Oversigt over Faneblade og Funktioner i Fakturaer til behandling

Følg

Når man åbner en faktura I ”fakturaer til behandling” så vil man se at skærmbilledet indeholder tre dele:

  1. Fakturahovedet
  2. Fakturabilledet
  3. Konteringslinje(r)

 

 

Vi vil i denne artikel beskrive de faneblade og funktioner, der findes i de tre dele, og hvad de kan bruges til.

 

Fakturahovedet

Her finder man fire faneblade:

  1. Oversigt
  2. Vedhæftninger
  3. Billede
  4. E-faktura

 

  1. Oversigt

Denne oversigt er det første man ser, når man åbner en faktura i ”fakturaer til behandling”, og øverst til venstre findes en oversigt over al relevant fakturainformation, såsom leverandør ID, dokumenttype, bruttobeløb, forfaldsdato, fakturanummer, valuta etc. Kort sagt er det her man lettest kan tilgå de mest relevante fakturainformationer.

  1. Vedhæftninger

En vedhæftning er en vedhæftet fil som brugeren selv kan uploade og vedhæfte til fakturaen (altså separat fra fakturabilledet), og kan være i de fleste formater såsom Word, Excel og andre typer af billedfiler end PDF og TIFF. Når man klikker på dette faneblad så vil man kunne se hvilke vedhæftninger som eventuelt er knyttet til fakturaen – samt uploade, downloade eller slette vedhæftningerne.

 

Sådan vedhæfter man en fil til fakturaen:

  1. Klik på fanebladet “Vedhæftninger”
  2. Klik på “Tilføj”.
  3. Gennemse så og vælg den ønskede fil ved at klikke på “Bla gjennom…”
  4. Klik på knappen “Tilføj.”

 

Når man har udført disse trin vil man kunne se filens navn, og en bekræftelse på, at filen er blevet uploadet. Til venstre for filen vil man yderligere kunne se et symbol, der indikerer at man kan downloade filen. Det burde se sådan her ud:

 

  1. Billede

Dette faneblad viser et billede af fakturaen som enten kan være en PDF- eller TIFF-fil, forudsat at der er vedlagt filen et sådant billede. Det kan dog også blot være en repræsentation af en elektronisk faktura (EHF/EAN/GLN). For beskrivelse af fanebladene på billedet så se næste afsnit (Fakturabilledet)

 

  1. E-faktura

Når man vælger dette faneblad, så får man muligheden for at downloade originalfakturaen i XML ”Download originaldokument”. XML-filen danner basis for de oplysninger som ligger i fakturahovedet.

 

 

Fakturabilledet:

Fakturabilledet har nogle faneblade, hvis funktioner er:

  • Billede: Når du klikker på Billede-fanebladet – som er standard – kan du se den PDF- eller TIFF-fil som kan være vedhæftet fakturaen. I dette vindue kan man udføre simple billedefunktioner såsom at Zoome ind og ud, rotere billedet, bladre i fakturaen eller downloade fakturabilledet. Når du klikker på Download, så kan du downloade PDF- eller TIFF-billedet af fakturaen. Dette er afhængigt af om det er en PDF- eller TIFF, og hvilke problemmer man har installeret for at kunne se billedet (Alternatiff/PDF reader osv.).

 

  • E-faktura: Når du klikker på E-faktura-fanebladet kan du se en repræsentation af fakturaen baseret på den information som ligger i originalfilen - dette er en XML-fil - som alle filer som bliver sendt til Ibistic bliver konverteret til. Så dette vindue indeholder alle de informationer som er inkluderet I XML-filen og er de samme informationer som vises I Fakturahovedet.

Konteringslinjer:

Konteringslinjer er hvor man foretager konteringer, og er basis for det som bliver overført til regnskabssystemet. På selve konteringslinjen er der tre forskellige ikoner som man bør kende til:

  1. Info
  2. Avanceret opdeling
  3. Rediger kontering/beløb/bilagstekst

 

Her er en nærmere beskrivelse af de tre ikoner:

  1. Info

Når du har trykket på info så kan du vælge imellem tre faneblade:

  • Historik
  • Sagsbehandlere
  • Kommentarer

Historik-fanebladet viser fakturaens historik indtil nu. Som fx hvornår fakturaen blev oprettet i systemet (enten via scanning eller manuelt), sendt til varemodtagelse eller godkendelse. Man kan også se navnet på den, der har behandlet fakturaen.

Kommentarer-fanebladet viser eventuelle konteringslinje-kommentarer samt skaberne af kommentarerne.

 

2.Avanceret opdeling

Når man vælger avanceret opdeling, så får man her muligheden for at opdele en konteringslinje i flere nye linjer.  Det kan gøres manuelt såvel som automatisk fra e-faktura.

 

En af fordelene ved avanceret opdeling er, at man i større grad kan prøve sig frem - ingen handlinger er endelige før man gemmer opdelingen.

 

Del en konteringslinje i flere linjer:

  1. Angiv hvor mange linjer du ønsker, at den valgte konteringslinje skal opdeles i.
  2. Vælg om du ønsker, at beløbene skal fordeles lige, eller efter procentværdier som du opgiver. Hvis du ønsker at specificere procentværdier så indtast procentsatserne i felterne.
  3. Klik på "Opdel".
  4. Når du er tilfreds med resultatet, klikker du "Gem".

