Hvordan bruges Invoice Drop

Avatar
Erlend Jacobsen
Følg

Hvad er Invoice Drop?

Ibistic Invoice Drop er en tjeneste drevet af Ibistic Technologies. Man modtager fakturaer, kreditnotaer og rykkere (sammen med eventuelle vedhæftninger til disse) i en e-postboks. Dokumenterne bliver tolket af en skanningscentral hvor indholdet i fakturaen bliver tolket og fremstillet digitalt i Ibistic, så regnskabsføreren slipper for at indtaste alle dataene manuelt for hver faktura. Fakturaer vil også komme frem meget hurtigere end ved brug af fysisk post.



Om dette dokumentet

Denne dokumentation er kun ment til brug af kunder af Ibistic. Den kan være til hjælp for jer som er i en overgangsperiode, hvor I modtager mange fakturaer som fysisk post, og ønsker at få disse indlæst i Ibistic. Denne dokumentation bør ikke distribueres til leverandører, da det erfaringsmæssigt har vist at skabe forvirring om hvad der skal sendes, i hvilket format, og med hvilken type indstillinger på skanneren.

Det eneste jeres leverandører har behov for at vide er, at de skal sende systemgenereret pdf-filer til Invoice drop. Med systemgenereret pdf-filer, menes filer som er genereret direkte fra leverandørens økonomisystem, og er et ægte dokument hvor det er muligt f.eks at markere teksten. Hvis en leverandør ikke har mulighed for dette, er de nødt til at sende fakturaerne som fysisk post på normal vis.



Hvordan man sender dokumenter

Emailen skal opfylde følgende krav:
  • Fakturaen skal være i A4-format.
  • Fakturaen skal sendes som et dokument i .pdf-format eller som et billede i .tiff-format.
  • Faktura med eventuelle bilag til fakturaen, skal sendes som én fil i e-mailen (med mindre man benytter sig af skilleark, som bliver beskrevet senere i denne artikel under "Flere fakturaer i én fil").
 
Flere fakturaer (filer) kan sendes i en og samme email.
 
Herudover gælder normale regler for udstedelse af faktura, som skal indeholde:
  •  Fakturaudsteders organisationsnummer
  •  Fakturaudsteders IBAN- eller bankkontonummer
  •  Fakturanummer
  •  Fakturadato
  •  Forfaldsdato
  •  Nettobeløb
  •  Bruttobeløb (totalbeløb)
  •  MOMS-beløb
  •  Valutaangivelse i henhold til ISO 4217

Når du har sendt fakturaen, vil du modtage en bekræftelse fra Invoice Drop om, at fakturaen er modtaget. Bekræftelsen vil se lignende ud:



Du vil altid modtage en email fra Invoice Drop for hver email du sender. Det kan være en bekræftelse på at fakturaen er blevet modtaget (som i eksemplet ovenfor), eller det kan være en fejlmelding. Meldingen plejer at komme efter kort tid, men det kan variere baseret på netværkstrafik.


Hvordan opnår man bedst mulig tolkning af filen?

Det bedste resultat får man ved at sende en systemgenereret pdf-fil. Hvis du ikke har mulighed for dette, kan du skanne fakturaerne som et billede i TIFF-format og sende dem direkte fra skanneren.
Bemærk: I bør aldrig skanne til PDF-format, kun TIFF. Årsagen til dette er, at alle PDF filer som sendes til invoicedrop alligevel bliver konverteret til TIFF format, men konverteringen af en skannet PDF fil bliver langt dårligere end en systemgenereret PDF fil, og sandsynligheden for tolkningsfejl bliver derfor større.

Ved skanning er det følgende opsætning som giver det absolut bedste resultat for den automatiske tolkningen:

Hvis du sender dokumenterne direkte fra skanneren, skal du opsætte skanneren med din egen returadresse, så du får bekræftelser/fejlmeldinger ind på denne email adresse.

Fejlmeldinger fra Invoice Drop

Ingen vedlæg

Denne meldingen vil du få, hvis du har glemt at vedhæfte filer i emailen. Du kan også få denne fejlmelding, hvis du sendte til en adresse som ikke er registreret hos Invoice Drop.


Flere modtagere (emailen blev sendt til flere end én adresse)

Du vil få denne meldingen, hvis du havde flere emailadresser i "Til:" feltet på emailen. I dette felt skal det kun være Invoice Drop-adressen.


