Opret og administrer Afregningsskabeloner (ny grænseflade)

Opret og administrer Afregningsskabeloner (ny grænseflade)

 

Når du i Ibistic skal oprette en ny afregning, så skal den baseres på en afregningsskabelon. Disse afregningsskabeloner kan være sat sammen på mange forskellige måder alt efter behov. I denne brugervejledning beskriver vi hvordan oprettelsen af en afregningsskabelon gøres.

For at du som bruger skal kunne oprette og administrere Afregningsskabeloner i Ibistic skal du først og fremmest have rettigheden ”Opsætning af rejse/udlæg”:

 

Fig. 1

Fra hovedmenuen skal du først klikke på menuen ”Administration”:

Fig.2

 

Og så under menuen ”Systemopsætning og -indstillinger” klikke på ”Bestillingsopsætning og Interne regler”:

Fig.3

 

Her går du ind på ”Afregningsskabeloner” til venstre i skærmbilledet:

 

Fig.4

 

Derefter kan du se det følgende skærmbillede:

Fig.5

 

Det er fra dette skærmbillede, at du opretter, redigerer eller arkiverer Afregningsskabeloner.

(Det er også her, at du tilknytter omkostningstyper til Afregningsskabelonerne; for nærmere beskrivelse, se brugervejledning: "Tilknytning af Omkostningstyper til Afregningsskabeloner.)

 

Opret en ny Afregningsskabelon

For at oprette en ny Afregningsskabelon, så kan du klikke på den store blå ”+” knap nederst til højre, eller på den lille ”+ Ny” knap foroven:

Du kan nu begynde at specificere de indstillinger du ønsker for din nye Afregningsskabelon i formularen, der vises på skærmen. De felter, der er markeret med * skal udfyldes, for at du skal kunne gemme Afregningsskabelonen:

 

Fig.6

1. Her giver du Afregningsskabelonen et navn. Det er navnet, som brugerne kan se, når de skal vælge hvilken afregningsskabelon, de vil bruge til at oprette deres afregninger.
   2. Her kan du skrive en kort beskrivelse af hvad afregningsskabelonen kan bruges til - Denne beskrivelse vil også dukke op, når brugerne holder deres musepil over Afregningsskabelonen når de skal vælge fra de tilgængelige Afregningsskabeloner.
   3. Her kan du vælge om du ønsker at det er påkrævet, at når denne Afregningsskabelon vælges, så skal brugeren udfylde både afrejsedato, hjemkomstdato og destinationsland/-by.
   Hvis du aktiverer denne knap, så vil du også skulle tage stilling til om brugeren skal eller ikke skal udfylde de følgende felter:

- Formål er påkrævet
- Forklaring er påkrævet

- Mødekode er påkrævet

- Mødetitel er påkrævet

- CSDP er aktiv

4. Her kan du fastsætte et land som skal være forhåndsdefineret for denne Afregningsskabelon.
5. Her kan du vælge om brugerens bopælsadresse og bankkontonummer skal være påkrævet for denne Afregningsskabelon.

 

Fig.7

 

6. Her kan du vælge at standard-datoen på afregningsskabelonen skal være dags dato.
7. Her har du mulighed for at opsætte workflow-alternativer til det normale workflow for Kontrol og Godkendelse. Sådan at når denne Afregningsskabelon bruges, så bliver den sendt til en bestemt Godkender, fx
8. Gør det muligt for brugeren at kunne registrere udgifter på denne afregningsskabelon.
9. Her vælger du om brugeren skal kunne registrere rejsegodtgørelser på afregningen. Hvis du aktiverer denne knap, så vil du blandt andet også skulle tage stilling til hvilke satser og kostgodtgørelse, som skal tilknyttes denne Afregningsskabelon.
10. Her tager du stilling til om brugeren skal kunne registrere kørsel på Afregningsskabelonen. Hvis du aktiverer knappen, så skal du også tage stilling til om det er valgfrit eller påkrævet at skulle angive registreringsnummer på sit køretøj.
11. Når du har udfyldt alt som ønsket, så kan du her enten gemme Afregningsskabelonen, eller fortryde.

