Brugere som har rettigheden Se/generere rapporter kan generere statistiske rapporter. Gå til Rapporter, vælg Log under Kategori og klik Filtrering:
Herunder kan du se en beskrivelse af nogle af de log rapporter, som kan genereres i Ibistic.
Faktura
Afstemte fakturaer
Viser fakturaer som er afstemt i forhold til indkøbsordre (kun brugbar for selskaber som har matchning med indkøbsordre).
Bogføringsrapport
Rapporten viser alle fakturaer, som er blevet overført til regnskabssystemet i et angivet tidsrum eller inden for en angiven bilagsnummerserie.
Fakturahandlinger - log
Rapporten viser en oversigt over alle fakturahandlinger udført i den angivne periode. Følgende er en forklaring over de forskellige handlinger for løsninger henholdsvis med og uden forhåndsregistrering.
For løsninger med forhåndsregistrering:
Et dokument får status "Til forhåndsregistrering" i det øjeblik det importeres eller oprettes i Ibistic. Kolonnen ”Udført af” angiver hvem som har sendt dokumentet til forhåndsregistrering, dvs. oprettet/importeret dokumentet. Dette kan både være en bruger eller systemet.
I forhåndsregistreringen vil dokumentet blive valideret efter opsatte krav. Hvis det opfylder disse krav, vil det automatisk blive sendt til behandling. Hermed får det status ”Til behandling”, og da det ikke er manuelt valideret, vil handlingen være ”Udført af” samme bruger, som sendte dokumentet til forhåndsregistrering.
Hvis et dokument ikke opfylder kravene til forhåndsregistrering, vil det blive stoppet her. Først efter en manuel validering vil dokumentet kunne sendes videre og få status ”Til behandling”, hvor ”Udført af” vil være den bruger, som manuelt har valideret dokumentet.
Når et dokument overføres til regnskabssystemet vil det få status ”Overført”. I de fleste tilfælde vil overførslen ske automatisk i det øjeblik den sidste linje på fakturaen godkendes, og i disse tilfælde vil ”Udført af” være den bruger, som har godkendt denne linje. Det kan dog ske, at et dokument må overføres manuelt til regnskabssystemet af en regnskabsbruger, hvis der er problemer med godkendelsesprocessen. I dette tilfælde vil det ikke være den som har godkendt sidste fakturalinje, men i stedet den regnskabsbruger som overføre manuelt, som står under ”Udført af”.
Et dokument der slettes vil få status ”Slettet”, hvor ”Udført af” angiver den bruger som har slettet dokumentet.
Hvis et dokument af en eller anden grund ikke skal/kan overføres til regnskabssystemet, er det muligt at håndtere det manuelt. Dokumentet vil få status ”Manuelt håndteret” med den som håndterede dokumentet angivet under ”Udført af”.
Kolonnen ”På vegne af” angiver brugeren som havde myndighed til at udføre handlingen. Normalt vil det være samme enhed som ”Udført af”, medmindre en bruger er sat op med fraværsassistent, og en anden bruger derfor udfører handlingen på vejene af den oprindelige bruger.
For løsninger uden forhåndsregistrering:
I det øjeblik et dokument importeres eller oprettes i Ibistic, får det status "Til behandling". Kolonnen ”Udført af” angiver hvem som har oprettet/importeret dokumentet. Dette kan både være en bruger eller systemet.
Når dokumentet overføres til regnskabssystemet vil det få status ”Overført” og kolonnen "Udført af" vil angive den bruger som overførte det. Hvis der er opsat automatisk overførsel, vil overførslen ske i det øjeblik den sidste linje på fakturaen godkendes, og kolonnen ”Udført af” vil vise den bruger, som har godkendt denne linje.
Et dokument der slettes vil få status ”Slettet”, hvor ”Udført af” angiver den bruger som har slettet dokumentet.
Hvis et dokument af en eller anden grund ikke skal/kan overføres til regnskabssystemet, er det muligt at håndtere det manuelt. Dokumentet vil få status ”Manuelt håndteret” med den som håndterede dokumentet angivet under ”Udført af”.
Kolonnen ”På vegne af” angiver brugeren som havde myndighed til at udføre handlingen. Normalt vil det være samme enhed som ”Udført af”, medmindre en bruger er sat op med fraværsassistent, og en anden bruger derfor udfører handlingen på vejene af den oprindelige bruger.
Fakturahovedændringer
Denne rapport viser værdierne i fakturahovedet hver gang en handling er blevet gemt. For at kunne se hvad der er blevet ændret, er man nødt til at sammenligne med de værdier dokumentet havde tidligere.
Under handlingen ”Opret” ser man værdierne som dokumentet blev oprettet med.
