Kreditkorttransaktioner til behandling

Kreditkorttransaktioner til behandling

OBS! Skærmbillederne i denne brugervejledning kan variere alt efter opsætning af jeres selskab i Ibistic.

Du tilgår kreditkorttransaktioner til behandling, ved i hovedmenuen under overskriften ”Udlægsrapporter og rejseopgørelser - opgørelser” at vælge menuen ”Kreditkorttransaktioner”:

Fig.1

Der vil du der se en oversigt over samtlige kreditkorttransaktioner der ligger til behandling. Det er en oversigt som ser nogenlunde ud som eksemplet her:

Fig.2

 

Måden som denne oversigt er opdelt på, er at du til venstre ser en oversigt over Kreditkorttransaktionerne, og til højre ser du et visningsvindue. Dette visningsvindue er indledningsvist tomt, men hvis du markerer en kreditkorttransaktion ved at klikke på ikonet til venstre for kreditkorttransaktionen her:

Fig.3

så vil man til højre i visningsvinduet få vist samtlige detaljer for den pågældende kreditkorttransaktion.

 

 

Kolonnerne på oversigten viser de følgende informationer:

Fig.4

1. Hvis du klikker her, så markerer/vælger du samtlige kreditkorttransaktioner på denne side.
2. Denne kolonne viser kortudstederen og kortindehaveren af kortet som transaktionen tilhører.
3. Denne kolonne viser Forbrugsstedets navn og Transaktionsdatoen.
4. Denne kolonne viser hvilken dato at transaktionen ankom til Ibistic.
5. Denne kolonne viser statussen for kreditkorttransaktionen og hvem, der er dens ejer.
6. Denne kolonne viser hvor meget kreditkorttransaktionen er på i den lokale valuta, og hvilken valuta det er.

 

Fig.5

 

7. Denne kolonne viser hvad transaktionsbeløbet er i Danske kroner.
8. Denne kolonne viser om det er et kortindehaveren eller selskabet, der hæfter for transaktionen og om beløbet er refunderbart.

9. Denne kolonne viser hvilken omkostningstype og kategorikode som transaktionen hører under.
10. Denne kolonne viser om, der er nogen kommentarer tilknyttet transaktionen - hvis man holder musen    over taleboblen på en transaktionslinje, så vil kommentaren dukke frem.

11. Hvis du klikker her, så åbner der sig et nyt vindue til venstre for oversigten, som du vil kunne bruge til at filtrere kreditkorttransaktionerne baseret på kriterier som fx Status, Kortindehaver, Beløb, valuta og mange andre. Filtreringsvinduet ser sådan her ud:

Fig.6.

 

Når du har markeret en kreditkorttransaktion i oversigten ved at sætte flueben i på ikonet til venstre for transaktionen, så vil der dukke de følgende valgmuligheder op:

Fig.7

1. Når du klikker her, åbnes filtreringsvinduet (som er beskrevet tidligere.)

2. Når du klikker her, åbnes distributions-vinduet som du kan bruger til at distribuere den valgte kreditkorttransaktion til en ønsket bruger til behandling. Dette vindue og hvordan det kan bruges vil blive beskrevet nærmere i afsnittet, ”Distribution af kreditkorttransaktioner” senere i denne brugervejledning.

3. Når du klikker her kan du tilbagekalde kreditkorttransaktionen, hvis den fx er blevet sendt til specificering ved en forkert bruger. Derefter kan man distribuere transaktionen til den rette bruger.

4. Når du klikker her, så kan du Arkivere transaktionen – hvilket vil sige, at den bliver slettet, men stadigvæk kan ses i oversigten. Den vil dog fremover have kun statussen ”Arkiveret”, og kan ikke distribueres. OBS: Læg mærke til, at man kun kan arkivere transaktioner som har en af de følgende statusser: ”Ny”, ”Til specificering”, ”Tilbagekaldt” og ”Afvist”.

5. Når du klikker her, så åbne du op for yderligere fire valgmuligheder:

  - Slet: Som du kan bruge til at slette en kreditkorttransaktion helt fra oversigten. Men vær opmærksom på, at man kun kan slette transaktioner som brugere hæfter personligt for.

