Beløbsgrænser

Følg

Ved at sætte beløbsgrænser i Ibistic kan du på en enkel måde kontrollere, at ingen overskrider de beløb, som de har, og samtidig er det en måde at kontrollere fakturaforløbet på. Når nogen godkender et fakturaelement, som overskrider deres beløbsgrænse, vil linjen blive sendt til en godkender højere i hierarkiet for yderligere godkendelse.

Begynd med at klikke "Kontor og brugere" under "Administration":



Beløbsgrænse for brugere
Fra "Kontor og brugere" vælg den bruger (i dette tilfælde Hans Hansen), som du ønsker at sætte en beløbsgrænse for.



Vælg fanebladet "Beløbsgrænser" og klik "Ny". Herfra specificerer du beløbsgrænsen, som du ønsker at give til brugeren og klikker "Gem". Det er valgfrit at specificere valuta og dimensionsværdi.

Hvis du ønsker at specificere forskellige beløbsgrænser for forskellige valutaer, kan du også gøre dette. Bemærk at Ibistic tjekker for beløbsgrænsen automatisk basert på dagens valutakurser, selvom du ikke har opgivet nogen speciel beløbsgrænse for denne valuta. Ibistic tjekker for de mest almindelige valutakurser, men ikke alle.

Du kan tilføje så mange beløbsgrænser, som du ønsker. For eksempel, hvis du ønsker at have en højere/lavere beløbsgrænse end den "generelle" grænse basert på leverandøren, kan du gøre det.

Specifikke beløbsgrænser vil altid overskrive generelle beløbsgrænser. Lad os vise et eksempel:


 

Denne bruger har rettigheder til at godkende op til kr. 3000,- alene, bortset fra hvis fakturaen kommer fra leverandør "1004" - i hvilket tilfælde brugerens beløbsgrænse er kr. 1250,-. Men du kan også lave specifikke beløbsgrænser, som er højere end den generelle grænse. Eller du kan vælge ikke at have nogen generel grænse, men kun have grænser for enkelte kontoer eller leverandører. Så beløbsgrænserne kan være forskellige, basert på konteringen på konteringslinjen, og du kan tilføje så mange beløbsgrænser, som du ønsker.


Beløbsgrænse for et kontor
En beløbsgrænse for et kontor fungerer stort set på samme måde, som en beløbsgrænse for en bruger. Forskellen er, at beløbsgrænsen for kontoret fungerer rekursivt på alle brugere og kontorer nedenfor i hierarkiet. For at sætte en beløbsgrænse for et kontor, vælger du kontoret, klikker fanebladet "Beløbsgrænser" og udfylder felterne som normalt og klikker "Gem".



Også i dette tilfælde vil specifikke beløbsgrænser overskrive generelle beløbsgrænser. Hvis du har en beløbsgrænse for et kontor og en beløbsgrænse for en bruger i dette kontor, vil beløbsgrænsen for brugeren altså overskrive grænsen for kontoret.

I eksemplet med brugeren Hans Hansen ovenfor, vil han ikke blive påvirket af beløbsgrænsen på kontoret. Men lad os antage, at vi også gør Jens Jensen til godkender uden at tillægge ham en beløbsgrænse. Han vil kun have mulighed for at godkende op til kr. 2000,- alene på grund af beløbsgrænsen for kontoret. Hvis vi sætter en specifik beløbsgrænse for ham, som vi gjorde for Hans Hansen (kr. 1250,- for leverandøren 1004), vil han have mulighed for at godkende alt op til kr. 2000,- medmindre fakturaelementet kommer fra leverandøren 1004 (i hvilket tilfælde han har kr. 1250 i beløbsgrænse).

 

Beløbsgrænser på elementniveau

Vær opmærksom på, at beløbsgrænser for en godkender gælder på fakturaelementniveau. Det er derfor ikke totalbeløbet på fakturaen, som er afgørende, men elementet / linjen som skal godkendes. Forudsætningen er, at fakturaelementet ikke blev oprettet af godkender selv. Det er derfor ikke muligt for godkender selv at opdele en faktura for at komme under beløbsgrænsen.

Nogle eksempler:

Gunnar Godkender har en beløbsgrænse på 10 000 kr.

  •  Gunnar modtager én konteringslinje på 11 000 kr. Gunnar vil da ikke have tilstrækkelig prokura til at godkende den, selvom Gunnar opdeler beløbet.
  • Hvis Gunnar modtager to konteringslinjer på 6 000 kr, altså tilsammen 12 000 kr, vil han kunne godkende disse, fordi de er blevet opdelt af andre end Gunnar.

 

Konfigurationsmuligheder

Det er også muligt at ændre opsætningen med følgende alternativer:

1.  Alle har beløbsgrænse 0, såfremt der ikke er andet specificeret

-> Man kan ikke godkende noget, før man specifikt får tilladelse til at godkende indenfor et beløb.

 

2. Alle har beløbsgrænse 999 999 999,00, såfremt der ikke er andet specificeret.

-> Du kan godkende så meget du vil, så længe ingen har begrænset din tilladelsen ved at give dig en beløbsgrænse.

 

Standardopsætningen er alternativ 2, som de fleste regnskabsenheder har. Kontakt Ibistic Support hvis der ønskes ændringer fra standard opsætningen.

Har du flere spørgsmål? Send en anmodning

Kommentarer