Opret og administrer Omkostningstyper

Følg

Opret og administrer Omkostningstyper

 

Når man i Ibistic skal oprette et udlæg i en udlægsrapport, så skal man vælge en omkostningstype som basis for udlægget. Ibistic har på forhånd oprettet en del standard omkostningstyper, som du kan vælge fra eller redigere i, men du kan også oprette nye omkostningstyper. Disse omkostningstyper kan være sat sammen på mange forskellige måder alt efter behov.

I denne brugervejledning vil vi beskrive hvordan man opretter en ny omkostningstype og hvordan man redigerer eller sletter en eksisterende omkostningstype.

For at man som bruger skal kunne oprette og administrere omkostningstyper i Ibistic skal man først og fremmest have rettigheden ”Opsætning af rejse/udlæg”:

DANSK_Opret_og_administrer_Omkostningstyper_1.PNG

 

Så kan man oprette nye omkostningstyper i menuen ”Skema- og omkostningstyper”:

DANSK_Opret_og_administrer_Omkostningstyper_2.PNG

 

Her går man ind på fanebladet ”Omkostningstyper” og klikker på ”Opret”:

 

DANSK_Opret_og_administrer_Omkostningstyper_3.PNG

 

Når det er gjort, bør man tage stilling til de følgende valgmuligheder for hvordan den ønskede omkostningstype skal være:

DANSK_Opret_og_administrer_Omkostningstyper_4_-_Version_2.png

1. Navn på omkostningstype.

2. En kort beskrivelse af hvad omkostningstypen skal bruges til.

3. Her fastsætter man hvilken form for omkostningstype man ønsker at oprette. Man skal vælge adfærden af omkostningstypen skal være:

- Normalt
- Personlig / personligt
- Forskud (kun betalingsmiddel med firmaansvar eller kun firmakort)
- Returnering af forskud (kun betalingsmiddel med firmaansvar eller kun firmakort)
- Tilbageført transaktion

4. Skal omkostningen indrapporteres til skat?

5. Skal der være et krav om deltagere? - og hvis der skal det,  hvor mange skal så deltage?

6. Skal der være et krav om formål? (Der skal udfyldes formål for alle Danske kunder, når det kommer til rejseudlæg)

7. Skal der være et krav om at arrangement/hændelse skal udfyldes for denne omkostningstype?

8. Hvis der er en overnatning, skal der så indberettes overnatningstype og adresse?

9. Her vælger man kvitteringskrav for omkostningstypen:

- Tilgængelig.
- Reference må oplyses.
- Reference og bilag.
- Vedlagt dokumentation.

10. Her vælger man krav til adresse for Omkostningstypen:

- Ingen
- En adresse.
- Fra/Til adresse

Når man har taget stilling til alle disse felter og de er udfyldt som man ønsker. Så klikker man på ”Gem”.

 

NB!: Her er det vigtigt, at man har læst teksten øverst på siden, hvor der står det følgende:

”Ændringer, der gøres på denne side vil have effekt senest i morgen tidlig. For nogle brugere kan det have effekt straks. Dette afhænger af brugerens profil, og om nogle brugere med en tilsvarende profil har været logget ind i dag. Årsagen til dette er Ibistics caching af brugerindstillinger. Cachen slettes automatisk hver nat og når løsningen opdateres. Løsningen opdateres ca. hveranden uge. Det betyder, at såfremt vi opdaterer løsningen i dag, så vil ændringen have effekt for alle brugerne allerede i dag. Vi arbejder med en bedre løsning, således at ændringerne kan få umiddelbar effekt.”

Det betyder at nyoprettede Omkostningstyper for det meste først vil kunne bruges i Ibistic dagen efter oprettelsen – hvilket også gælder eventuelle rettelser af eksisterende Omkostningstyper.

 

Hvordan man redigerer en Omkostningstype

Man redigerer en eksisterende omkostningstype ved at gå ind i menuen ”Skema- og omkostningstyper”, vælge fanebladet ”Omkostningstyper”- og derefter klikker på ”Rediger” - som er illustreret med et Blyant-ikon - på den omkostningstype som man ønsker at redigere:

DANSK_Opret_og_administrer_Omkostningstyper_5.PNG

Man er dog kun i stand til at redigere ”Navn”, ”Beskrivelse”, ”Adresse” og ”Ordretype” og ikke andet. Grunden til denne begrænsning er, at man skal kunne bibeholde historikken af en omkostningstype.

 

Når man er færdig med at redigere, så husk at klikke på ”Gem” - som er illustreret med et Diskette-ikon:

DANSK_Opret_og_administrer_Omkostningstyper_6.PNG 

Når ændringerne er gemt i Ibistic, så skal man dog også her som tidligere nævnt være klar over at ændringerne nok først være tilgængelige i Ibistic dagen efter.

 

Hvordan man sletter en Omkostningstype:

Hvis man ønsker at slette en Omkostningstype går man ind i menuen ”Skema- og omkostningstyper” og vælger fanebladet ”Omkostningstyper”. Her markerer man hvilken Omkostningstype, som skal slettes og klikker derefter på ”Slet”:

 DANSK_Opret_og_administrer_Omkostningstyper_7.PNG

Så vil denne Omkostningstype forsvinde fra listen.

OBS: Hvis man forsøger at slette en Omkostningstype, som en bruger allerede har brugt til at oprette et udlæg, så vil man ikke kunne slette den Omkostningstype, men den vil i stedet for blive Arkiveret.

Det vil sige, at den pågældende Omkostningstype, i stedet for at forsvinde fra listen, vil blive rykket ned i bunden af listen over Omkostningstyper - og navnet på Omkostningstypen vil være skrevet med ”kursiv”. Dette gøres, for at bibeholde regnskabshistorikken af omkostningstyper, som er blevet brugt til udlæg.

 

Har du flere spørgsmål? Send en anmodning

Kommentarer