Indlæsning af konteringslinjer fra Excel

Følg

Bemærk: Desværre er det ikke alle opsætninger der har mulighed for at få denne funktion. Hvis du er interesseret i at høre, om dette kan sættes op for jeres løsning så kontakt venligst support@ibistic.com.

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________

 

Det er muligt at indlæse konteringslinjer fra Excel til Ibistic. For fakturaer som skal opdeles i mange linjer med faste konteringsdimensioner, men hvor værdierne er forskellige fra faktura til faktura, kan det være en fordel at opdele og kontere i et regneark. Følgende er en beskrivelse af hvordan regnearket bør være formateret, og hvordan man får det indlæst i Ibistic.

For at kunne indlæse konteringslinjer fra et regneark til Ibistic, må man først definere:

  • Hvilke kolonner i regnearket som Ibistic skal hente værdier fra
  • Hvilke række i regnearket som Ibistic skal begynde indlæsningen fra

Dette defineres i en skabelon.

 

Oprettelse af skabelon til indlæsning af konteringslinjer

Konteringsskabeloner i Ibistic er personlige - det vil sige, at det kun er den bruger som har oprettet skabelonen, der kan se og bruge den.

Vi viser her, hvordan man kan oprette en skabelon til indlæsning af regnearket, som er illustreret i Figur 1.

TIPS: Skriv hjælpeinformation i den øverst række i regnearket, som fx. navnet på konteringsdimensionen kolonnen skal kobles mod. Det kan også være nyttigt at beregne summen af beløbene på linjerne og kontrollere dem mod beløbet på linjen som skal opdeles.

 

Figur 1: Regneark til indlæsning af konteringslinjer. I dette eksempel skal de to første rækker ikke indlæses, og skabelonen bør derfor opsættes til at begynde indlæsning fra række 3. 

 

Fremgangsmåde

1. Klik på ikonet for "avanceret split" på en fakturalinje:

 

2. Klik "Indlæs konteringslinjer" på værktøjslinjen.

3. Klik "Opret/rediger valgt skabelon":

 

4. Skriv navnet på den nye skabelon.

5. Vælg hvilken række indlæsningen skal begynde fra. Alt som står over denne række vil blive ignoreret.

6. Klik "Tilføj" under "Kobling mellem kolonnerne i Excel-filen og felterne i Ibistic Invoice System".

7. Definer kolonnen for dimensionen.

8. Vælg dimensionen.

9. Klik "Tilføj".

10. Gentag punkt 7 og 9 for alle kolonnerne der skal indlæses. Kolonnerne "Bilagstekst" og "Beløb" er obligatoriske og skal derfor defineres.

 

11. Klik "Gem" på værktøjslinjen for at gemme skabelonen.

 

Resultat

Når man klikker "Gem", bliver skabelonen oprettet, og man kommer tilbage til vinduet for "avanceret split". Klik på "Afbryd" for at komme tilbage til konteringslinjerne.

 

Indlæsning af konteringslinjer

Efter at have oprettet skabelonen kan man indlæse konteringslinjer fra et regneark.

Fremgangsmåde

1. Klik ikonet for "avanceret split" på den linje du ønsker at indlæse konteringslinjer for.

2. Klik på "Browse" og vælg regnearket der skal indlæses.

3. Vælg skabelonen der skal bruges for dette regneark.

4. Klik "Indlæs".

5. Klik "Gem" for at gemme ændringerne:

 

 

Resultat

Når man klikker på "Indlæs", bliver konteringslinjerne indlæst, men de gemmes først, når man klikker "Gem". Når konteringslinjerne indlæses, bliver de valideret. Hvis konteringen er gyldig i henhold til kontoplanen, vil der vises et grønt OK-ikon til venstre for linjen. Hvis konteringen ikke er gyldig, vil der vises en gul advarselstrekant . Ved at holde musen over den gule trekant, kommer der en beskrivelse af problemet.

Hvis summen af de indlæse linjer ikke stemmer med fakturabeløbet, vil der oprettes en balancelinje med differencen.

 

TIP: Området der viser konteringslinjerne kan gøres større ved at trække rammen op (se A i figuren over).

 

Redigering af skabelonen for indlæsning af konteringslinjer

Fremgangsmåde

1. Klik "avanceret split" på en fakturalinje.

2. Klik på "Indlæs konteringslinjer".

3. Vælg skabelonen du ønsker at ændre.

4. Klik "Opret/rediger valgt skabelon".

5. Rediger skabelonen.

6. Klik på "Gem" for at gemme ændringerne.

 

 

Resultat

Når du klikker på "Gem" vil ændringerne blive gemt, og du kommer tilbage til visningen for "avanceret split". For at komme tilbage til linjevisningen, klik "Afbryd".

 

 

Sletning af skabelon til indlæsning af konteringslinjer

Fremgangsmåde

1. Klik "avanceret split" på en fakturalinje.

2. Klik på "Indlæs konteringslinjer".

3. Vælg skabelonen du ønsker at slette.

4. Klik "Opret/rediger valgt skabelon".

 

5. Klik "Slet denne skabelon".

6. Bekræft ved at klikke "Slet".

 

Resultat

Når du bekræfter sletningen ved at klikke "Slet", bliver skabelonen slettet, og du kommer tilbage til "avanceret split". Klik "Afbryd" for at komme tilbage til konteringslinjerne.

 

 

Har du flere spørgsmål? Send en anmodning

Kommentarer