Opret og administrer Skematyper

Opret og administrer Skematyper

Når man i Ibistic skal oprette en ny udlægsrapport, så skal den baseres på en skematype. Disse skematyper kan være sat sammen på mange forskellige måder alt efter behov. I denne brugervejledning beskrives, hvordan oprettelsen af en skematype til udlæg skal gøres.

 

For at man som bruger skal kunne oprette og administrere skematyper i Ibistic skal man først og fremmest have rettigheden ”Opsætning af rejse/udlæg”:

 

Så kan man oprette nye skematyper i menuen ”Skema- og omkostningstyper”:

 

 

Her går man ind på fanebladet ”Skematyper” og klikker på ”Opret”:

 

Når det er gjort, skal man tage stilling til de følgende tekstfelter og valgmuligheder for hvordan den ønskede skematype skal være:

 

NB: Ikke alle opsætninger af Ibistic ser ud som herover eller indeholder alle disse felter. Antallet af felter vil være forskelligt fra hvert selskab i Ibistic.

Her er en oversigt over, hvad de forskellige valgmuligheder og felter betyder:

1. Dette er navnet på skematypen:
2. Dette er en kort beskrivelse af, hvornår man skal bruge denne skematype.
3. Her kan man vælge hvilken dato, der som standard skal vælges for skematypen:

               - Afrejsedatoen fra udlægshovedet.

               - Hjemrejsedato fra udlægshovedet.

               - Dags dato.

4. Markér her hvis du ønsker, at den ansattes bopælsadresse skal være registeret på skematypen.
5. Markér her hvis du ønsker, at den ansattes bankkontonummer skal være registeret på skematypen.
6. Markér her hvis du ønsker, at lave en rejse-skematype. Når du markerer her, så bekræfter du samtidigt, at du også ønsker, at start- og slutdato, destinationsland og -by skal udfyldes.
7. Hvis du markerer her, så skal man udfylde formål for rejsen (Dette felt skal markeres for alle Danske kunder, når det kommer til rejseudlæg)
8. Hvis du markerer her, så skal man udfylde Arrangement/Hændelse for rejsen.
9. Her vælger man hvilket land der skal sættes på som standard på skematypen. (Det kan dog frit indstilles hver gang man bruger denne skematype.)
10. Hvis du markerer her, så betyder det at brugerne, der vælger skematypen vil kunne oprette udgifter på den. (Dette felt bør markeres på stort set alle skematyper.)
11. Hvis du markerer her, så betyder det, at der blive åbnet op for muligheden for brugeren til at registrere kostgodtgørelse på denne skematype. Hvis man har markeret i felt 11, så skal man efterfølgende vælge hvilken satser af 12, 13, 14, 15 eller 17. som man skal kunne vælge på denne skematype.

16. Her vælger du hvilken kostgodtgørelsessats som skal være standard på denne skematype.
17. Hvis du markerer her, så kan man i denne skematype registrere udokumenteret nattillæg. (Hvis man fx på en i forbindelse med en forretningsrejse også holder et par dages ferie ved bekendte, så kan man her tilføje udlæg til overnatning uden regning)
18. Hvis du markerer her, så kan man få kilometergodtgørelse på danske skattesatser på denne skematype.
19. Her kan man vælge om registreringsnummeret på bilen brugt til denne skematype skal være påkrævet eller valgfrit.

 

 

Når man har taget stilling til alle disse felter og de er udfyldt som man ønsker. Så klikker man på ”Gem”.

NB!: Her er det vigtigt, at man har læst teksten øverst på siden, hvor der står det følgende:

”Ændringer, der gøres på denne side vil have effekt senest i morgen tidlig. For nogle brugere kan det have effekt straks. Dette afhænger af brugerens profil, og om nogle brugere med en tilsvarende profil har været logget ind i dag. Årsagen til dette er Ibistics caching af brugerindstillinger. Cachen slettes automatisk hver nat og når løsningen opdateres. Løsningen opdateres ca. hveranden uge. Det betyder, at såfremt vi opdaterer løsningen i dag, så vil ændringen have effekt for alle brugerne allerede i dag. Vi arbejder med en bedre løsning, således at ændringerne kan få umiddelbar effekt.”

Det betyder at nyoprettede Skematyper for det meste først vil kunne bruges i Ibistic dagen efter oprettelsen – hvilket også gælder eventuelle rettelser af eksisterende Skematyper.

 

Hvordan man redigerer en skematype:

Man redigerer en eksisterende skematype ved at gå ind i menuen ”Skema- og omkostningstyper”- og derefter klikker på ”Rediger” - som er illustreret med et Blyant-ikon - på den skematype som man ønsker at redigere:

 

 

Hvis der er felter som man derefter ikke kan få lov at redigere, så skyldes det, at der er brugere som allerede hat oprettet udlæg med denne skematype - og så vil man kun kunne redigere i de af felterne, som ikke har noget med historikken af udlægget at gøre.

Når man er færdig med at redigere, så husk at klikke på ”Gem” - som er illustreret med et Diskette-ikon:

 

Når ændringerne er gemt i Ibistic, så skal man dog også her som tidligere nævnt være klar over at ændringerne nok først være tilgængelige i Ibistic dagen efter.