For at kunne fuldføre behandlingen af en faktura, så den kan overføres til økonomisystemet, er det nødvendig at godkende den først (medmindre man har en ren arkiv løsning). Denne vejledning beskriver, hvordan en bruger med rettigheden "Godkendelse af fakturaer" kan gøre dette.
Bemærk at nogle opsætninger kræver to signaturer, før fakturaen er færdigbehandlet - for eksempel varemodtag/attestering + godkendelse eller to godkendelser. Indstillinger for brugere og arbejdsforløbet er diskuteret i flere detaljer i separate artikler.
Hvis du har rettigheden "Godkendelse af fakturaer" og har fakturaer til godkendelse (for eksempel efter at regnskab har distribueret fakturaer til dig, eller at fakturaer automatisk er blevet sendt til dig, baseret på omdirigering eller kontor hierarki), vil fakturaen være synlig under "Hovedmenuen" i sektionen "Faktura". I følgende skærmbillede har du én faktura til godkendelse.
1. Klik på ikonet "Til godkendelse" (Genvej på tastatur: F3).
2. Vælg den faktura du ønsker at godkende ved at klikke på ikonet 
.
Du vil nu se fakturabilledet og fakturahovedet med feltinformation om fakturaen.
3. Kontroller at data i felterne er korrekt, for eksempel bruttobeløb, fakturanr., leverandør og betalingsinformation. Hvis der er noget der skal rettes, kan du klikke "Afvis godkendelse" (CTRL+SHIFT+N) med en kommentar som forklarer, hvad der mangler, og fakturaen vil gå tilbage til regnskab for korrigering.
Afhængig af sideopsætningen kan andre funktioner også være tilgængelige, for eksempel konteringsskabeloner og massekontering (enterprise funktioner) og tilføjelse af kommentarer og bilagstekst (standard funktioner).
4. Du bør tjekke konteringen af fakturaen ved at klikke på rediger kontering ikonet
.
I menuen som kommer op, kan du udfylde relevant kontering på fakturaen, som konto, afdeling, projekt, omkostnings type, momskode etc. Alle felter med fed tekst er obligatoriske at kontere på. Du kan også opdele fakturaen i en ny varelinje ved at skrive beløbet på den nye linjen i feltet "Buttobeløb" og klikke gem.
5. Når du er færdig med at redigere konteringen, kan du klikke på "Gem" ikonet. Hvis konteringen er gyldig, vil der vises et grønt symbol. Hvis du får et rødt varsel ikon, betyder det, at du må tjekke konteringen igen.
(Kontering og opdeling af faktura vil blive forklaret i flere detaljer i separate artikler.)
6. Efter verificering af data på fakturahovedet og kontering, kan du nu "Godkende" fakturaen (CTRL+SHIFT+Y)
Hvis du har tilstrækkelig prokura, (i opsætningen hvor kun 1 signatur er påkrævet, eller beløbsgrænse ikke er blivet overskredet), vil fakuraen gå tilbage til regnskab, klar til overføring. Hvis ikke, vil det gå til nærmeste tilgængelig godkender i kontor hierarkiet for ny signatur. Arbejdsforløbet i Ibistic bliver diskuteret i flere detaljer i separate artikler.
Videresending af faktura
Det er også mulig at videresende fakturaer. Du kan for eksempel sende til en anden godkender uden at godkende selv, eller du kan godkende og samtidig sende til en anden godkender:
Genvejstaster Godkender:
- Godkend (CTRL+SHIFT+Y)
- Afvis godkendelse (CTRL+SHIFT+N)
- Videresend til anden godkender (CTRL+SHIFT+U)
- Konteringsskabelon (CTRL+SHIFT+X)
- Fortryd opdeling (CTRL+SHIFT+Z)
- Kommentar (CTRL+SHIFT+C)
- Bilagstekst (CTRL+SHIFT+D)
Kommentarer