Sekretærfunktionen i Ibistic Travel & Expense

Oprette sekretær

Med sekretærfunktionen i Ibistic har en bruger mulighed for, at registrere en kørsel rejsebestilling eller afregning på vegne af en anden person.

 

For at du som bruger skal kunne oprette og administrere Sekretær, så skal du først og fremmest have rettigheden ”Rolle RejsUd: Lokal Systemadministrator”:

FIG 1

 

Fra hovedmenuen i udlægs-modulet, skal du gå ind i "Administration"

FIG 2

 

Herefter skal du vælge ”Kontor og brugere”:

FIG 3

I ”Kontor og brugere” klikker du på fanebladet ”Brugere” og finder det navn som du gerne vil tildele sekretærfunktionen:

FIG4

 

Derefter vælges fanebladet «Sekretær»:

FIG5

 

Følgende overblik vises:

 

1: Her kan du se, hvem der er sekretær for den valgte bruger
2: Her kan du gøre den valgte bruger til sekretær for alle brugere i organisationen/regnskabsenheden.

3: Her kan du gøre den valgte bruger til sekretær for alle brugere i et eller flere kontorer.

4: Her kan du se, hvilke brugere den valgte bruger er sekretær for.

 FIG6

  

Gør en bruger sekretær for alle i organisationen:

 

Sæt kryds i ”Denne bruger er sekretær for alle i denne regnskabsenhed” og tryk ”Gem”.

Ved at aktivere denne funktion, deaktiveres muligheden for at se, hvilke brugere / kontorer, som den valgte bruger er sekretær for.

FIG 7

 

 

Note: De-aktiveres denne igen på et senere tidspunkt, vil de sekretær-indstillinger der tidligere var opsat skulle opsættes igen (gælder for henholdsvis ”Denne bruger er sekretær for alle brugere i følgende kontorer” og ”Denne bruger er sekretær for følgende brugere”).

 

FIG 8

 

 Gør en bruger sekretær for alle brugere i et kontor / eller for enkelte brugere:

 

1: For at gøre den valgte bruger til sekretær alle brugere i et kontor, skal du klikke på ”Tilføj”

2: Vælg derefter et kontor fra listen og klik på ”Tilføj”. Herefter opdateres indstillingerne, som kan tage op til 5 minutter.

3: Kontorlisten viser de kontorer som brugeren er sekretær for. Udover at tilføje kontorer er det ligeledes muligt at slette kontorer ved at sætte flueben i boksen ud for det kontor som skal slettes og derefter klikke på ”Slet”.

4: For at gør den valgte bruger til sekretær for enkelte brugere, skal du klikke på ”Tilføj”.

5: Vælg derefter en bruger fra listen og klik på ”Tilføj”.

6: Sekretærlisten  viser hvilke brugere den valgte bruger er sekretær for. Brugere som er markeret med kursiv skrift, er allerede tilføjet via kontorfunktionen. Brugere med normal skrift, er tilføjet via brugerfunktionen.

7: Er bruger tilføjet via brugerfunktionen, kan de fjernes fra listen ved at sætte kryds i denne boks og trykke på ”Slet” (ved siden af punkt 4).

FIG 9

 

Bemærkninger:

 

• Hvis f.eks. ”Bruger A” i ”Kontor X” er tilføjet til sekretærlisten via brugerfunktionen, og du efterfølgende vælger at bruge kontorfunktionen eller regnskabsenhedsfunktionen, vil denne bruger stadig være på sekretærlisten. Hvis du på et senere tidspunkt sletter denne brugers kontor fra kontorlisten eller vælger at sekretæren ikke længere skal være sekretær for hele regnskabsenheden, vil dette betyde at ”Bruger A” ikke længere står på sekretærlisten.
• Har du valgt regnskabsfunktionen, bliver alle nyoprettede brugere automatisk tilknyttet sekretærlisten.
• Har du valgt kontorfunktionen, bliver alle brugere automatisk tilføjet / fjernet fra

sekretærlisten, når man flytter dem ind / ud af kontoret.

 

 

Oprette ny afregningskladde for en rejsende som sekretær

 

For at oprette en ny afregningskladde som sekretær, skal man via hovedmenuen i udlægs-modulet tilgå knappen «Opret/redigér afregning»:

FIG 10

 

Derefter vælger man i kladdelisten ”+”- knappen for at oprette ny afregningskladde:

(FIG 11)

 

Forudsat, at du er oprettet som sekretær for en eller flere brugere, vil du kunne vælge en bruger fra listen som du kan oprette kladder for:

FIG 12

 

Oprettelsen af afregningskladder foregår ellers på sædvanlig vis. Du kan få mere information om, hvordan man opretter afregningskladder i separat brugervejledning.

 

Hvis ikke du kan se den brugers navn som du ønsker, tjek da om du reelt set er opsat som sekretær for brugeren. Hvis dette er tilfældet kan det være at indstillingerne netop er blevet sat op og du bør derfor vente yderligere 5 minutter inden du forsøger igen, således at systemet kan nå at opdatere indstillingerne.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Sekretærs adgang til eksisterende kladder for en rejsende

 

Er man sekretær for en bruger, er det muligt at se og evt. redigere alle de afregninger

som brugeren har i sin kladdeliste.

