Hvad er Invoice Drop?
Ibistic Invoice Drop er en tjeneste drevet af Ibistic Technologies. Man modtager fakturaer, kreditnotaer og rykkere (sammen med eventuelle vedhæftninger til disse) i en e-postboks. Dokumenterne bliver tolket af en skanningscentral hvor indholdet i fakturaen bliver tolket og fremstillet digitalt i Ibistic, så regnskabsføreren slipper for at indtaste alle dataene manuelt for hver faktura. Fakturaer vil også komme frem meget hurtigere end ved brug af fysisk post.
Om dette dokumentet
Denne dokumentation er kun ment til brug af kunder af Ibistic. Den kan være til hjælp for jer som er i en overgangsperiode, hvor I modtager mange fakturaer som fysisk post, og ønsker at få disse indlæst i Ibistic. Denne dokumentation bør ikke distribueres til leverandører, da det erfaringsmæssigt har vist at skabe forvirring om hvad der skal sendes, i hvilket format, og med hvilken type indstillinger på skanneren.
Det eneste jeres leverandører har behov for at vide er, at de skal sende systemgenereret pdf-filer til Invoice drop. Med systemgenereret pdf-filer, menes filer som er genereret direkte fra leverandørens økonomisystem, og er et ægte dokument hvor det er muligt f.eks at markere teksten. Hvis en leverandør ikke har mulighed for dette, er de nødt til at sende fakturaerne som fysisk post på normal vis.
Hvordan man sender dokumenter
- Fakturaen skal være i A4-format.
- Fakturaen skal sendes som et dokument i .pdf-format eller som et billede i .tiff-format.
- Faktura med eventuelle bilag til fakturaen, skal sendes som én fil i e-mailen (med mindre man benytter sig af skilleark, som bliver beskrevet senere i denne artikel under "Flere fakturaer i én fil").
- Fakturaudsteders organisationsnummer
- Fakturaudsteders IBAN- eller bankkontonummer
- Fakturanummer
- Fakturadato
- Forfaldsdato
- Nettobeløb
- Bruttobeløb (totalbeløb)
- MOMS-beløb
- Valutaangivelse i henhold til ISO 4217
Hvordan opnår man bedst mulig tolkning af filen?
Det bedste resultat får man ved at sende en systemgenereret pdf-fil. Hvis du ikke har mulighed for dette, kan du skanne fakturaerne som et billede i TIFF-format og sende dem direkte fra skanneren.
Fejlmeldinger fra Invoice Drop
Ingen vedlæg
Denne meldingen vil du få, hvis du har glemt at vedhæfte filer i emailen. Du kan også få denne fejlmelding, hvis du sendte til en adresse som ikke er registreret hos Invoice Drop.
Du vil få denne meldingen, hvis du havde flere emailadresser i "Til:" feltet på emailen. I dette felt skal det kun være Invoice Drop-adressen.
Fejlformateret PDF
Tilføjelse af bilag til et dokument
Hvis du ønsker at tilføje andre dokumenter som bilag til et dokument, skal du bruge skillearket ("Cover_sheet_annex"), som er vedlagt herunder. Dette ark indikerer til skanneservicen, at påfølgende dokumenter er bilag til det første dokument i filen. Uden dette ark vil skanningssystemet fejle i OCR tolkningen, da dokumentet vil tolkes som om, at der er flere fakturaer i samme fil - og tolkningen vil ikke vide hvilke data som skal plukkes (som fx. fakturadato, fakturanummer, beløb, osv.). Med skillearket kan man klart definere, hvad der skal tolkes som faktura, og hvad som er bilag.
Last ned: Cover sheet annex
Vi håber, at dette er enkelt at bruge, men vi vil meget gerne have tilbagemelding, hvis noget skulle være uklart.
Følg venligst denne enkle procedure:
- Udskriv et lille antal af hvert af de to skilleark (de sidste to sidder i dette dokumentet). Husk at disse skilleark kan genbruges.
- Sorter fakturaerne i enkelt-sidet og fler-sidet fakturaer (fakturaer med mere end én side).
- Læg alle de enkelt-sidet fakturaer i én bunke og læg skillearket "Vouchers - Single page" på toppen.
- På toppen af hver fler-sidet faktura, læg skillearket "Single voucher - Multiple
pages". - Læg alle bunkerne sammen og dobbelttjek, at alle skillearkene stemmer.
Husk: Det første ark i bunken må være et skilleark, ellers vil hele den færdige
fil blive anset som én eneste faktura. - Skan hele bunken som én fil og undgå blanke sider (hør med jeres IT-afdeling hvordan skanneren konfigureres til dette).
- Send filen som normalt til [firma]@invoicedrop.com.
- Du burde nu modtage en email med en bekræftelse, som ser tilsvarende ud:
Spørsmål
Hvis du har spørsmål, venligst kontakt Ibistic Support ved support@ibistic.com
Kommentarer