Afregningsarkiv

Afregningsarkiv

For at man som bruger kan få adgang til afregningsarkivet, så skal man have rettigheden til arkivsøg for udlæg / afregninger:

Fig.1

Hvis du har denne rettighed, så finder du afregningsarkivet ved i hovedmenuen under overskriften ”Rejse- og udgiftsafregninger” at vælge menuen ”Afregningsarkiv (alle)”:

Fig.2

Her kan du få et overblik over alle de afregninger som er blevet oprettet i denne organisation, medmindre afregningerne er ufærdige eller afviste. Så vil de ikke blive vist i dette arkiv.

Helt øverst i afregningsarkivet kan du se fire ikoner, som alle giver dig forskellige måder at søge på baseret på Opsummering, Dokumentstatus, linjekontering og Behandling:

Fig.3

Du kan aktivere og deaktivere disse ikoner som du ønsker for at regulere antallet af felter, som du kan se og bruge til at søge i afregningerne med. Herunder kan du se alle felterne, som du kan få frem og bruge når alle fire ikoner er aktiveret:

Fig.4

1. Her kan du søge efter informationer, som findes i opsummeringen på afregningerne.
   2. Her kan du søge efter dokumenter med en bestemt status – nu eller indenfor en bestemt tidsperiode.
   3. Her kan du søge efter afregninger med bestemte konteringer.
   4. Her kan du søge efter afregninger, som bliver behandlet af bestemte brugere, på bestemte måder- også indenfor en afgrænset tidsperiode.
2. Når du har valgt og udfyldt de ønskede søgefelter, så skal du blot trykke på ”Søg”.

Du kan kombinere søgninger på tværs af de forskellige kategorier som du ønsker. Du kan fx søge på afregninger som kommer fra en bestemt bruger og som er konteret på en bestemt konto, eller på Slettede dokumenter behandlet af en bestemt bruger etc. Vælg blot dine søgekriterier og klik "Søg". Så vil du se en komplet liste over alle afregninger, der opfylder søgekriterierne.

Fig.5

1. Hvis du ønsker at øge antallet af afregninger, der vises i oversigten, så kan du her ændre visningen til at inkludere 15, 30, 50, 100 eller 200 afregninger
2. Hvis du har søgt på afregninger, og du ønsker at få denne afregningsoversigt ud som Excel dokument så klikker du blot på dette grønne ”X”. Så vil hele oversigten blive genereret som Excel dokument som du kan åbne eller gemme som du ønsker.
3. Hvis du har foretaget en søgning og du vil foretage en ny, så kan du blot klikke på knappen ”Nulstil”. Så vil alle søgefelterne blive nulstillet. Du kan derefter let foretage en ny søgning uden først at skulle slette hver enkelt tidligere udfyldt værdi.

Hvis du ønsker at se samtlige Afregninger uanset konteringer, status, behandlere etc. så klikker du blot på ”Søg”-knappen uden at indsætte nogen værdier i nogen af felterne. Så vil du få en oversigt over samtlige afregninger i organisationen.

Bemærk: Når du går ind på en afregning via Afregningsarkiv (alle), så er det der ikke muligt at ændre på værdier i afregningen – selv hvis afregningen endnu ikke er overført til økonomisystemet. Hvis du ønsker at foretage ændringer i Afregninger, så må skal det gøres via de relevante menuer fra hovedmenuen.