 

Hovedmenuen indeholder følgende ikon:

  

FIG 13

 

 

Liste og brugersøgning:

 

Når listen åbnes, vises der i kolonnen til venstre en oversigt over de brugere, som du er sekretær for. Er du sekretær for mange brugere, indlæses alle brugere ikke med det samme. Efterhånden som du scroller nedad, vil listen blive udvidet med flere brugere. Brug eventuelt søgefeltet til at fremsøge en bruger.

 

FIG 14

 

Oversigten over brugere viser ”Fornavn”, ”Efternavn”, ”HR-nøgle” og hvilket ”Kontor” brugeren er tilknyttet. Der kan laves fritekst søgning som vist ovenfor.

 

Bemærk at ”Kontor” kun delvist indgår i denne søgning. En søgning på kontor, vil afgrænse de brugere, som allerede bliver vist i listen, men derimod ikke fremsøge de brugere som ikke vises i listen.

 

 

Se en afregning og send til redigering i egen kladdeliste:

 

1: Vælg en bruger.

2: Kladdelisten for denne bruger vises.

3: Tryk på ikonet for enkelt kladde, for at se rapporten og redigere.

4: Herefter vises rapporten for en kladde i højre side. I nogle tilfælde skal du selv klikke for at udvide rapporten.

5: Ønsker du at redigere og derved sende afregningen til din egen kladdeliste, skal du klikke på ”Flyt”. Du kan vælge én eller flere kladder.

FIG 15

 

 

Pop-up ved redigering:

 

FIG 16

 

 

1: Kladden flyttes fra brugerens kladdeliste til din egen kladdeliste og

brugeren underrettes ikke om dette.

2: Det er obligatorisk at angive en kommentar

3: Klik  ”Flyt og gå til kladdeliste” for at flytte kladden/kladderne til din egen kladdeliste og efterfølgende åbne din kladdeliste

4: Klik ”Flyt og bliv” for at flytte kladden/kladderne til din egen kladdeliste og blive i denne visning.

5: Klik ”Fortryd” for at afbryde handlingen.

 

Note: Denne funktion giver adgang til at se alle de kladder, som ligger hos den bruger du er sekretær for. Hvis en bruger som du er sekretær for har en kladde liggende fra en bruger som du IKKE er sekretær for, vil du kunne se denne men ikke redigere. Brugere med rettighed som Regnskabsbruger har desuden særskilte rettigheder til at redigere en afregning uden at være sekretær for brugeren.

 

Eksempel:  

• Du er sekretær for ”Bruger A”
• ”Bruger A” er sekretær for ”Bruger X”
• Du er ikke sekretær for ”Bruger X”
• Du vil kunne se de kladder for ”Bruger X”, som ”Bruger A” har i sin kladdeliste, men du vil ikke kunne redigere dem.

 

 Returnere en afregning til ejeren:

 

For at kunne returnere en afregning som du har flyttet fra  din egen kladdeliste til ejeren af afregningen, skal du vælge  ”Til redigering og underskrift” ved afsendelse af afregningen. Dette punkt er altid en valgmulighed ved afsendelse af afregninger, hvor du er sekretær for brugeren.

FIG 17

 

For at returnere en afregning til ejeren, bruges handlingen ”Send til ejer for underskrift”.

 

FIG 18

 

Skal afregningen tilbage til kladdelisten for en anden bruger end ejeren,

skal denne bruger være sekretær for dig. Brugeren kan så hente kladden via ”Afregningskladder (Sekretær)”.

 

Afregnings og Bestillingsarkiv

Som sekretær får man kun tilgang til å fremsøge i arkivet de dokumenter som man har opprettet, signert og behandlet på vegne av den bruger man er sekretær for.

 

Returnere en afregning til ejeren

 Løsningen understøtter ikke at "Sekretær A" kan videresende en afregningskladde til "Sekretær X".

Hvis sekretæren som i sin tid oprettede afregningen igen skal have den retur i egen kladdeliste, må det ske ved at sekretæren selv flytter kladden tilbage, via funktionen "Afregningskladder (Sekretær)". Dette vil forudsætte at "Sekretær X" også er sekretær for "Sekretær A".

  

Sekretær for brugere som ikke har rettigheden ”Oprettelse af udlæg/rejseopgørelse”

Man kan nu være sekretær for en bruger som ikke har rettigheden ” Oprettelse af udlæg/rejseopgørelse”. Funktionen er praktisk, hvis brugeren fx er deaktiveret, og man har behov for at færdigbehandle kladder/dokumenter.

 

OBS: Hvis man ved afsendelse af en afregning eller bestilling for en af disse brugere, vælger ”Send til underskrift”, vil afregningen / bestillingen ikke kunne routes til denne bruger ”Til underskrift” og vil havne i ”Afregninger under Behandling”. En administrator vil manuelt skulle distribuere disse afregninger / bestillinger til en bruger, som kan underskrive på vegne af den rejsende.

Varslinger for sekretær:

Ved oprettelse og signering af afregninger på vegne af en anden bruger, sendes der en varslingsmail til den du signerer på vegne af (forudsat, at der er aktiveret øjeblikkelige varslinger), sådan at brugeren bliver opmærksom på den nye afregning, som er blevet oprettet i systemet.

Der sendes ingen varslinger til sekretæren når ejeren selv opretter afregninger.