 

NB!: Nyoprettede Afregningsskabeloner vil først være tilgængelige dagen efter oprettelsen, og det gælder også eventuelle rettelser af eksisterende Afregningsskabeloner.

 

 

Rediger en Afregningsskabelon

Du redigerer en eksisterende afregningsskabelon ved igen at gå tilbage til dette overordnede skærmbillede:

Fig.8

 

 

Der markerer du den afregningsskabelon som du ønsker at redigere. Så snart du markerer den vil skærmfarven skifte fra orange til grå og se sådan ud:

Fig.9

1. Sørg for at dette felt er markeret.  

2. 2. Marker afregningsskabelonen du ønsker at redigere ved at klikke i ikonet til venstre for navnet.
3. 3. Klik til sidst på ”Rediger”-knappen.

TIP: Du kan også gå direkte til redigering af en Afregningsskabelon ved at klikke direkte på navnet på skabelonen og ikke på ikonet til venstre for navnet)

 

Du vil nu være i stand til at redigere den pågældende Afregningsskabelon - men du vil dog ikke være i stand til at redigere samtlige punkter og felter. Der vil være felter, der ikke er tilgængelige for redigering, da de måske er så grundlæggende for Afregningsskabelonen, at det giver mere mening at oprette en helt nye Afregningsskabelon, i stedet for at redigere en eksisterende. At du ser at enkelte felter ikke kan redigeres, kan også skyldes, at den pågældende Afregningsskabelon allerede er blevet brugt af en bruger til at oprette en Afregning med, hvilket betyder, at du så heller ikke vil kunne ændre felter, der har med historikken af afregningen at gøre.  

 

Når du har redigeret de felter du ønsker at redigere, så skal du huske at klikke på ”Gem”, så ændringerne gemmes.

NB! Som tidligere nævnt, så skal du også her være klar over at dine ændringer først vil være tilgængelige i Ibistic dagen derpå - og ikke lige efter ændringen er foretaget.

 

 

Slet eller Arkiver en Afregningsskabelon

Hvis du ønsker at slette eller at arkivere en Afregningsskabelon, så foregår det på denne måde:

 

Fig.10

1. 
   1. Sørg for at dette felt er markeret.
   Marker den/de Afregningsskabelon(er) du ønsker at redigere ved at markere i ikonet til venstre for navnet.
   3. Hvis du klikker her, så vil Afregningsskabelonen bliver arkiveret.
2. Hvis du klikker her, så vil Afregningsskabelonen bliver slettet.

 

Forskellen på at slette og på at arkivere en Afregningsskabelon er at hvis en oprettet skabelon endnu ikke er blevet benyttet af en bruger til at oprette en Afregning, så er det fortsat muligt at slette den – og hvis du gør det, så vil den forsvinde fra oversigten over Afregningsskabeloner.

Men hvis en bruger allerede har brugt den pågældende Afregningsskabelon til at oprette en afregning, så vil du ikke være i stand til at slette skabelonen – det skyldes, at man så er nødt til at beskytte historikken på denne Afregningsskabelon.

Så du vil ikke kunne slette den, men i stedet arkivere den – og Afregningsskabelonen vil forsvinde fra oversigten over ”Aktive Afregningsskabeloner”, men blive flyttet til oversigten over ”Arkiverede Afregningsskabeloner”.

På samme måde så kan du ikke arkivere Afregningsskabeloner, som endnu ikke er blevet anvendt til oprettelse af en afregning; de kan kun slettes.

 

Eksportér til Excel

 

”Eksporter til Excel”- funktionen gør det nemt for dig at få en oversigt over samtlige aktive Afregningsskabeloner og deres individuelle indstillinger.

Du aktiverer funktionen ved at klikke her:

 

 

Du kan gemme Excel-oversigten på din computer, og åbne den derfra, eller du kan åbne den direkte i din Internetbrowser.