Opret og Admistrer Formål (ny grænseflade)

Opret og Administrer Formål

Når man opretter nye Afregningsskabeloner og Omkostningstyper, så kan man da angive om et Formål skal anvendes. Formål kan fex bruges til at styre to ting.

• Automatiske måltidsreduktioner af Time-/Dagpenge.
• Differentieret konteringsopsætning under Automatisk kontering

NB!: Der skal altid som minimum oprettes et Formål, hvis en Afregningsskabelon indeholder muligheden for at brugerne kan registrere kørsel.

 

For at du som bruger skal kunne oprette og administrere Formål, så skal du først og fremmest have rettigheden ”Opsætning af rejse/udlæg””:

 

Fig. 1

 

Fra hovedmenuen skal du først klikke på menuen ”Administration”:

Fig.2

 

Derefter skal du under menuen ”Systemopsætning og -indstillinger” klikke på ”Bestillingsopsætning og Interne regler”:

Fig.3

 

Derefter klikker du på ”Formål” til venstre i skærmbilledet:

 

Fig.4.

 

Så ser du det følgende skærmbillede:

Fig.5

Her kan du blandt andet se oversigten over alle aktive Formål.

Det er fra dette skærmbillede, at du opretter, redigerer eller arkiverer Formål.

 

Opret et nyt Formål

For at oprette et nyt Formål, så kan du klikke på den store blå ”+”knap nederst til højre, eller på den lille ”+ Ny” knap foroven til venstre:

Fig.6

 

Du skal nu specificere de indstillinger du ønsker for dit nye formål i formularen, der vises på skærmen. Felter der er markeret med * skal udfyldes for at du skal kunne gemme Formålet:

Fig.7

1. Her giver du Formålet et navn. Det er navnet, som brugerne kan se, når de skal vælge hvilket formål de vil bruge til at oprette deres afregninger.
   2. Her kan du skrive en kort beskrivelse af hvad Formålet kan bruges til - Denne beskrivelse vil også dukke op, når brugerne holder deres musepil over Formålene når de skal vælge fra listen af de tilgængelige Formål.
   3. Her kan du vælge om dette Formål skal indeholde reduktioner for måltider.
   Dette bruges til at automatisk sætte måltidsreduktioner når brugeren opretter Time-/dagpenge. Om de også stemmer overens med de faktiske reduktioner på turen kan brugeren selv tilpasse, når de opretter selve afregningen.
2. 4. Når du har udfyldt alt som ønsket, så kan du her enten gemme Formålet, eller fortryde oprettelsen.

 

NB!: Nyoprettede Formål vil først være tilgængelige dagen efter oprettelsen - og det samme gælder eventuelle rettelser af eksisterende Formål.

 

Rediger et Formål

Du redigerer et eksisterende Formål ved at gå tilbage til dette overordnede skærmbillede:

Fig.8

 

Så markerer du det Formål som du ønsker at redigere ved at klikke på ikonet til venstre for navnet på det pågældende Formål. Så snart du markerer Formålet vil baggrundsfarven skifte fra orange til grå og se sådan ud:

Fig.9

 

1. 1. Sørg for at dette felt er markeret.
2. 2. Marker Formålet som du ønsker at redigere ved at markere ikonet til venstre for navnet på Formålet.
3. 3. Klik til sidst på ”Rediger ”-knappen.

TIP: Du kan også gå direkte til redigering af et Formål ved at klikke direkte på navnet på Formålet og ikke på ikonet til venstre for navnet.

 

Du vil nu være i stand til at redigere det pågældende Formål - men du vil dog ikke altid være i stand til at redigere alle felter. Hvis du ser, at enkelte felter ikke kan redigeres, betyder normalt at det pågældende Formål allerede er blevet brugt af en bruger til at oprette en Afregning – så du ikke vil kunne ændre felterne, da de nu er forbundet med historikken af afregningen.

 

Når du har redigeret de felter du ønsker at redigere, så skal du huske at klikke på ”Gem”, så ændringerne gemmes.

NB! Som tidligere nævnt, så skal du også her være klar over, at dine ændringer først vil være tilgængelige i systemet dagen derpå og ikke med det samme.

 

Slet eller Arkivér et Formål

Hvis du ønsker at slette eller at arkivere et Formål, så foregår det på denne måde:

Fig.10

 

1. 1. Sørg for at dette felt er markeret.
   Marker det Formål som du ønsker at redigere ved at markere ikonet til venstre for navnet på Formålet.
   3. Hvis du klikker her, så vil Formålet bliver arkiveret.
2. Hvis du klikker her, så vil Formålet bliver slettet.

Forskellen på at slette og på at arkivere et Formål er, at hvis et oprettet Formål endnu ikke er blevet benyttet af en bruger til at oprette en Afregning, så er det fortsat muligt at slette Formålet – og hvis du gør det, så vil det forsvinde fra oversigten over Aktive Formål.

Men hvis en bruger allerede har brugt det pågældende Formål til at oprette en afregning, så vil du ikke være i stand til at slette Formålet – det skyldes, at man så er nødt til at beskytte historikken på dette Formål, og du vil derfor ikke kunne slette det.
Men i stedet vil du kunne arkivere det – og Formålet vil så forsvinde fra oversigten over Aktive Formål og blive flyttet til oversigten over ”Arkiverede Formål”.

 

På samme måde så kan du ikke arkivere Formål, som endnu ikke er blevet anvendt til oprettelse af en afregning; de kan kun slettes.

 

Eksportér til Excel

 

”Eksporter til Excel”- funktionen gør det nemt for dig at få en komplet oversigt over aktive Formål sammen med deres individuelle indstillinger.

Du aktiverer funktionen ved at klikke her:

 

Fig.11

Du kan gemme Excel-oversigten på din computer, og åbne den derfra, eller du kan åbne den direkte i din Internetbrowser.