Opret og administrer en bruger for udlæg

Følg

Før du opretter det første kontor eller den første bruger, er det en god idé at få klarlagt godkendelseshierarkiet, og hvem der skal have rettigheder til hvad i Ibistic Travel & Expense (ITE).

Opret en bruger

1)  I “Hovedmenuen” under “Administration” vælges “Kontor og brugere”

 

2)  Stil dig derefter på det kontor, hvor du vil oprette brugeren
3)  Vælg “Ny” under “Brugere”

 

4)  Indtast herefter brugeroplysningerne
5)  Vælg “Generer adgangskode, og send e-mail med ny adgangskode”
6)  Klik derefter på “Gem”

 

Brugerindstillinger

1)  Vælg den pågældende brugere

 

Fanebladet ”Detaljer”: Her kan du ændre brugerens oplysninger, tilføje adresse, ændre password m.m.

Fanebladet ”Indstillinger”: Her kan du tildele brugeren de forskellige rettigheder, som vedkommende skal have i Ibistic. Dette vil blive gennemgået i et separat afsnit.

Fanebladet ”Beløbsgrænser”: Her kan du sætte beløbsgrænser (prokura) op for den enkelte bruger. Man kan differentiere beløbsgrænserne på forskellige niveauer (generelt, leverandører, omkostningstyper, kontering m.m.).

Fanebladet ”Fraværsassistent”: Er brugeren fraværende, kan du sætte en stedfortræder op, som overtager brugerens rettigheder i Ibistic (fraværsassistenten kan sættes op af regnskabsbrugeren eller af brugeren selv).

Fanebladet ”Sekretær”: Sekretærfunktionen giver den pågældende bruger mulighed for at oprette udlæg på vegne af andre. Disse vil altid blive sendt forbi den pågældende bruger.

Fanebladet ”Varsling”: Med varsling kan brugeren få tilsendt en mail fra Ibistic, hver gang vedkommende har noget til behandling. Du kan også vælge at få tilsendt en statusrapport. Dette kan styres af regnskabsbrugeren eller af brugeren selv.

Fanebladet ”Udlægsrapportkontering”: Her kan du sætte automatisk udlægskontering op på den pågældende bruger. Den automatiske kontering på brugeren vil “overrule” alt andet. Dette vil blive gennemgået i et andet kapitel. 

Fanebladet ”Identitet”: Hvis brugeren skal have adgang til flere juridiske enheder i Ibistic, kan du tilknytte de forskellige profiler her. Så behøver brugeren kun et login til flere enheder.

 

Brugerrettigheder

1)  Vælg den pågældende brugere
2)  Stil dig på fanebladet “Indstillinger”
3)  
Herefter kan du tildele brugeren de aktuelle rettigheder i Ibistic
4) 
Klik “Gem”


 

 

Behandling

“Behandling” er de “aktive” handlinger, som den enkelte bruger kan foretage i Ibistic. Du kan tildele den enkelte bruger følgende “Process handling” i Ibistic:

Udlægsbehandling (Regnskabsbruger): Giver brugeren rettigheder over alle udlæg i løsningen (denne funktion bør kun gives til regnskabsbrugeren).

Kvittere for egne udlægsrapporter: Giver brugeren rettigheder til at signere på egne udlæg (bør gives til alle, som skal oprette udlæg).

Godkendelse for udlægsrapporter: Giver rettigheder til at godkende andres udlæg (bør gives til ledelsen og budgetansvarlige).

Oprette udlægsrapporter: Giver brugeren mulighed for at oprette udlæg i løsningen (bør gives til alle, som skal have mulighed for at oprette udlæg).

Transaktionsbehandling (kreditkort) (Regnskabsbruger): Giver rettigheder til at administrere alle kreditkorttransaktioner i løsningen (denne funktion kan kun bruges, hvis man har kreditkortintegration og bør kun gives til regnskabsbrugeren).

Specificering af egne transaktioner (kreditkort): Giver brugeren rettigheder til at tilføje egne kreditkorttransaktioner til en udlægsrapport (denne funktion kan kun bruges, hvis man har kreditkortintegration og bør gives til dem, der kan oprette udlæg og har et integreret kreditkort).

 

Indsigt

Indsigt er de se-adgange en bruger kan have i Ibistic. Systemroller er de muligheder/rettigheder, den enkelte bruger kan have i Ibistic. Du kan tildele den enkelte bruger følgende se-adgange i Ibistic:

Se/generere rapporter: Giver brugeren adgang til standardrapporterne i Ibistic (bør kun gives til ledelse og regnskabsbrugeren). 

Søg i arkiv (alle udlæg): Giver brugeren adgang til at søge i alle udlæg (bør kun gives til regnskabsbrugeren eller øverste chefer).

Søg i arkiv (egne udlæg): Giver brugeren adgang til at søge i sit personlige udlægsarkiv (bør gives til alle brugere, med mindre de har adgang til alle udlæg).

 

Administration

Under administration kan du tildele brugeren forskellige rettigheder til at administrere Ibistic. Følgende rettigheder kan tildeles:

Administrer kontor & brugere: Giver brugeren administratorrettigheder i hele løsningen (bør kun gives til regnskabsbrugeren). 

Kontoplansredigering: Giver visnings-/redigeringsadgang til de importerede data fra e-conomic. Eventuelle ændringer vil blive overskrevet næste gang importen fra e-conomic kører (bør kun gives til regnskabsbrugere).

Administrer omdirigering af importerede transaktioner (kreditkort): Giver mulighed for at sætte en automatisk omdirigering op på alle kreditkorttransaktioner, så de sendes direkte ud til den pågældende bruger (bør kun gives til regnskabsbrugeren).

Administrer rapport- og omkostningstyper: Giver mulighed for at tilknytte firmaets omkostningstyper op på de forskellige rapporttyper (bør kun gives til regnskabsbrugeren).

Har du flere spørgsmål? Send en anmodning

Kommentarer