  - Send rykker: Denne funktion gør, at du kan sende en påmindelse til en bruger om, at vedkommende skal behandle transaktionen.

  - Tilføj omkostningstype: Denne funktion gør det muligt at oprette en udgift. Man skal dog have tilknyttet transaktionens ”Merchant Category Type” til en bestemt omkostningstype på forhånd, før man kan gøre brug af denne funktion.

  - Historik: Hvis du klikker her, så vil du blive sendt til en oversigt over, hvad der er sket med transaktionen siden den blev ankom i systemet.

 

Distribution af kreditkorttransaktioner:

Første gang en bruger modtager kreditkorttransaktioner vil transaktionerne skulle blive manuelt distribueret til denne bruger af en regnskabsbruger. Hvis regnskabsbrugeren har sørget for at aktivere ”Aktiver omdirigering” når dette gøres, så vil alle kreditkorttransaktioner til denne bruger herefter automatisk blive distribueret til brugeren.

 

Når du vil distribuere en eller flere kreditkorttransaktioner til en bruger første gang, så gøres det ved at du først markerer de pågældende transaktioner. Så klikker du på ”Distribuér ”-knappen som beskrevet tidligere. Så dukker det følgende skærmbillede op:

Fig.8

Her kan du gøre følgende:

1. Her kan du vælge hvilket kontor som brugeren du ønsker at distribuere transaktionen til tilhører
2. Her vælger du brugeren som skal modtage transaktionen.
3. Her vælger du hvilket type Betalingsmiddel transaktionen består af, som er tilknyttet denne bruger.
4. Her aktiverer du ”Automatisk omdirigering”, som betyder, at næste gang, der dukker en transaktion op til denne bruger, så vil systemet automatisk sende transaktionen til ham. Så denne funktion bør stort set altid aktiveres, da det vil spare tid herefter, da man ikke skal distribuere transaktioner til denne bruger manuelt.
5. Når du klikker her vil transaktionen blive distribueret til den valgte bruger.
6. Hvis du klikker her bliver distribueringen afbrudt.

 

Hvis det ikke er første gang, at man har distribueret en transaktion til en bruger, men en transaktion fx er blevet tilbagekaldt til regnskab, så kan man stadig distribuere transaktionen med denne funktion. Så vil skærmbilledet - når man klikker på ”Distribuér” knappen – dog være det følgende:

Fig.9

1. Her markerer man om man ønsker, at kreditkorttransaktionen skal distribueres til den bruger, som der allerede er sat automatisk omdirigering op for, eller om man ønsker, at vælge en helt ny bruger - Hvis man ønsker at kreditkorttransaktionen skal distribueres til den bruger, som der allerede er sat automatisk omdirigering op for så skal man blot klikke på Distribuer (der har nummer 3). og så vil transaktionen blive distribueret.
   Men hvis du derimod ønsker at en anden bruger skal modtage transaktionen, så kan du deaktivere knappen (med tallet 1) og så derefter vælge kontor, bruger samt betalingsmiddel og så klikke på ”Distrbuér” (Der har nummer 3), og så vil den valgte bruger modtage transaktionen.
2. Hvis du ønsker at denne type transaktion fremover skal distribueres til denne nye bruger som du har valgt så aktiverer du ”Automatisk omdirigering” her. Den bevirker at næste gang, der dukker en transaktion op til denne bruger, så vil systemet automatisk sende transaktionen til ham.
3. Fortryd handlingen

 

Status på kreditkorttransaktioner

Dette er hvad transaktions-statusserne betyder:

Ny/Tilbagekaldt: Kredittransaktionen er klar til distribuering til den bruger som transaktionen tilhører. Det er kun muligt at tilbagekalde transaktioner som er til specificering.

Til specificering: Transaktionen er distribueret til brugeren, og vil være tilgængelig for brugeren til at oprette en udgift på.

Specificeret: Brugeren har lagt transaktionen til en Afregning. Afregningen er endnu ikke sendt ud i arbejdsforløbet.

Til behandling: Brugeren har sendt afregningen - med hele eller dele af transaktionen - ud i arbejdsforløbet. Afregningen er til behandling.

Godkendt: Når afregningen med transaktionen er blevet overført til ERP.