Er en bruger fraværende, kan du sætte en stedfortræder op, som overtager brugerens rettigheder i Ibistic; en såkaldt Fraværsassistent. Fraværsassistenten arver automatisk brugerens rettigheder for at kunne behandle brugerens fakturaelementer på brugerens vegne. Brugeren vil også selv have adgang til sine fakturaer mens fraværsassistenten er aktiveret.
Når man sættes op som Fraværsassistent, så får man rettigheder baseret på hvilke rettigheder den oprindelige bruger har. Dvs. at hvis vedkommende har rettigheden: "Godkendelse af Fakturaer" fx. så vil fraværsassistenten kun kunne arve den rettighed. Det er også værd at bemærke, at:
- selvom man arver rettigheden "Godkendelse af Fakturaer", så betyder det kun, at man er i stand til at godkende de fakturaer som den originale bruger har til godkendelse - Man kan altså ikke Godkende på generelt grundlag.
- Fakturaer som kommer ind til den bruger som man er fraværsassistent for, kommer fortsat kun ind i den bruges arbejdsflow. For fraværsassistenten har kun fået mulighed for at behandle fakturaer som ligger i en anden brugers arbejdsflow, og de vil dukke op i en ny menu ved Fraværsassistenten med navnet "Godkendelse på vegne af andre" eller tilsvarende.
Sådan sætter du en fraværsassistent op
Man kan sætte fraværsassistenter op for andre brugere. Men for at kunne gøre det skal man have den følgende rettighed i Ibistic markeret: 
Du kan vælge at gøre en bruger til fraværsassistent for de funktioner du ønsker ved at gå til ”Adminstration” så til ”Kontor & Brugere” og så vælge fanebladet "Fraværsassistent", hvorefter du vælger den Bruger ude til venstre i konktor-hierarkiet, som skal have en fraværsassistent. Det kan være andre brugere men også dig selv. Så vælger du den funktion, som du ønsker at fraværsassistenten skal varetage:
Derefter klikker du på knappen "Tilføj person", hvorefter du kan søge på og vælge den bruger, som du ønsker skal være fraværsassistent. Når han/hun er fundet, så trykker du på "Tilføj":
Det er vigtigt at huske at deaktivere fraværsassistenten, når denne ikke længere behøves.
Sådan deaktiverer du en fraværsassistent
Du kan fjerne en bruger som fraværsassistent igen ved at markere vedkommende og så klikke på knappen "Fjern valgte":
Sådan sætter du en fraværsassistent op for dig selv.
Hvis man vil sætte en fraværsassistent op for sig selv, så behøver man ikke at have ”Administrere brugere & kontorer”-rettigheden markeret i sin brugerprofil.
I stedet for at gå ind under ”Administration” i hovedmenuen, så vælger man i stedet for blot ”Mine Indstillinger” og derefter fanebladet ”Fraværsassistent”:
Og så gør man derefter brug af samme procedure som tidligere beskrevet i denne artikel under Sådan sætter du en fraværsassistent op.
Oversigt over aktive fraværsassistenter
En komplet oversigt over brugere, der er sat som fraværsassistenter kan man få i rapporten, ”Aktive Fraværsassistenter”. For at se den rapport, går man ind under Rapportering og vælger rapporten, ”Aktive Fraværsassistenter”:
Rapporten ser ud som herunder, hvor man kan se hvilke brugere, som er fraværsassistenter Samt hvilke funktioner disse fraværsassistenter er sat til at varetage plus andre relevante informationer:
Oversigt over ændringer af fraværsassistenter
Hvis man ønsker en oversigt over, hvilke ændringer der er foretaget med hensyn til fraværsassistenter, så kan man også gøre brug af rapporten, ”Historiske Fraværsassistenter”. For at se den rapport, går man ind under Rapportering og vælger rapporten ”Historiske Fraværsassistenter”:
Her skal man indstille for hvilken tidsperiode man ønsker at se rapporten (Bemærk her, at startdato er inklusiv den valgte dato, men Slutdato er eksklusiv den valgte dato) og i hvilket format rapporten skal vises. Tryk derefter på ”Vis”.
Rapporten ”Historiske Fraværsasssistenter” indeholder også mange af de samme informationer som rapporten ”Aktive Fraværsassistenter:
Kommentarer