OBS!: Hvis de procentværdier man specificerer, ikke går op i 100, vil der automatisk dannes en linje med restbeløbet. 

 

Tip: Spar tid ved at kontere linjen før du opdeler den. De nye linjer får samme kontering, som den linje de opdeles fra.

Opdel fra e-faktura
Under "Avanceret opdeling" har man også adgang til funktionen "Opdel fra e-faktura". Denne funktion gør opdelingen af e-faktura til varelinjer meget enklere. Forudsat at den fil vi får fra leverandøren er korrekt formateret, så vil fakturaen varelinjer automatisk opdeles til konteringslinjer med korrekte beløb.

Sammenlæg

Hvis en faktura her flere konteringsliner, og man ønsker at fjerne nogen af dem, så gøres dette typisk ved at sammenlægge konteringslinjer. Man vælger simpelthen de konteringslinjer som man vil slå sammen og klikker på ”Sammenlæg”. Så vil konteringslinjerne lægges sammen. Bemærk her, at den resulterende konteringslinje vil have mistet eksisterende konteringer, og man vil være nødt til at kontere linjen på ny.

3. Rediger kontering/beløb/bilagstekst

Under Rediger da vil kunne se de følgende tre ikoner:

  1. Gem
  2. Afbryd
  3. Fjern kontering

 

 

I konteringslinje-menuen har man flere funktioner:

 

1. Distribution

Denne funktion gør det muligt for dig at sende konteringslinjer til andre brugere til fx godkendelse. Husk på, at du sagtens kan sende forskellige konteringslinjer til forskellige modtagere

  1. Klik på "Distribution"
  2. vælg "Modtagertype", "Kontor" og "Bruger".
  3. Du kan evt. skrive en kommentar.
  4. Klik "Send" og fakturaen vil nu blive distribueret til den bruger, som du har specificeret. 

 

2. Kald tilbage

Denne funktion gør det muligt, at tilbagekalde konteringslinjer, som er blevet distribueret til godkendelse eller varemodtagelse. Man markerer konteringslinjen, der skal tilbagekaldes og trykker på ”Kald tilbage”. Så vil fakturaen hentes tilbage til regnskabsområdet, så en regnskabsbruger på ny kan distribuere den.

 

3.Massekontering

Med massekontering har man mulighed for at definere de samme konteringsværdier på flere konteringslinjer samtidig. Når man gør brug af denne funktion, så vises alle konteringsmuligheder uafhængigt af konteringsreglerne. Hvis man er usikker på om konteringen er korrekt udført i henhold til konteringsreglerne, så kan du markere de linjer du vil kontrollere og klikke på ”Valider”. Så vil systemet advare dig, hvis du har konteret forkert. Denne funktion kan også bruges hvis du er usikker på en kontering – for hvis der en fejl, så vil den røde advarselstrekant der dukker op indeholde information om, hvorfor linjen ikke kan valideres.

OBS!: Denne funktion er kun tilgængelig for Enterprise-kunder i Ibistic, så hør med Ibistic Support om jeres løsning understøtter massekontering.

 

4.Send Rykker

Hvis man har sendt en konteringslinje til behandling ved fx en varemodtager eller godkender, men vedkommende efter noget tid endnu ikke behandlet fakturaen, så kan man sende vedkommende en rykker per e-mail. Så vil han/hun blive gjort opmærksom på, at der ligger en konteringslinje som skal behandles. Man sender rykkeren ved at markere konteringslinjen og så trykke på ”Send rykker”.

 

5.Sammenlæg

Med denne funktion kan man lægge to eller flere konteringslinjer sammen til én konteringslinje.

ADVARSEL: Hvis man sammenlægger konteringslinjer, fjernes historikken og den sammenlagte linje får status ”ny”. Bilagstekst på den sammenlagte linje bliver defineret som Sammenlagt linje og linjen har ingen kontering. Det betyder, at hvis en bruger har godkendt/varemodtaget konteringslinjerne tidligere, vil denne godkendelse fjernes, og linjerne skal distribueres på ny.

Man sammenlægger konteringslinjer ved at markere de linjer som skal slås sammen og så klikke på ”Sammenlæg”.

 

6.Fortryd opdeling

Hvis man fortryder en opdeling af en konteringslinje, så kan man vælge ”Fortryd opdeling”.

Man vælger en konteringslinje, hvorefter man trykker på ”Fortryd opdeling”. Så vil fordelingen forsvinde, og man har igen en enkelt konteringslinje med det oprindelige beløb. Det er først, når man trykker ”Gem” at opdelingen vil være forsvundet.

 

7.Bilagstekst

Denne funktion gør, at man kan tilføje konteringslinjen en beskrivelse. Beskrivelsen kan man redigere eller slette senere alt efter behov.

 

8.kommentar

Når man vælger denne funktion kan man kommentere en konteringslinje. Vær dog opmærksom på, at man ikke kan slette en kommentar, når den først er oprettet og gemt. Så vil kommentaren forblive på konteringslinjen.

 

Har du flere spørgsmål? Send en anmodning

Kommentarer