Arbejdsforløbet i Ibistic

Standard arbejdsforløbet, eller med andre ord det overordnede forløb for fakturaer og udlæg i Ibistic, er defineret ved det godkendelseshierarki, som sættes op. Dette hierarki fremstilles sidelæns, som en slags mappestruktur, hvor øverste godkender vil ligge længst til venstre i billedet, og diverse varemodtagere og andre godkendere ligger i underkontorerne længere til højre i billedet. Det er vigtigt at forstå, at denne fremstillingen ikke nødvendigvis repræsenterer det traditionelle diagram for opbygningen af en virksomhed. Det repræsenterer et godkendelseshierarki for fakturaer/udlæg. Nogle virksomheder vil muligvis have en godkender til bestemte roller på tværs af afdelingerne i virksomheden eller varemodtagere og godkendere i samme kontor. I disse tilfælde vil godkendelseshierakiet i Ibistik formentlig ligne det traditionelle organisationsdiagram.

 

Det kan være en god ide at bruge lidt tid på, hvordan organisationen og godkendelseshierarkiet er bygget op, før man starter på opsætningen af kontorer og brugere i Ibistic. I denne artikel gives der en overordnet gennemgang af, hvordan arbejdsforløbet i Ibistic fungerer, og hvordan man bør tænke for at oprette et godkendelseshierarki, som reflekterer behovene i virksomheden. Her får du en mere teknisk gennemgang, som forklarer, hvordan du i praksis sætter kontorer og brugere op.

 

Varemodtageren er den person som modtager en vare og har i udgangspunkt ansvar for at tjekke, at fakturaen stemmer overens med det, som er bestilt/modtaget.

 

Godkenderen er ofte varemodtagerens overordnede og har som regel formel myndighed til at sige god for indkøbene/udgifterne i forhold til budgettet.

 

Varemodtagere har ingen godkendelsesrettighed, hvilket betyder, at en faktura aldrig kan overføres til regnskabssystemet, hvis fakturaen kun er blevet varemodtaget. Nogle virksomheder ønsker at kunne forholde sig til godkendere i de tilfælde, hvor alle ansatte har mulighed for at godkende sine egne udgifter til en vis grad. Se afsnittet "Antal signaturer" længere nede i artiklen, for at få et billede af fakturernes forløb i systemet i dette tilfælde: Regnskab → godkender → regnskab.

 

Regnskabsbrugeren er den som sender fakturaer til den rigtige varemodtager og overfører fakturaen til regnskabssystemet, når den er godkendt og kontert. Regnskabsbrugeren har indblik i alle fakturaer, som ligger i arbeidsforløbet, uafhængig af hvor brugeren er placeret i hierarkiet. Det er normalt disse brugere, som også administrerer Ibistic lokalt.

 

 

Billedet nedenfor viser en typisk opsætning for hierarkiet i Ibistic. Her vises hovedkontoret, underkontorer og nogle af brugerne. Alle kontorer er indikeret med et hus-ikon, og alle brugere markeres med person-ikon. Hovedkontoret ligger øverst og lidt til venstre for alt andet. Det betyder, at alt andet ligger indenfor (eller under) dette kontor, inklusiv Steinar Sjef, Markedsføring og Sandra Selger. I dette billede har vi åbnet underkontoret Salg, hvorunder vi finder Sandra Selger, Simen Selger og Torunn Teamleder. Man kan tilføje flere kontorer under Salg, og på denne måde sætte hierakiet op, som man ønsker.

 

I et typisk tilfælde vil Sandra og Simen Selger få rollen som varemodtager, og Torunn og Steinar vil få rollen som godkender. Normalt vil regnskabsbrugere modtage alle nye fakturaer. Det spiller ingen rolle, hvor i hierarkiet regnskabsbrugerne er placeret. Lad os i dette tilfælde antage, at regnskabsbrugerne ligger under kontoret Regnskab. Lad os videre antage, at en regnskabsbruger distribuerer en faktura til Simen Selger. Idet Simen bekræfter varemodtaget, vil Ibistic automatisk lede efter en godkender i det samme kontor, og sende fakturaen videre til denne person. I dette tilfælde er det Torunn Teamleder. Når Torunn har godkendt, vil fakturaen blive sendt tilbage til regnskabsbrugerne til overføring i økonomisystemet.

