Transaktionsarkiv

Transaktionsarkiv (Alle)

I dette arkiv kan du finde samtlige kreditkorttransaktioner, som er blevet modtaget i Ibistic. Uanset hvilken status de har, så vil du kunne finde dem i dette arkiv.

For at du som bruger skal kunne tilgå arkivet skal du først og fremmest have rettigheden for Arkivsøg (alle korttransaktioner), se fig.1 :

 

Fig. 1

 

Fra hovedmenuen klikker du på menuen ”Transaktionsarkiv (alle)” under overskriften: ”Rejse og udgiftsafregninger” (se fig. 2.:

Fig.2

 

 

Når man når hertil vil arkivet se nogenlunde ud som herunder – og som du kan se, så vises der ingen kreditkorttransaktioner til at starte med. For at se dem skal man først udfylde et eller flere af felterne øverst på siden (se fig. 3): 

Fig.3

1. Her kan man filtrere på status af kreditkorttransaktionerne.
   2. Her kan man filtrere på hvem, der har kreditkorttransaktionerne til behandling.
   3. Her vælger man hvilken købsdato der skal søges fra.
   4. og her hvilken købsdatodato der skal søges til.
   5. Her filtrerer man på hvem der er ejeren af kreditkortet som kreditkorttransaktionerne tilhører.
   6. Her filtrerer man på hvor henne kreditkorttransaktionen er foretaget.
   7. Her filtrerer man på hvilken bruger, der har behandlet kreditkorttransaktionerne.
   8. Når man har udfyldt, hvad man ønsker, så klikker man på ”Søg”

Så vil man få en oversigt over de kreditkorttransaktioner, der opfylder alle ens søgekriterier.

Men hvis man ønsker en komplet oversigt over samtlige kreditkorttransaktioner i arkivet uanset hvilke kriterier de opfylder, så kan du få det ved at undlade at udfylde nogen søgefelter og blot trykke på ”Søg”.
Så vil alle kreditkorttransaktioner siden oprettelsen af arkivet blive vist.

 

Status på kreditkorttransaktioner

De forskellige statusser på af kreditkorttransaktionerne betyder det følgende:

Ny: Kredittransaktionen er ny, og klar til distribuering til den bruger som transaktionen tilhører.
Til specificering: Transaktionen er distribueret til brugeren, og vil være tilgængelig for brugeren til at oprette en udgift med.
Specificeret: Brugeren har lagt transaktionen til en afregningskladde - men afregningen er endnu ikke sendt ud i arbejdsforløbet.
Til behandling: Brugeren har sendt afregningen med hele - eller dele af – transaktionen, ud i arbejdsforløbet.
Godkendt: Når afregningen med transaktionen er blevet overført til økonomisystemet.
Tilbagekaldt: Transaktionen er blevet tilbagekaldt til regnskabet.
Afvist: Transaktionen er blevet afvist af brugeren, og sendt tilbage til regnskabsafdelingen. 
Opdelt: Transaktionen er blevet opdelt og brugt på flere udgifter

 

Når man kigger på oversigten over kreditkorttransaktioner kan man se det følgende (se fig.4):

Fig.4.

1. Denne kolonne viser hvem der er ejer af kortet.
   2. Denne kolonne viser hvor transaktionen blev foretaget.
   3. Denne kolonne viser hvilken købsdato at transaktionen er foretaget.
   4. Denne kolonne viser hvilken bruger, eller om det er regnskabsafdelingen, der har en transaktion til behandling.
   5. Denne kolonne viser hvilken status at transaktionen har på nuværende tidspunkt.
   6. Denne kolonne viser bruttobeløbet på transaktionen.
   7. Denne kolonne viser hvor meget der resterer på transaktionen efter eventuel opdeling på udgifter
   8. Denne kolonne viser om det er brugeren eller firmaet, som hæfter for transaktionen.
   9. Denne kolonne viser hvem der er leverandør af kreditkortet.

 

Informationen på en kreditkorttransaktion

Hvis man ønsker at se al informationen som kreditkorttransaktionen indeholder, så skal man blot klikke på ordet ”Info” længst til venstre på kreditkorttransaktionen. Så vil man komme til det følgende skærmbillede (se fig. 5)

Fig.5

Her kan man se, de samme oplysninger som man kunne på transaktionsoversigten plus mange andre.

I informationsvinduet på transaktionen findes der også to faneblade øverst til venstre (se fig. 6):

Fig.6.

Disse faneblade kan give adgang til mere information om selve kreditkorttransaktionen. Hvad denne information er, bliver beskrevet herunder:

 

Historik
Dette faneblad giver dig adgang til kreditkorttransaktionens historik lige siden den blev oprettet i systemet. Den viser hvem der har udført hvad, hvordan de har gjort det og hvornår de har gjort det (se fig.7).

Fig.7.

1. Denne kolonne viser hvilken dato at nogen har udført en handling med transaktionen.
   2. Denne kolonne viser hvilken bruger, som har udført handlingen.
   3. Denne kolonne viser Andelsnummeret af transaktionen hvis den er blevet delt op.
   4. Denne kolonne viser hvilken handling der er udført.
   5. Denne kolonne viser hvilken status som transaktionen har efter handlingen.
   6. Denne kolonne viser hvilken bruger at transaktionen er distribueret til.
   7. Denne kolonne viser om handlingen er sket automatisk eller manuelt.

 

Udlægslinje.

Dette faneblad vil man kun se, hvis en kreditkorttransaktion er blevet delt op på flere afregningslinjer. Men hvis de er blevet det, så kan man ved at tilgå dette faneblad se hvilken afregningslinje, at den er blevet delt op på, samt hvornår det er sket etc. (se fig. 8):

Fig.8

1. Denne kolonne viser hvilken afregnignslinje, som dele af denne transaktion er brugt til at oprette.
   2. Denne kolonne viser andelsnummeret af transaktionen hvis den er blevet delt op.
   3. Denne kolonne viser hvilken omkostningstype, at dele af denne transaktion er brugt til at oprette.
   4. Denne kolonne viser hvilken dato at de udgift er oprettet, som denne transaktion er brugt til.
   5. Denne kolonne viser beskrivelsen/teksten på transaktionen.
   6. Denne kolonne viser referencen på transaktionen.
   7. Denne kolonne viser hvilket betalingsmiddel, at denne transaktion tilhører.
   8. Denne kolonne viser hvad transaktionsbeløbet er i Danske kroner.
   9. Denne kolonne viser modtageren af transaktionen.
   10. Denne kolonne viser hvilken modtagertypen af transaktionen.