Fejlformateret PDF
Denne fejlmeldingen betyder, at dokumentet ikke er et gyldig .pdf-dokument.



Tilføjelse af bilag til et dokument

Hvis du ønsker at tilføje andre dokumenter som bilag til et dokument, skal du bruge skillearket ("Cover_sheet_annex"), som er vedlagt herunder. Dette ark indikerer til skanneservicen, at påfølgende dokumenter er bilag til det første dokument i filen. Uden dette ark vil skanningssystemet fejle i OCR tolkningen, da dokumentet vil tolkes som om, at der er flere fakturaer i samme fil - og tolkningen vil ikke vide hvilke data som skal plukkes (som fx. fakturadato, fakturanummer, beløb, osv.). Med skillearket kan man klart definere, hvad der skal tolkes som faktura, og hvad som er bilag. 

Last ned: Cover sheet annex



Flere fakturaer i én fil

Vi har fået tilbagemelding fra flere af vores kunder og partnere om, at det kan være tidskrævende at skanne hver enkelt faktura til én fil, når du bruger Ibistic Invoice Drop. Vi er derfor glade for at kunne meddele, at vi har lavet en funktionalitet som gør, at alle brugere kan sende flere fakturaer i én og samme fil.
 
Konceptet er enkelt: Ved at bruge skillearkene indikere man om de påfølgende sider skal tolkes som én faktura på flere sider, eller om hver ny side er en ny faktura. Du kan bruge et ubegrænset antal skilleark i samme fil, så længe den første siden er et skilleark.

Vi håber, at dette er enkelt at bruge, men vi vil meget gerne have tilbagemelding, hvis noget skulle være uklart.

Følg venligst denne enkle procedure:

  1. Udskriv et lille antal af hvert af de to skilleark (de sidste to sidder i dette dokumentet). Husk at disse skilleark kan genbruges.
  2. Sorter fakturaerne i enkelt-sidet og fler-sidet fakturaer (fakturaer med mere end én side).
  3. Læg alle de enkelt-sidet fakturaer i én bunke og læg skillearket "Vouchers - Single page" på toppen.
  4. På toppen af hver fler-sidet faktura, læg skillearket "Single voucher - Multiple
    pages".
  5. Læg alle bunkerne sammen og dobbelttjek, at alle skillearkene stemmer.
    Husk: Det første ark i bunken må være et skilleark, ellers vil hele den færdige
    fil blive anset som én eneste faktura.
  6. Skan hele bunken som én fil og undgå blanke sider (hør med jeres IT-afdeling hvordan skanneren konfigureres til dette).
  7. Send filen som normalt til [firma]@invoicedrop.com.
  8. Du burde nu modtage en email med en bekræftelse, som ser tilsvarende ud:
 
 
Dokument Tracking
 
I Ibistic findes der en rapport som viser PDF og TIFF fakturaer sendt til invoicedrop, med filnavn, afsenders email adresse, dato og tidspunkt som filerne blev sendt, tracking ID, og aktiv status på dokumenterne (afventer OCR, modtaget i Ibistic eller afvist med en fejlmelding). Du kan søge på datointerval, og eksportere rapporten til Excel. Vi anbefaler stærkt, at du bruger denne rapporten til at holde styr på alle fakturaerne, som er indsendt til invoicedrop. Hvis du har brug for yderligere hjælp vedrørende status på fakturaerne i denne rapporten, opgiv venligst tracking ID til Ibistic Support.
 
Du kan finde rapporten under Rapporter -> Invoicedrop: Modtaget fakturabilag:
 
 
SLA - I samme øjeblik du har modtaget en kvittering, vil filen automatisk blive sendt til OCR tolking, og der løber derefter en 26 timers SLA på arbejdsdage (mandag til fredag). Grunden til at det kan tage noget tid er, at dokumenterne skal gennem en manuel verificering af datatolkningen i tillæg til automatisk datafangst, for at sikre bedst mulig kvalitet med mindst 99.7% nøjagtighed på feltniveau.
 

Spørsmål

Hvis du har spørsmål, venligst kontakt Ibistic Support ved support@ibistic.com

 
Har du flere spørgsmål? Send en anmodning

Relaterede artikler

Kommentarer