Kontoplansfiltrering gør, at brugerne kun får specificerede værdier i de forskellige konteringsdimensioner. Et vel defineret filter gør arbejdet meget mere behageligt for brugerne, da de slipper for at lede i lange lister fyldt med kontoer, som de ikke har brug for. Det giver også en bedre kontrol af, at der ikke bliver konteret på steder der ikke skal konteres.
I IIS er det muligt at definere filtre, og derefter aktivere dem i forskellige dele af organisationen. Ved ændring af et filter slipper man for at gå ind på hver enkel enhed, som bruger dette filter. Ved at tilføje en konto til et bestemt filter, vil denne konto blive tilgængelig for alle brugere, som har dette filter.
Redigere filter
Alt redigering af filtre gøres under ”Filtrering af kontoplan” under "Administration".
Nyt filter
For at lave et nyt filter klik ”Ny”. Indtast navn på filteret og eventuelt en beskrivelse og klik "Gem". Filteret er nu oprettet og indeholder den fulde kontoplan. Længere nede i denne artikel kan du læse, hvordan du definerer hvad dette filter skal indeholde.
Redigere et eksisterende filter
Vælg filteret som skal redigeres i nedtrækslisten "Vælg filter". Lad "Basisfilter" stå som "Kontoplan".
I billedet ser du to bokse med lister ved siden af hinanden. Boksen til venstre tager udgangspunkt i kontoplanen, mens den til højre er det, som er defineret i filteret. Lad os antage, at vi vil lave et filter for afdelinger. Vælg "Department" under "Dimensioner" i listen til venstre for at få en liste over afdelingerne i kontoplanen. Marker de afdelinger du ønsker skal være med i filteret og klik pilen til højre 
. Disse afdelinger fjernes nu fra venstre side og lægges til i filteret til højre. Ved at markere en afdeling i boksen til højre og klikke på pilen til venstre 
, fjernes afdelingen fra filteret. Vi kan lade "Region Midtjylland" og "Region Syddanmark" stå til højre og klikke ”Gem”. Brugerne som anvender dette filter, vil nu kun få adgang til at kontere på disse to afdelinger.
Ønsker man at filteret skal indeholde alle værdierne for en dimension, fjerner man alle værdierne fra højre side. Hvis man ikke finder dimensionen i listen til højre, vil brugerne have adgang til alle værdierne i denne dimension.
Filter som arver et andet filter
Nedarvning af filtre kan være praktisk hvis man har to eller flere filtre som skal være nogenlunde ens. Hvis et underkontor skal have et filter (filter 2) med nogle af de samme elementer som på filteret til hovedkontoret (filter 1), kan man oprette et filter som tager udgangspunkt i filter 1 på følgende måde:
Opret Filter 2 og rediger dette som forklaret ovenfor. I stedet for at vælge "Kontoplan", vælges Filter 1 som "Basisfilter". Du får nu dimensionerne og værdierne fra Filter 1 i boksen til højre. Farven blå betyder, at værdierne er defineret af filteret det nedarves fra.
Nu kan der tilføjes yderligere værdier til Filter 2, som ikke vil gælde i Filter 1. Den blå farve angiver altid værdierne defineret i Filter 1, mens nye værdier defineret i Filter 2 bliver grønne. I praksis vil denne farve ikke have nogen betydning for slutbrugerne, men er en hjælp til at få bedre overblik.
Hvis man laver forandringer i Filter 1, vil dette få de samme konsekvenser for Filter 2. Det betyder store besparelser i tid, hvis der skal tilføjes en værdi, som skal gælde for flere filtre. Alle filtrene som arves fra Filter 1, vil dermed blive opdateret automatisk. I vores eksempel vil Region Syddanmark blive fjernet fra Filter 2, hvis den bliver fjernet i Filter 1. Region Sjælland vil forblive uforandret, uanset hvad som sker i Filter 1, fordi den er defineret specielt i dette filter.
Oversigt over hvem som bruger et filter
Under det valgte filter vil der være en liste af "Påvirkede enheder", hvor du kan se kontorer og brugere som har valgt dette filter under "Filtrering" i "Kontor og brugere". Det kan være er god ide at kigge på denne liste, inden man laver ændringer, for at undgå at fjerne værdier for en bruger som behøver dem.
Symbolet tilde ~ foran et kontor eller en bruger betyder, at de har valgt dette filter på deres opsætning. Hvis de ikke har den foran navnet, betyder det, at kontoret de tilhører eller et kontor højere oppe i hierarkiet, har valgt dette filter.
Aktivere filter
Sæt filter for et kontor
Vælg et kontor i "Kontor og brugere". Under fanen "Filtrering" vælg "Anvend dit eget filter for denne enhed", vælg det aktuelle filter og klik "Gem". Nu vil samtlige brugere i dette kontor og dets underkontorer have aktivert dette filter. Man kan dog overskrive dette filter i eventuelle underkontorer.
Sæt filter for brugere
Man kan også sætte filter på brugerniveau. Find brugeren i "Kontor og brugere", vælg fanen "Filtrering", aktiver "Anvend dit eget filter for denne enhed", vælg det aktuelle filter og klik "Gem". Brugeren vil nu altid blive styret af dette filter, uanset hvilket filter som er sat i brugerens kontor.
Kommentarer