 

Lad os tage eksemplet ovenfor et skridt videre og antage, at Torunn har en beløbsgrænse på det, som hun kan godkende. Hun modtager en faktura på kr. 12.000,-, men hun har beløbsgrænse på kr. 10.000,-. Når hun godkender, vil fakturaen derfor blive mærket med "Godkendt (kræver yderligere godkending)" og sendt til en godkender i kontoret ovenfor (dvs. Hovedkontoret). Først når Steinar Sjef godkender, vil fakturaen blive mærket med "Godkendt" og sendt tilbage til regnskab. Den bruger som sidder på toppen af hierarkiet bør ikke have nogen beløbsgrænse, da fakturaer med høje beløb naturligvis vil gå til denne bruger til godkendelse. Du kan læse mere om beløbsgrænser her.

 

 

 

Selvom rollen varemodtager i Ibistic er ment som en rolle for bestemte opgaver (andre opgaver end en godkender), er der ikke stor teknisk forskel mellem disse roller i systemet. Systemet ser på en varemodtager som en godkender med 0,- i beløbsgrænse. Når man sætter kontorer og brugere op, kan dette være godt at huske på. En faktura vil aldrig kunne blive overført til regnskabssystemet, uanset hvor mange mennesker som har varemodtaget den, før den er blevet godkendt af en godkender, som har dækning af hele beløbet.

 

En enhed kan blive sat op med krav om én eller to signaturer. Det betyder, at en faktura må opfylde kravet om antal signaturer, før den kan blive overført til regnskabssystemet. Hvis en faktura ikke opfylder kravet, når en regnskabsbruger prøver at overføre den, vil fakturaen blive stoppet, og der vil komme en fejlmelding. Da må regnskabsbrugeren sende fakturaen på ny for at skaffe den manglende signatur.

 

Både varemodtag og godkendelse tæller som én signatur. Men husk at man altid behøver mindst én godkendelse med en beløbsgrænse, som dækker hele beløbet. Hvis beløbet overstiger beløbsgrænsen, vil fakturaen fortsætte i kontorerne ovenover i hierakiet, indtil den til finder en godkender, som har dækning.

 

Lad os se bort fra eventuelle beløbsgrænser et øjeblik for at beskrive det mest simple arbejdsforløb:

 

I det øverste punkt er det kun Godkender, som har dækning for beløbet (Varemodtager har altid 0,- i beløbsgrænse). Kravet til antal signaturer og beløbsgrænse er derfor opfyldt.

 

 

Lad os kigge på et eksempel hvor der er flere godkendere i det samme kontor. Hvis Torunn Teamleder støder på beløbsgrænsen, og fakturaen bliver sendt til yderligere godkendelse, vil det være tilfældigt hvem af disse godkendere, som får fakturaen ind i sit arbejdsforløb, medmindre Torunn specificerer godkenderen. I billedet nedenfor er alle godkendere markeret med rødt:

Hvis man ønsker det, kan man specificere en "kontorgodkender", som altid vil modtage de indkomne fakturaer til dette kontor, medmindre en anden godkender er specificeret. Man kan kun have én "kontorgodkender" per kontor. Husk at godkendelse til "kontorgodkender" ikke giver flere eller færre rettigheder end andre godkendere. "Kontorgodkender" betyder kun, at fakturaer automatisk bliver omdirigeret til denne person. Her kan du lære mere om, hvordan du sætter en "kontorgodkender" op.

 

Hvis man ønsker at gøre administrationen lidt lettere, kan man sætte en beløbsgrænse for alle godkendere i et kontor. Da vil man slippe for at specificere beløbsgrænser for hver godkender. En beløbsgrænse på kontoret vil påvirke alle godkendere i det pågældende kontor og alle underkontorer. Du kan læse mere om beløbsgrænser her.

 

Vi får ofte spørgsmål om, hvorfor man må godkende en faktura, selvom beløbsgrænsen kræver yderligere godkendelse. Hvorfor sendes fakturaen ikke bare direkte til en person, som faktisk har dækning til at godkende beløbet? 

 

Forestil dig en organisation med 500 ansatte -- Daniel Direktør ved ikke nødvendigvis hvem Vibeke Varemodtager er, eller hvorfor hun har fået denne faktura. Men hvis Daniel ser, at der er to andre godkendere han kender, som har godkendt fakturaen, vil han formentlig have mere tiltro til selv at godkende fakturen, og han har nemmere ved at spørge disse godkendere, hvis der er noget, som han er i tvil om. Systemet drager altså nytte af tilliden, som eksisterer mellem kollegaer og gør, at det er lettere at tage beslutninger.