for å holde oversikt over alle fakturaene som er sendt til invoicedrop. Hvis du trenger ytterligere hjelp vedrørende status på fakturaene i denne rapporten, vennligst oppgi tracking ID for Ibistic Support.
 
Du kan finne rapporten under Rapporter -> Log -> Invoicedrop: received invoices
 
 
SLA - Straks du har mottatt kvittering, så blir filen automatisk sendt til OCR tolking, og det løper deretter en 26 timers SLA på arbeidsdager (mandag til fredag). For norske invoicedrop adresser, så er SLA innen 14:00 neste arbeidsdag. Grunnen til at det kan ta noe tid, er at det skal skje en manuell verifisering av datatolkingen i tillegg til automatisk datafangst, for å sikre best mulig kvalitet med minst 99.7% nøyaktighet på feltnivå.
 

Spørsmål

Dersom du har spørsmål, vennligst kontakt Ibistic Support ved support@ibistic.com

 
Har du flere spørsmål? Send oss en henvendelse

Relaterte artikler

Kommentarer