Hvis der gemmes ændringer i fakturahovedet, vil handlingen stå som ”Opdater” med tidspunktet og brugeren som udførte ændringen. For at se hvad der er blevet ændret, må man sammenligne med værdier fra en tidligere handlingen (”Opret” eller ”Opdater”). Det kan være en fordel at eksportere rapporten til Excel og filtrere på fx. fakturanr. for nemmere at kunne sammenligne værdierne for hver handling.
Handlingen ”Lås for redigering” sker i forbindelse med at dokumentet bliver arkiveret. Dette kan ske ved, at dokumentet bliver overført, slettet eller håndteret manuelt. Medmindre dokumentet afvises, vil det i samme øjeblik det arkiveres også blive tildelt et bilagsnummer, og dermed vil handlingen ”Anfør bilagsnummer” blive tilføjet til denne rapport.
Fakturaoperationer
Rapporten viser antallet af fakturaoperationer, der blev udført i den angivne periode, fordelt på kontorer og brugere. Kolonnerne med grå baggrund, der vises helt til højre, er regnskabsfunktioner.
Indkommende fakturaer pr. leverandør og kanal
Viser hvilke leverandører der har sendt dokumenter til de forskellige fakturakanaler, samt antallet af dokumenter de har sendt gennem denne kanal.
Invoicedrop: Modtaget fakturabilag
Viser en liste over filer som er blevet modtaget i invoicedrop. Listen angiver bl.a. hvornår filen blev modtaget i invoicedrop, hvem afsenderen var samt filnavnet. Den viser også filens status, hvor "Til OCR" (OCR: Optical Character Recognition) betyder, at filen ligger i kø til tolkning. Kolonnen "Behandlingstid" opdateres først, når filen modtages i Ibistic, og man er derfor nødt til at bruge kolonnen "Modtaget" for at beregne, hvor lang tid en fil har ligget til behandling.
Nye fakturabilag
Denne rapport viser alle fakturaer, som er oprettet i systemet inden for det angivne tidsrum. Her vises både fakturaer, som er ankommet fra scanningsleverandører, samt fakturaer, som er blevet oprette manuelt, eller som er modtaget som videresendt fra en anden regnskabsafdeling i samme selskab. Du søger efter den aktuelle faktura i fakturaarkivet online ved at klikke på ankomstdatoen i kolonnen til venstre. Denne funktion virker også inde fra en rapport, der er blevet eksporteret til MS Excel, men dette kræver, at du logger dig ind med rollen Fakturaopslag (eksternt).
Overførte fakturaer
Denne rapport viser alle fakturaer, som er overført til regnskabssystemet inden for det angivne tidsrum. Rapporten angiver bl.a. dato for modtagelse og overførsel af dokumentet til regnskabssystemet.
Videresendte dokumenter - fakturabilag
Viser en liste over dokumenter som er blevet videresendt til eller fra en anden regnskabsenhed. Listen viser bl.a. hvilken regnskabsenhed dokumentet er sendt fra og til, samt hvem som har videresendt det.
Udlæg
Bogføringsrapport - Udlæg/rejseopgørelse
Rapporten viser alle udlæg og rejseopgørelser, som er blevet overført til regnskabssystemet i et angivet tidsrum eller inden for en angiven bilagsnummerserie. Viser bilagsnr., udlægsnr., medarbejder, rapporttype, beskrivelse, total beløbet, valuta, dato for overførelse, beløb for hver udlægslinje samt bilagstekst.
Nye kreditkorttransaktioner
Viser en liste over alle kredittransaktioner som blev oprettet i en bestemt periode. Listen angiver dato for oprettelse, transaktionsdato, udstederkode og -navn, kortindehaver, medarbejdernr. samt ansvar.
Overførte udlæg/rejseopgørelser
Viser alle udlæg og rejseopgørelser, som er blevet overført til regnskabssystemet i et angivet tidsrum. Viser bilagsnr., rapporttypen, medarbejder, udlægsnr., total beløbet, dato for oprettelse og overførsel, hvem der har overført dokumentet samt behandlingstiden.
Administration
Flyttede eller deaktiverede kontorer og brugere
Viser en liste over brugere som er blevet oprettet, deaktiveret eller flyttet til et andet kontor i den angivne periode. Listen viser hvornår opdateringen er sket, hvem der har udført den samt hvilket kontor de flyttede brugere er blevet flyttet til.
Historiske fraværsassistenter
Rapporten viser ændringer af fraværsassistenter, når disse er aktiveret og/eller deaktiveret, hvem der har foretaget ændringen, og hvornår den har fundet sted.
Ændring af beløbsgrænser
Rapporten viser ændringer af beløbsgrænser for enheder i Ibistic Invoice System, hvem der har foretaget ændringen, og hvornår den har fundet sted.
Ændring af brugerindstillinger
Viser hvilke brugerindstillinger/rettigheder der er blevet ændret i den angivne periode.
Ændring af brugernavne
Rapporten viser ændringer af brugernavn i programmet, hvem der har foretaget ændringen, og hvornår den har fundet sted.
Kommentarer