Håndter Manuelt

Følg

Funktionen ”Håndter manuelt” er lavet så man let kan indikere over for Ibistic, at fx en faktura allerede er blevet behandlet og betalt uden om Ibistic - og at man derfor ikke behøver at overføre Fakturaen til økonomisystemet igen. Man finder funktionen her:

 DANSK_Process_Manually_1.PNG

Når man vælger at håndtere en faktura manuelt så vil fakturaen blive fjernet fra ”Fakturaer til Behandling”-arkivet, og arkiveret med statussen ”Manuelt håndteret” i ”Fakturaarkivet”.

Det betyder dog også, at hvis man ved en fejltagelse kommer til at håndtere en faktura manuelt, så findes der ingen måde hvorpå man med det samme kan ”Fortryde” handlingen og få fakturaen tilbage i Ibistic til behandling. For den er arkiveret på samme måde som hvis den var blevet overført til økonomisystemet.

Så man bliver nødt til at få fakturaen ind i Ibistic til behandling på ny, og dette er de eneste måder hvorpå dette kan opnås:

  • Man opretter fakturaen manuelt i Ibistic på ny.
  • Man beder afsenderen om at sende fakturaen igen, eller man sender den selv til Ibistic igen.

Hvis man gør en af de ting, så vil fakturaen være at finde i Ibistic igen, så man kan sende den ud i Workflowet til behandling på ny.
Men når fakturaen er færdigbehandlet og den skal overføres til økonomisystemet, så bliver man nødt til at ændre fakturanummeret inden man overfører den, for ellers vil den ikke få lov til at blive overført af Ibistic.

Dette skyldes, at der indbygget i Ibistic findes en Dobbeltfakturerings-kontrol, der sørger for at man ikke overfører den samme faktura to gange. Det vil sige, at to fakturaer fra samme leverandør med samme fakturanummer vil blive opdaget af Ibistic og det andet forsøg på overførsel vil blive stoppet. Hvis man har håndteret en faktura manuelt, så betyder det nemlig i praksis, at Ibistic allerede opfatter denne faktura som værende overført og betalt, så Ibistic vil ikke tillade, at man overfører den samme faktura igen.

Så vil man få denne melding, når man forsøger at overføre fakturaen igen:

 DANSK_Process_Manually_2.PNG

Måden, at man undgår at fakturaen blive blokeret af Ibistic på, er ved at ændre fakturanummeret i fakturahovedet inden man forsøger at genoverføre fakturaen til økonomisystemet.

Man kan dog godt manuelt håndtere den samme faktura flere gange uden at blive stoppet af Ibistic.

Har du flere spørsmål? Send oss en henvendelse

Kommentarer